Twórz profesjonalne zamówienia zakupu dla zaopatrzenia od dostawców, zarządzania zapasami i kontroli budżetu. Usprawnij zakupy dzięki błyskawicznemu generowaniu i śledzeniu zamówień (PO). Wypróbuj za darmo: twórz, dostosowuj i oglądaj podgląd zamówień zakupu, bez karty kredytowej. Wysyłka e-mailem i płatności online dostępne w planie Professional (5 £/miesiąc).
Zgodność z prawem
Umowa wiążąca
Natychmiast
Obieg akceptacji
Śledzenie
Pełna przejrzystość
Twórz każdy dokument firmowy
Zamówienie zakupu (PO) to prawnie wiążący dokument wystawiany przez kupującego dostawcy, upoważniający do transakcji zakupu. Określa rodzaje, ilości i uzgodnione ceny produktów lub usług. Po przyjęciu przez dostawcę staje się umową między obiema stronami.
Tworzy wiążące porozumienie, które chroni kupującego i dostawcę dzięki jasnym warunkom.
Umożliwia autoryzację i śledzenie wydatków przed podjęciem zobowiązań zakupowych.
Zachowuje pełny zapis wszystkich transakcji zakupu na potrzeby zgodności i audytu.
Ułatwia trójstronne dopasowanie zamówienia, przyjęcia towaru i faktury dostawcy.
Zatwierdził: Sarah Johnson, kierownik ds. zaopatrzenia
Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu zamówień zakupu w firmie
Wstępnie autoryzuj wydatki i zapobiegaj nieuprawnionym zakupom
Wiążąca umowa chroniąca obie strony w razie sporów
Śledź stany magazynowe i sprawnie zarządzaj uzupełnianiem zapasów
Pełna dokumentacja na potrzeby audytów i zgodności
Buduj lepsze relacje dzięki jasnej komunikacji
Usprawnij zakupy i skróć czas przetwarzania
Wszystko, czego potrzebujesz do sprawnego zarządzania zakupami
Kolejne numery zamówień z własnymi prefiksami dla porządku i śledzenia.
Zarządzaj danymi dostawców, kontaktami i warunkami płatności w jednym miejscu.
Wieloetapowy proces akceptacji z limitami wydatków i powiadomieniami.
Baza produktów z opisami, kodami SKU i cenami standardowymi.
Monitoruj wydatki względem budżetów dzięki raportom w czasie rzeczywistym.
Dopasuj zamówienie, przyjęcie towaru i fakturę do autoryzacji płatności.
Profesjonalne zamówienia zakupu w PDF z własnym brandingiem i logo.
Wysyłaj zamówienia bezpośrednio do dostawców e-mailem z potwierdzeniem dostawy.
Śledź status zamówienia od utworzenia, przez dostawę, po fakturowanie.
Uprość zakupy dzięki SendInvoice
Utwórz zamówienie zakupu za darmoZa darmo • Bez karty kredytowej • Zarządzanie dostawcami • Kontrola budżetu
Tak, zamówienie zakupu staje się prawnie wiążącą umową, gdy dostawca je przyjmie. Określa dokładne warunki transakcji, w tym produkty, ilości, ceny, terminy dostaw i warunki płatności, chroniąc obie strony w razie sporów.
Zamówienie zakupu tworzy kupujący, aby zamówić towary lub usługi u dostawcy. Fakturę tworzy dostawca, wzywając do zapłaty za dostarczone towary lub usługi. Zamówienie rozpoczyna transakcję, a faktura ją zamyka, żądając płatności.
Zamówienie zakupu tworzy kupujący (firma zamawiająca). Zazwyczaj dział zakupów, kierownik ds. zakupów lub upoważniony pracownik generuje zamówienie po uzyskaniu niezbędnych akceptacji. Następnie trafia ono do dostawcy w celu realizacji.
Najważniejsze informacje to: unikalny numer zamówienia, dane kupującego i dostawcy, data zamówienia, wymagany termin dostawy, szczegółowy opis pozycji z ilościami i cenami jednostkowymi, sumy częściowe i łączne, adres dostawy, warunki płatności oraz podpis osoby upoważnionej. Można dodać także dodatkowe warunki i zasady.
Dopasowanie trójstronne to weryfikacja, czy zamówienie zakupu, przyjęcie towaru i faktura dostawcy są ze sobą zgodne, zanim zostanie autoryzowana płatność. Ta kontrola zapewnia, że płacisz tylko za towary faktycznie zamówione i otrzymane po uzgodnionej cenie, zapobiegając oszustwom i błędom.
Tak, ale tylko za zgodą dostawcy. Przed przyjęciem możesz je swobodnie anulować lub zmienić. Po przyjęciu potrzebujesz zgody dostawcy, ponieważ jest to wiążąca umowa. Wystaw aneks do zamówienia lub zamówienie zmieniające, dokumentujące uzgodnione zmiany. Zachowaj wszystkie wersje na potrzeby audytu.
Choć nie są wymagane prawnie, zamówienia zakupu są wysoce zalecane nawet w małych firmach. Zapewniają kontrolę finansową, zapobiegają nieuprawnionym wydatkom, tworzą ślad audytowy, wyjaśniają warunki z dostawcami i chronią prawnie. Są szczególnie ważne, gdy Twoja firma rośnie.
Przechowuj zamówienia zakupu co najmniej 6-7 lat na potrzeby podatkowe i audytowe. W Wielkiej Brytanii urząd HMRC wymaga przechowywania dokumentacji firmowej przez 6 lat. W niektórych branżach okresy są dłuższe. Przechowuj cyfrowo, aby mieć łatwy dostęp i oszczędzać miejsce. Sprawdź lokalne przepisy, by poznać konkretne wymogi.
