Sie sind nicht Klempner geworden, um Papierkram zu erledigen. Doch jeder Auftrag endet gleich: ein Zettel, das Versprechen, „die Rechnung heute Abend zu schicken“, und eine Woche des Bangens, ob das Geld kommt. So sieht ein Dienstag aus, wenn Angebot, Rechnung und Zahlung vom Handy in Ihrer Tasche aus laufen.
Ein Tag im Leben
Das ist Dan. Er ist Klempner in Leeds, arbeitet allein, fährt einen Transporter mit einer Delle, die er immer reparieren will, und schrieb bis vor Kurzem seine Rechnungen in ein Notizbuch mit gebrochenem Rücken. Seine Frau tippte sie sonntags ab. Keinem von beiden machte das Spaß.
8:10 Uhr, eine Küche in Headingley
Ein tropfendes Absperrventil, ein müder Heizkessel und eine Kundin, die vor der Zusage wissen will, „womit wir ungefähr rechnen müssen“. Früher nannte Dan eine Zahl und hoffte, dass sie sie wohlwollend im Kopf behält. Jetzt öffnet er SendInvoice auf dem Handy, tippt auf Angebot und trägt drei Zeilen ein, während der Wasserkocher kocht: Absperrventil ersetzen £85, Heizkessel warten £95, Material £42. Seine Firmendaten sind schon aus den Einstellungen da. Sein Logo ist drauf. Es sieht aus, als käme es von einer Firma mit Büro.
Er schickt es ab, bevor er seinen Tee ausgetrunken hat. Das Angebot trägt die Nummer QUO-0017, die Kundin hat ein PDF im Posteingang, und Dan hat sich nichts auf die Hand geschrieben.
13:30 Uhr, der Transporter vor einer Greggs-Filiale
Sie hat um 11 per SMS zugesagt. Der Auftrag ist erledigt, das Absperrventil tropft nicht mehr, und der alte Dan würde jetzt daran denken, die Rechnung „später“ zu machen. Später hieß Sonntag, und das hieß zehn Tage, bis jemand um Geld gebeten wurde.
Stattdessen öffnet er das Angebot und tippt auf Daraus erstellen. SendInvoice schlägt als Erstes Rechnung vor. Ein Tipp, und alles wird übernommen: Kundin, Adresse, die drei Zeilen und die Summe. Die Rechnung erhält ihre eigene Nummer, INV-0042, und eine kleine Zeile „Aus QUO-0017“, damit beide verknüpft bleiben. Er prüft die Summe, ergänzt in den Notizen „Danke für den Tee“, und das Dokument ist fertig.
13:32 Uhr, immer noch im Transporter
Senden ist ein Dialog, kein Projekt. Die E-Mail-Adresse der Kundin ist schon aus dem Angebot ausgefüllt. Das PDF ist angehängt. In der E-Mail ist ein Bezahlen-Button, weil Dan Stripe an einem ruhigen Abend in etwa vier Minuten in den Einstellungen verbunden hat. Er tippt auf Senden und startet den Motor.
17:45 Uhr, zu Hause, Stiefel aus
Er schaut in „Meine Dokumente“, während das Abendessen kocht. INV-0042 hat einen grünen Haken. Sie hat um 14:15 Uhr per Karte bezahlt, wohl noch bei warmem Wasserkocher. Kein „Haben Sie meine Rechnung bekommen?“, kein Hinterherlaufen, kein Tippen am Sonntag. Eine von einem Vermieter wird gerade rot, also tippt Dan sie an und sendet eine freundliche Erinnerung. Das dauert weniger, als diesen Satz zu lesen.
Das ist der ganze Trick. Nicht mehr Software. Einfach die Rechnung in dem Moment schreiben, in dem der Auftrag endet, mit dem Gerät, das ohnehin in Ihrer Hand liegt.
Hier ist der Schritt „Rechnung aus dem Transporter“, aufgenommen in der echten App auf einem Handy (ohne Ton, etwa 20 Sekunden):
Und der Schritt vom Angebot zur Rechnung auf einem größeren Bildschirm. Die Positionen, der Kunde und ein Verweis auf das Angebot werden übernommen:
Das bekommen Sie
- Angebote und Kostenvoranschläge vor Ort. Erstellen Sie mit wenigen Tipps ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag, Ihre Daten werden automatisch eingetragen.
- Vom Angebot zur Rechnung mit einem Tipp. „Daraus erstellen“ macht aus QUO-0017 die INV-0042, mit neuer Nummer und Verweis zurück auf das Angebot.
- Per Karte aus der E-Mail bezahlen. Ein Bezahlen-Button in jeder Rechnungs-E-Mail und jedem PDF, mit Stripe. Die Rechnung wechselt von selbst auf Bezahlt.
- Überweisungen und Barzahlungen manuell als bezahlt markieren. Ein Tipp im Aktionsmenü.
- Bezahlt, Unbezahlt, Überfällig, Teilweise bezahlt. „Meine Dokumente“ zeigt den Stand jedes Auftrags ohne Tabellenkalkulation.
- Eskalierende Erinnerungen. Erst freundlich, später bestimmter, von Ihrem Handy aus gesendet.
- Gespeicherte Positionen. „Anfahrtspauschale“, „Heizkessel warten“, „Stundensatz“ einmal gespeichert und mit einem Tipp eingefügt.
- Quittungen und Gutschriften aus der Rechnung. Eine Quittung für den Kunden, der bar zahlt, eine Gutschrift, falls Sie zu viel berechnet haben, beide aus dem Original erstellt.
- Fortlaufende Nummern. INV-0001, INV-0002 und so weiter, je Dokumenttyp, damit Ihre Unterlagen ordentlich sind, wenn der Steuerberater fragt.
- Bankverbindung und Steuerfelder. Zeigen Sie die VAT pro Position, wenn Sie registriert sind; lassen Sie sie sauber weg, wenn nicht.
Was es kostet
Die kostenlose Vorschau kostet nichts und braucht keine Karte. Sie können Angebote und Rechnungen mit einem Vorschau-Wasserzeichen erstellen, anpassen, herunterladen und ausdrucken. Eine faire Möglichkeit herauszufinden, ob es Ihnen gefällt.
E-Mail-Versand, der Bezahlen-Button, Erinnerungen, Zahlungsverfolgung sowie die Listen „Meine Dokumente“ und „Meine Kunden“ gehören zum Professional-Tarif: £5 im Monat, jederzeit kündbar. Kartenzahlungen kosten 0,2 % Plattformgebühr auf erfolgreiche Online-Zahlungen plus die eigene Gebühr von Stripe. Bei einem Heizkesselauftrag über £222 sind das etwa 44 Pence für SendInvoice. Vergleichen Sie das mit Diensten, die 2,5 % oder mehr jeder Kartenzahlung nehmen, was zum Zeitpunkt der Erstellung bei demselben Auftrag über £5 wären, und der Pauschalfünfer zeigt, was er ist: günstiger für alle, die mehr als ein paar Rechnungen im Monat verschicken.
Ehrlich gesagt: Wenn Sie eine Rechnung im Monat schreiben und gern per Überweisung bezahlt werden, reicht Ihnen vielleicht die kostenlose Vorschau mit Wasserzeichen. Die £5 lohnen sich, wenn Sie nicht mehr hinterherlaufen wollen.
So geht es in SendInvoice
Angebot vor Ort, Rechnung aus dem Transporter, und der Kunde zahlt per Karte, bevor Sie zu Hause sind. Ihre Firmendaten richten Sie einmal ein, sie werden gespeichert.
Kostenlose Rechnung erstellen Tarif für 5 £/Monat ansehenHäufig gestellte Fragen
Kann ich das wirklich alles vom Handy aus machen?
Ja. SendInvoice läuft im Browser auf jedem Handy, Tablet oder Desktop und wurde Handy-first entworfen. Es gibt nichts zu installieren, sodass Sie aus dem Transporter Angebote erstellen, abrechnen und prüfen können, wer bezahlt hat.
Ich bin nicht umsatzsteuerlich registriert. Muss ich trotzdem VAT ausweisen?
Nein. Wenn Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind, dürfen Sie keine VAT berechnen oder ausweisen. Lassen Sie die Steuerfelder leer, dann bleibt Ihre Rechnung korrekt und einfach. Wenn Sie sich später registrieren, tragen Sie Ihre VAT-Nummer und Steuersätze in den Einstellungen ein. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater oder HMRC (die britische Steuerbehörde).
Bleiben Angebot und Rechnung verknüpft?
Ja. Wenn Sie aus einem Angebot eine Rechnung erstellen, erhält das neue Dokument eine eigene Nummer und trägt einen Verweis wie „Aus QUO-0017“, sodass Sie und der Kunde sehen können, woher es stammt.
Wie bezahlt der Kunde?
Er tippt in der E-Mail oder im PDF auf den Bezahlen-Button und zahlt per Karte über Stripe. Die Rechnung wechselt automatisch auf Bezahlt. Zahlt er stattdessen per Überweisung oder bar, markieren Sie sie mit einem Tipp manuell als bezahlt.
Was kostet es?
Mit der kostenlosen Vorschau können Sie Dokumente mit einem Vorschau-Wasserzeichen erstellen, anpassen, herunterladen und ausdrucken. E-Mail-Versand, Kartenzahlungen, Erinnerungen und Zahlungsverfolgung gehören zum Professional-Tarif für 5 £/Monat, jederzeit kündbar. Kartenzahlungen kosten 0,2 % Plattformgebühr auf erfolgreiche Online-Zahlungen plus die eigene Gebühr von Stripe.
Kann ich bei größeren Aufträgen eine Anzahlung hinzufügen?
Ja. Senden Sie eine Proformarechnung für die Anzahlung, bevor Sie Material bestellen, und danach die Schlussrechnung, wenn der Auftrag erledigt ist. Beide sind in wenigen Tipps erstellt und erscheinen in „Meine Dokumente“.
