Konsulting to praca zbudowana z rozmów, a najgorsza jest rozmowa o pieniądzach. Zaliczka, o którą nie poproszono, etap, za który zapomniano wystawić fakturę, e-mail „wracam do tematu", który przepisano cztery razy. Oto miesiąc, w którym o pieniądze upomina się papierkowa robota, a Ty robisz swoją robotę.
Dzień z życia
Poznaj Amarę. Freelancerka, konsultantka marketingowa z Manchesteru, głównie trzymiesięczne zlecenia dla małych firm, które nigdy wcześniej nie miały specjalisty od marketingu. Jest świetna na warsztatach i uczulona na ściganie płatności. W zeszłym roku skończyła projekt w czerwcu, a zapłatę dostała w październiku, bo uznała, że dopominanie się drugi raz byłoby niegrzeczne.
Dzień pierwszy, 10:00, kończy się rozmowa startowa
Nowy klient, regionalna firma księgowa, trzymiesięczne zlecenie za £6,000. Przed rozmową już zdecydowała, że tym razem będzie inaczej: 30% zaliczki z góry, dwie faktury etapowe i żadnej faktury leżącej niewysłanej tylko dlatego, że „nie chciała być natrętna".
Rozmowa się kończy, propozycja zostaje przyjęta, a ona otwiera SendInvoice na laptopie. Wybiera Fakturę pro forma, wpisuje „Zlecenie marketingowe, zaliczka (30%)", £1,800, płatne od razu. Dane jej firmy i dane bankowe pochodzą z Ustawień. W e-mailu jest przycisk Zapłać. Wysyła ją o 10:12, póki dobra atmosfera jeszcze trwa, i czuje się z tym dziwnie dorośle. Partner finansowy płaci kartą przed lunchem.
Tydzień piąty, 16:30, pierwszy etap
Faza audytu i strategii zostaje odebrana. Amara tworzy Fakturę „Faza 1: audyt i strategia", £2,100, termin 14 dni, z krótką wzmianką w warunkach o odsetkach ustawowych, której nigdy nie musiała egzekwować, ale lubi ją mieć. Numer INV-0031, w kolejności z resztą jej roku.
Otwiera Moje dokumenty, by sprawdzić pozostałe zlecenia. Ten widok to uczciwa wersja jej miesiąca: Opłacone na zielono, Nieopłacone, jedna Zaległa na czerwono od klientki coachingowej, która zawsze płaci, tylko spóźnia się. Wie, na czym stoi, bez otwierania aplikacji banku, co ma znaczenie, gdy decydujesz, czy możesz wziąć tydzień wolnego w sierpniu.
Tydzień siódmy, 8:50, niezręczny e-mail, który wcale nie jest niezręczny
Klientka coachingowa spóźnia się już trzy tygodnie z płatnością £450. Dawna Amara napisałaby coś, skasowała, napisała od nowa, dodała „bez pośpiechu!" i nie wysłała nic. Nowa Amara dotyka faktury, wysyła przyjazne przypomnienie i idzie zrobić kawę. Przychodzi w barwach jej firmy, z PDF-em i przyciskiem Zapłać, i wygląda tym, czym jest: system wykonuje swoją pracę. Klientka płaci tego samego popołudnia i przeprasza, a to zdanie, którego nie musiała pisać.
Gdyby nadal była nieopłacona, następne przypomnienie jest bardziej stanowcze. Eskalacja jest wbudowana, więc decyzja o niej nie jest osobista. Na tym polega cały trik z niezręcznymi e-mailami: nie pisać ich.
Koniec miesiąca, 21:00, księgowy chce listy
Księgowy prosi o faktury z kwartału. Amara filtruje Moje dokumenty po ostatnim kwartale, Opłacone i Nieopłacone, Faktura i Pro forma, i eksportuje do Excela. Trzydzieści sekund. Potem raport PDF z zaległymi dla siebie, bo jest klient, z którym musi porozmawiać.
Wysyłka i sprawdzenie płatności, nagrane w prawdziwej aplikacji (bez dźwięku). Zwróć uwagę na przycisk Zapłać teraz w oknie wysyłki:
Co dostajesz
- Zaliczki na fakturach pro forma. Faktura pro forma na pieniądze z góry, z przyciskiem Zapłać, a potem właściwa faktura po zakończeniu pracy.
- Faktury etapowe po kolei. Kolejne numery dla każdego typu dokumentu (INV-0031, INV-0032), więc fazy zachowują porządek.
- Status Częściowo opłacone. Dla klienta, który płaci połowę teraz, a połowę „gdy zarząd to zatwierdzi".
- Przypomnienia o rosnącej stanowczości. Najpierw przyjazne, potem bardziej stanowcze, w barwach Twojej firmy, z PDF-em i przyciskiem Zapłać.
- Warunki z formatowaniem. Warunki płatności, zapis o opóźnieniach i polityka anulowania, zapisane raz i widoczne na każdym dokumencie.
- Płatność kartą z poziomu e-maila. Obsługiwana przez Stripe; faktura sama zmienia status na Opłacone. Przelewy oznaczasz jako opłacone ręcznie.
- Filtry i eksport. Okres, status, typ i waluta; eksport do Excela (CSV) lub raportu PDF.
- Moi klienci. Każdy klient i jego dane, podpowiadane przy pisaniu kolejnej faktury.
- Oferty zamieniane na faktury. Wyślij ofertę na zlecenie i utwórz z niej fakturę, gdy klient się zgodzi.
- Noty kredytowe. Zakres się zmniejszył po zafakturowaniu? Wystaw notę kredytową do faktury zamiast edytować historię.
Ile to kosztuje
Darmowy podgląd kosztuje 0 £ i nie wymaga karty. Możesz tworzyć, dostosowywać, pobierać i drukować dokumenty każdego typu ze znakiem wodnym podglądu, co wystarczy, by zobaczyć, jak wyglądałyby Twoje faktury.
Wysyłka e-mailem, przycisk Zapłać, przypomnienia, śledzenie statusów Opłacone / Nieopłacone / Zaległe / Częściowo opłacone, Moje dokumenty i Moi klienci z filtrami i eksportem, zapisane pozycje i szablony premium są w planie Professional za 5 £ miesięcznie, z rezygnacją w dowolnej chwili. Płatności kartą podlegają prowizji platformy 0,2% od udanych płatności online plus opłacie samego Stripe: £3.60 od zaliczki £1,800. Przelewy bankowe nie kosztują nic ekstra.
Dla konsultanta wysyłającego kilka większych faktur miesięcznie stała opłata jest tańsza. Narzędzia pobierające od 2,5% do 2,9% od płatności kartą, według aktualnych informacji, zabrałyby £45 lub więcej z tej samej zaliczki. Nie dostajesz za to księgowości, śledzenia czasu pracy ani faktur cyklicznych. Jeśli ich potrzebujesz, SendInvoice działa obok nich, a nie zamiast.
Zrób to w SendInvoice
Wyślij fakturę pro forma na zaliczkę, póki rozmowa startowa jest świeża, fakturuj każdy etap po kolei i pozwól, by przypomnienia przeprowadziły niezręczną rozmowę za Ciebie.
Utwórz darmową fakturę Zobacz plan 5 £/miesiącNajczęściej zadawane pytania
Czy zaliczka powinna być fakturą pro forma, czy fakturą?
Faktura pro forma to zwykły wybór dla pieniędzy żądanych przed rozpoczęciem prac: prosi o płatność, nie będąc ostatecznym dokumentem podatkowym. Po zakończeniu projektu wystawiasz prawdziwą fakturę. SendInvoice tworzy oba jednym dotknięciem i trzyma je na tej samej liście. Jeśli jesteś płatnikiem VAT, zapytaj księgowego, jak chce rozliczać zaliczki pod kątem momentu powstania obowiązku podatkowego.
Czy mogę fakturować etapami przy dłuższym projekcie?
Tak. Utwórz osobną fakturę dla każdego etapu, np. „Faza 1: audyt" i „Faza 2: strategia". Kolejne numery utrzymują je w porządku, a nazwa klienta łączy je w Moi klienci. Status Częściowo opłacone obejmuje fakturę rozliczaną w ratach.
Jak działają przypomnienia?
Otwórz nieopłaconą fakturę i wyślij przypomnienie. Pierwsze jest przyjazne, kolejne bardziej stanowcze. Wychodzą w barwach Twojej firmy i zawierają PDF oraz przycisk Zapłać. SendInvoice nie wysyła ich samodzielnie według harmonogramu; to Ty wybierasz kiedy.
Czy mogę naliczać odsetki za opóźnienie w płatności?
W przypadku klientów biznesowych brytyjska ustawa Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 pozwala na odsetki ustawowe w wysokości 8% plus stopa bazowa Banku Anglii oraz stałą rekompensatę £40, £70 lub £100 w zależności od wysokości długu, według aktualnych informacji. Wspomnij o tym w swoich warunkach. Przed zastosowaniem skonsultuj się z księgowym.
Czy mogę wyciągnąć faktury z miesiąca dla księgowego?
Tak. Przefiltruj Moje dokumenty po okresie i wyeksportuj do Excela (CSV) lub raportu PDF. Księgowy dostaje przejrzystą listę, a Ty odzyskujesz wieczór.
Czy ma śledzenie czasu pracy lub abonamenty?
Nie. SendInvoice to narzędzie do fakturowania, a nie do śledzenia czasu czy księgowości. Wielu konsultantów dodaje pozycję, np. „Abonament, listopad", jako zapisaną pozycję i wysyła ją na początku każdego miesiąca.
