Facturatie voor vakmensen: offerte ter plaatse, factuur vanuit de bus, betaald vóór het avondeten

Je bent geen loodgieter geworden om papierwerk te doen. Toch eindigt elke klus hetzelfde: een stukje papier, de belofte om „vanavond de factuur te sturen” en een week afvragen of het geld komt. Zo ziet een dinsdag eruit als de offerte, de factuur en de betaling allemaal vanaf de telefoon in je zak gebeuren.

Een dag uit het leven

Maak kennis met Dan. Hij is loodgieter in Leeds, werkt alleen, rijdt in een bus met een deuk die hij steeds van plan is te laten repareren, en tot voor kort factureerde hij vanuit een notitieboekje met een gebarsten rug. Zijn vrouw deed het typewerk op zondag. Geen van beiden vond het leuk.

8:10 uur, een keuken in Headingley

Een lekkende stopkraan, een vermoeide ketel en een klant die wil weten „waar we ongeveer mee te maken hebben” voordat ze ja zegt. Dan noemde vroeger hardop een bedrag en hoopte dat ze het welwillend zou onthouden. Nu opent hij SendInvoice op zijn telefoon, tikt op Offerte en typt drie regels terwijl de waterkoker kookt: stopkraan vervangen £85, ketel onderhouden £95, onderdelen £42. Zijn bedrijfsgegevens staan er al uit Instellingen. Zijn logo staat erop. Het ziet eruit alsof het van een bedrijf met een kantoor komt.

Hij verstuurt hem voordat hij zijn thee op heeft. De offerte heeft nummer QUO-0017, de klant heeft een pdf in haar inbox en Dan heeft niets op zijn hand geschreven.

13:30 uur, de bus voor een Greggs

Ze zei om elf uur per sms ja. De klus is klaar, de stopkraan lekt niet meer, en de oude Dan zou de factuur nu „later” gaan doen. Later betekende zondag, en dat betekende tien dagen voordat iemand om geld werd gevraagd.

In plaats daarvan opent hij de offerte en tikt op Maken op basis hiervan. SendInvoice stelt Factuur als eerste voor. Eén tik en alles wordt overgenomen: de klant, het adres, de drie regels en het totaal. De factuur krijgt een eigen nummer, INV-0042, en een klein regeltje „Van QUO-0017” zodat de twee gekoppeld blijven. Hij controleert het totaal, voegt „bedankt voor de thee” toe aan de notities, en het document is klaar.

13:32 uur, nog steeds in de bus

Versturen is een venster, geen project. Het e-mailadres van de klant is al ingevuld uit de offerte. De pdf zit erbij. In de e-mail zit een Betaalknop, omdat Dan op een rustige avond in ongeveer vier minuten Stripe heeft gekoppeld bij Instellingen. Hij tikt op Versturen en start de motor.

17:45 uur, thuis, laarzen uit

Hij checkt Mijn documenten terwijl het eten klaarstaat. INV-0042 heeft een groen vinkje. Ze betaalde om 14:15 uur met kaart, waarschijnlijk toen de waterkoker nog warm was. Geen „heb je mijn factuur ontvangen?”, geen achter betalingen aan, geen typewerk op zondag. Eén van een verhuurder wordt rood, dus Dan tikt erop en stuurt een vriendelijke herinnering. Dat kost minder tijd dan het lezen van deze zin.

Dat is de hele truc. Niet meer software. Gewoon de factuur doen op het moment dat de klus eindigt, met het ding dat je al in je hand hebt.

Hier is de stap factuur-vanuit-de-bus, opgenomen in de echte app op een telefoon (zonder geluid, ongeveer 20 seconden):

En de stap van offerte naar factuur op een groter scherm. De regels, de klant en een verwijzing naar de offerte worden allemaal overgenomen:

Wat je krijgt

• Offertes en ramingen ter plaatse. Maak in een paar tikken een offerte of raming, met je gegevens automatisch ingevuld.
• Van offerte naar factuur met één tik. Maken op basis hiervan maakt van QUO-0017 INV-0042, met een nieuw nummer en een link naar de offerte.
• Betalen met kaart vanuit de e-mail. Een Betaalknop in elke factuurmail en pdf, met Stripe. De factuur springt vanzelf op Betaald.
• Bankoverschrijvingen en contant geld handmatig als betaald markeren. Eén tik in het actiemenu.
• Betaald, Onbetaald, Achterstallig, Gedeeltelijk betaald. Mijn documenten toont de stand van elke klus zonder spreadsheet.
• Oplopende herinneringen. Eerst vriendelijk, later strenger, verstuurd vanaf je telefoon.
• Opgeslagen items. „Voorrijkosten”, „Ketelonderhoud”, „Uurtarief” eenmalig opgeslagen en met een tik toegevoegd.
• Ontvangstbewijzen en creditnota's vanuit de factuur. Een ontvangstbewijs voor de klant die contant betaalt, een creditnota als je te veel rekende, beide gemaakt op basis van het origineel.
• Doorlopende nummers. INV-0001, INV-0002 enzovoort, per documenttype, zodat je administratie op orde is als de boekhouder erom vraagt.
• Bankgegevens en belastingvelden. Toon btw per regel als je geregistreerd bent; laat het netjes weg als dat niet zo is.

Wat het kost

Het gratis voorbeeld kost niets en vraagt geen kaart. Je kunt offertes en facturen maken, aanpassen, downloaden en printen, met een watermerk van het voorbeeld. Een eerlijke manier om te zien of je het bevalt.

Per e-mail versturen, de Betaalknop, herinneringen, betalingstracking en de lijsten Mijn documenten en Mijn klanten zitten in het Professional-abonnement: £5 per maand, op elk moment opzegbaar. Kaartbetalingen hebben 0,2% platformkosten op succesvolle online betalingen, plus de eigen kosten van Stripe. Bij een ketelklus van £222 is dat ongeveer 44p voor SendInvoice. Vergelijk dat met diensten die 2,5% of meer van elke kaartbetaling rekenen, wat op het moment van schrijven meer dan £5 zou zijn op dezelfde klus, en het vaste vijfje gaat eruitzien als wat het is: goedkoper voor iedereen die meer dan een paar facturen per maand verstuurt.

Eerlijk gezegd: als je één factuur per maand verstuurt en graag per bankoverschrijving betaald wordt, is het gratis voorbeeld met het watermerk misschien genoeg. De £5 verdient zich terug als je wilt stoppen met achter betalingen aan zitten.

Veelgestelde vragen

Kan ik dit echt allemaal vanaf mijn telefoon doen?

Ja. SendInvoice draait in de browser op elke telefoon, tablet of computer en is ontworpen met de telefoon voorop. Je hoeft niets te installeren, dus je kunt offreren, factureren en nagaan wie heeft betaald vanuit de bus.

Ik ben niet btw-plichtig. Moet ik toch btw tonen?

Nee. Als je niet btw-plichtig bent, mag je geen btw rekenen of tonen. Laat de belastingvelden leeg en je factuur blijft correct en eenvoudig. Registreer je je later, dan kun je je btw-nummer en tarieven toevoegen bij Instellingen. Overleg met je boekhouder of HMRC (de Britse belastingdienst) als je niet zeker weet hoe het zit.

Blijven de offerte en de factuur gekoppeld?

Ja. Als je een factuur maakt op basis van een offerte, krijgt het nieuwe document een eigen nummer en een verwijzing zoals „Van QUO-0017”, zodat jij en de klant kunnen zien waar het vandaan komt.

Hoe betaalt de klant?

Ze tikken op de Betaalknop in de e-mail of op de pdf en betalen met kaart via Stripe. De factuur springt automatisch op Betaald. Betalen ze per bankoverschrijving of contant, dan markeer je hem met één tik handmatig als betaald.

Wat kost het?

Met het gratis voorbeeld kun je documenten maken, aanpassen, downloaden en printen met een watermerk van het voorbeeld. Per e-mail versturen, kaartbetalingen ontvangen, herinneringen en betalingstracking zitten in het Professional-abonnement van £5 per maand, op elk moment opzegbaar. Kaartbetalingen hebben 0,2% platformkosten op succesvolle online betalingen, plus de eigen kosten van Stripe.

Kan ik een aanbetaling toevoegen voor grotere klussen?

Ja. Stuur een pro-formafactuur voor de aanbetaling voordat je materialen bestelt en stuur de eindfactuur als de klus klaar is. Beide maak je in een paar tikken en beide staan in Mijn documenten.