Hydraulikiem nikt nie zostaje po to, by zajmować się papierkową robotą. A jednak każde zlecenie kończy się tak samo: świstek papieru, obietnica „wyślę fakturę dziś wieczorem" i tydzień zastanawiania się, czy pieniądze przyjdą. Oto jak wygląda wtorek, gdy oferta, faktura i płatność dzieją się z telefonu w kieszeni.
Dzień z życia
Poznaj Dana. Jest hydraulikiem z Leeds, pracuje sam, jeździ furgonetką z wgnieceniem, które wciąż zamierza naprawić, a do niedawna fakturował z notesu z popękanym grzbietem. Jego żona pisała je na komputerze w niedzielę. Żadne z nich za tym nie przepadało.
8:10, kuchnia w Headingley
Cieknący zawór odcinający, zmęczony piec i klientka, która chce wiedzieć, „mniej więcej, na co się szykujemy", zanim się zgodzi. Dan kiedyś podawał kwotę na głos i liczył, że klientka zapamięta ją łaskawie. Teraz otwiera SendInvoice na telefonie, dotyka Oferta i wpisuje trzy pozycje, gdy woda się gotuje: wymiana zaworu odcinającego £85, przegląd pieca £95, części £42. Dane firmy są już tam z Ustawień. Logo też. Wygląda, jakby wyszło od firmy z biurem.
Wysyła ją, zanim skończy herbatę. Oferta ma numer QUO-0017, klientka ma PDF w skrzynce, a Dan nie zapisał niczego na dłoni.
13:30, furgonetka przed Greggsem
Zgodziła się SMS-em o 11. Robota skończona, zawór już nie ciecze, a dawny Dan myślałby teraz o zrobieniu faktury „później". Później oznaczało niedzielę, a to oznaczało dziesięć dni, zanim ktokolwiek został poproszony o pieniądze.
Zamiast tego otwiera ofertę i dotyka Utwórz na tej podstawie. SendInvoice podpowiada Fakturę jako pierwszą opcję. Jedno dotknięcie i wszystko przechodzi dalej: klient, adres, trzy pozycje i suma. Faktura dostaje własny numer, INV-0042, i małą linijkę „Z QUO-0017", żeby oba dokumenty pozostały powiązane. Sprawdza sumę, dopisuje w uwagach „dzięki za herbatę" i dokument gotowy.
13:32, nadal w furgonetce
Wysyłka to okno, a nie projekt. E-mail klientki jest już wypełniony z oferty. PDF jest załączony. W e-mailu jest przycisk Zapłać, bo Dan połączył Stripe w Ustawieniach pewnego spokojnego wieczoru w jakieś cztery minuty. Dotyka Wyślij i odpala silnik.
17:45, w domu, buty zdjęte
Sprawdza Moje dokumenty, gdy gotuje się obiad. INV-0042 ma zielony znaczek. Zapłaciła kartą o 14:15, pewnie gdy woda w czajniku jeszcze była ciepła. Żadnego „czy dotarła moja faktura?", żadnego ganiania, żadnego pisania w niedzielę. Jedna od właściciela mieszkania robi się czerwona, więc Dan ją dotyka i wysyła przyjazne przypomnienie. Zajmuje to mniej czasu niż przeczytanie tego zdania.
To cały trik. Nie więcej oprogramowania. Po prostu wystawić fakturę w chwili, gdy kończy się zlecenie, z tego, co już masz w ręku.
Oto krok „faktura z furgonetki", nagrany w prawdziwej aplikacji na telefonie (bez dźwięku, około 20 sekund):
A to krok od oferty do faktury na większym ekranie. Pozycje, klient i odwołanie do oferty przechodzą dalej:
Co dostajesz
- Oferty i kosztorysy na miejscu. Utwórz ofertę lub kosztorys w kilku dotknięciach, z automatycznie wypełnionymi Twoimi danymi.
- Od oferty do faktury jednym dotknięciem. Utwórz na tej podstawie zamienia QUO-0017 w INV-0042 z nowym numerem i odwołaniem do oferty.
- Płatność kartą z poziomu e-maila. Przycisk Zapłać w każdym e-mailu z fakturą i w PDF, obsługiwany przez Stripe. Faktura sama zmienia status na Opłacone.
- Przelewy i gotówkę oznaczaj jako opłacone ręcznie. Jedno dotknięcie w arkuszu akcji.
- Opłacone, Nieopłacone, Zaległe, Częściowo opłacone. Moje dokumenty pokazują stan każdego zlecenia bez arkusza kalkulacyjnego.
- Przypomnienia o rosnącej stanowczości. Najpierw przyjazne, potem bardziej stanowcze, wysyłane z telefonu.
- Zapisane pozycje. „Opłata za dojazd", „Przegląd pieca", „Stawka godzinowa" zapisane raz i wstawiane jednym dotknięciem.
- Paragony i noty kredytowe z faktury. Paragon dla klienta płacącego gotówką, nota kredytowa, jeśli naliczono za dużo, obie tworzone z oryginału.
- Kolejne numery. INV-0001, INV-0002 i tak dalej, osobno dla każdego typu dokumentu, więc dokumentacja jest uporządkowana, gdy zapyta księgowy.
- Dane bankowe i pola podatkowe. Pokaż VAT przy każdej pozycji, jeśli jesteś zarejestrowany; jeśli nie, po prostu go pomiń.
Ile to kosztuje
Darmowy podgląd nic nie kosztuje i nie wymaga karty. Możesz tworzyć, dostosowywać, pobierać i drukować oferty i faktury ze znakiem wodnym podglądu. To uczciwy sposób, by sprawdzić, czy Ci się spodoba.
Wysyłka e-mailem, przycisk Zapłać, przypomnienia, śledzenie płatności oraz listy Moje dokumenty i Moi klienci są w planie Professional: 5 £ miesięcznie, z rezygnacją w dowolnej chwili. Płatności kartą podlegają prowizji platformy 0,2% od udanych płatności online plus opłacie samego Stripe. Od zlecenia na piec za £222 to około 44 pensów dla SendInvoice. Porównaj to z usługami, które pobierają 2,5% lub więcej od każdej płatności kartą, co według aktualnych informacji dałoby ponad £5 od tego samego zlecenia, a stała piątka zaczyna wyglądać tak, jak jest: tańsza dla każdego, kto wysyła więcej niż kilka faktur miesięcznie.
Szczerze: jeśli wysyłasz jedną fakturę miesięcznie i wystarczą Ci płatności przelewem, darmowy podgląd ze znakiem wodnym może być wszystkim, czego potrzebujesz. Piątka zaczyna się opłacać, gdy chcesz przestać ganiać za płatnościami.
Zrób to w SendInvoice
Wyceń na miejscu, zamień ofertę na fakturę z furgonetki i pozwól klientowi zapłacić kartą, zanim wrócisz do domu. Dane firmy ustawiasz raz i są zapamiętane.
Utwórz darmową fakturę Zobacz plan 5 £/miesiącNajczęściej zadawane pytania
Czy naprawdę mogę to wszystko robić z telefonu?
Tak. SendInvoice działa w przeglądarce na każdym telefonie, tablecie i komputerze i został zaprojektowany z myślą o telefonie. Nic nie trzeba instalować, więc możesz wyceniać, fakturować i sprawdzać, kto zapłacił, prosto z furgonetki.
Nie jestem płatnikiem VAT. Czy nadal muszę pokazywać VAT?
Nie. Jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, nie wolno Ci naliczać ani pokazywać VAT. Zostaw pola podatkowe puste, a faktura pozostanie poprawna i prosta. Jeśli zarejestrujesz się później, możesz dodać numer VAT i stawki w Ustawieniach. W razie wątpliwości co do swojej sytuacji skonsultuj się z księgowym lub urzędem HMRC.
Czy oferta i faktura pozostają powiązane?
Tak. Gdy tworzysz fakturę z oferty, nowy dokument dostaje własny numer i odwołanie, np. „Z QUO-0017", żebyś Ty i klient widzieli, skąd pochodzi.
Jak klient płaci?
Dotyka przycisku Zapłać w e-mailu lub w PDF i płaci kartą przez Stripe. Faktura sama zmienia status na Opłacone. Jeśli zapłaci przelewem lub gotówką, oznaczasz ją jako opłaconą ręcznie jednym dotknięciem.
Ile to kosztuje?
Darmowy podgląd pozwala tworzyć, dostosowywać, pobierać i drukować dokumenty ze znakiem wodnym podglądu. Wysyłka e-mailem, płatności kartą, przypomnienia i śledzenie płatności są w planie Professional za 5 £/miesiąc, z rezygnacją w dowolnej chwili. Płatności kartą podlegają prowizji platformy 0,2% od udanych płatności online plus opłacie samego Stripe.
Czy mogę dodać zaliczkę przy większych zleceniach?
Tak. Wyślij fakturę pro forma na zaliczkę, zanim zamówisz materiały, a po zakończeniu zlecenia wyślij fakturę końcową. Obie powstają w kilku dotknięciach i obie widać w Moje dokumenty.
