Stali klienci to najlepsi klienci i najgorsza papierkowa robota. Dwadzieścia domów, każdy to mała faktura, każda trochę inna, każda jakoś wymaga czwartkowego wieczoru, żeby ją ogarnąć. Oto jak wygląda tydzień, w którym fakturowanie zajmuje mniej czasu niż pakowanie auta.
Dzień z życia
Poznaj Priyę. Prowadzi z przyjaciółką Jo dwuosobową firmę sprzątającą w Reading. Mają 23 stałe domy, kilka sprzątań po wyprowadzce miesięcznie i grupę na WhatsAppie z klientami, która zastępowała system fakturowania. „Czy zapłacone za zeszły wtorek?" to zdanie, które pisała częściej, niż chciałaby przyznać.
Poniedziałek, 7:40, parking
Jo wyciąga mopy. Priya siedzi na siedzeniu pasażera z telefonem i wysyła zeszłotygodniowe faktury przed pierwszym domem. Kiedyś to była niedzielna robota przy laptopie. Teraz wygląda to tak.
Dotyka Faktura. W polu Odbiorca faktury zaczyna pisać „Harr" i pojawiają się Harrisonowie jako podpowiedź, z adresem i e-mailem już wypełnionymi. Dotyka + Zapisana pozycja i wybiera „Sprzątanie tygodniowe (3 godz.)" za £54. Gotowe. Następni: Patelowie, zapisana pozycja „Sprzątanie co dwa tygodnie (2 godz.)", £36, plus „Mycie piekarnika" za £45, bo poprosili ostatnim razem. Następni: Okaforowie. Jedenaście faktur w dziewięć minut, każda ponumerowana, każda z logo narysowanym przez siostrzeńca Jo, każda wysłana z przyciskiem Zapłać.
Środa, 12:30, ławka w parku
Nowe zapytanie: sprzątanie po wyprowadzce w trzypokojowym mieszkaniu. Priya wysyła z ławki kosztorys na £240, z rozpisanymi pozycjami, żeby właściciel widział, za co płaci. Odpisuje „działajcie" przed czwartą. W piątek, gdy robota jest skończona, a piekarnik ma kolor, jakiego nie miał od lat, otwiera kosztorys i tworzy z niego fakturę. Nowy numer, te same pozycje, powiązana z kosztorysem, żeby nikt później nie zastanawiał się, co ustalono.
Wieczorem otwiera Moi klienci na laptopie, żeby dodać jego drugą nieruchomość, bo właściciele mnożą nieruchomości jak króliki. Ta lista to miejsce, do którego zagląda teraz, gdy nie pamięta kodu do bramy; jest w notatkach przy kliencie.
Piątek, 18:15, stół w kuchni
Piątek to wieczór pieniędzy i kiedyś był najgorszą częścią tygodnia. Przewijanie WhatsAppa, porównywanie z aplikacją banku, ustalanie, kto za co zapłacił. Teraz wystarczy rzut oka.
Priya otwiera Moje dokumenty na telefonie i filtruje po Nieopłacone. W tym tygodniu wyszło siedemnaście faktur; czternaście ma zielony znaczek. Z trzech pozostałych dwie dotyczą stałych klientów, którzy zawsze płacą przelewem w sobotę, więc je zostawia. Jeden to klient, który jest już dwa tygodnie po terminie i świeci się na czerwono. Dotyka go i wysyła bardziej stanowcze przypomnienie, to, które wspomina kwotę i termin, nie będąc niegrzecznym. Nie musi go układać. Nie musi też czuć się z tym niezręcznie, bo przychodzi od „systemu", a to zaskakująco przydatna rola dla systemu.
Sobotnie przelewy wpływają. Oznacza je jako opłacone jednym dotknięciem. Potem idzie do pubu z Jo, o to w tym wszystkim chodzi.
Tak wygląda tworzenie tej samej faktury na telefonie, nagrane w prawdziwej aplikacji (bez dźwięku):
Co dostajesz
- Zapisane pozycje. Standardowe sprzątania, dodatki i stawki godzinowe zapisane raz i dodawane jednym dotknięciem.
- Podpowiedzi klientów przy pisaniu. Zacznij wpisywać nazwę w polu Odbiorca faktury, a dane wypełnią się same.
- Moi klienci. Każdy klient z danymi kontaktowymi, z wyszukiwaniem i eksportem.
- Płatność kartą z poziomu e-maila. Przycisk Zapłać w każdym e-mailu z fakturą i w PDF, przez Stripe. Opłacone faktury same zmieniają status na Opłacone.
- Ręczne oznaczanie jako opłacone. Dla stałych klientów płacących przelewem i tych płacących gotówką w kopercie.
- Opłacone, Nieopłacone, Zaległe, Częściowo opłacone. Filtruj Moje dokumenty według okresu i statusu na piątkową kontrolę.
- Przypomnienia o rosnącej stanowczości. Najpierw przyjazne, potem bardziej stanowcze, bez pisania żadnego z nich.
- Kosztorysy i oferty na jednorazowe zlecenia. Sprzątanie po wyprowadzce i gruntowne wycenione na miejscu, a potem zamienione na fakturę przyciskiem Utwórz na tej podstawie.
- Paragony jednym dotknięciem. Paragon z faktury dla każdego, kto potrzebuje go dla właściciela mieszkania lub do rozliczeń wydatków.
- Eksport do Excela lub PDF. Faktury z miesiąca jako CSV dla księgowego albo raport PDF dla siebie.
Ile to kosztuje
Darmowy podgląd kosztuje 0 £ i nie wymaga karty. Twórz, dostosowuj, pobieraj i drukuj faktury oraz kosztorysy ze znakiem wodnym podglądu. Jeśli wręczasz klientom papierowe faktury i dostajesz gotówkę, może to naprawdę wystarczyć.
Wysyłka e-mailem, przycisk Zapłać, przypomnienia, status płatności oraz listy Moje dokumenty i Moi klienci są w planie Professional za 5 £ miesięcznie, z rezygnacją w dowolnej chwili. Płatności kartą online podlegają prowizji platformy 0,2% od udanych płatności plus opłacie samego Stripe; przy tygodniowym sprzątaniu za £54 to około 11 pensów dla SendInvoice. Dla firmy wysyłającej 60 czy 70 małych faktur miesięcznie liczy się stała opłata: usługi pobierające procent od każdej płatności kartą, według aktualnych informacji od 2,5% wzwyż, kosztowałyby więcej niż cały abonament już przy sprzątaniach z jednego tygodnia.
Jedyne, czego SendInvoice nie robi, to samodzielne wysyłanie faktur według harmonogramu. Dziewięciominutowy poniedziałek Priyi to cena za to, a ona mówi, że woli patrzeć, jak każda wychodzi.
Zrób to w SendInvoice
Skonfiguruj raz zapisane pozycje i stałych klientów, a potem zafakturuj cały tydzień z parkingu w poniedziałek rano. Piątkowa kontrola pieniędzy to rzut oka na jedną listę.
Utwórz darmową fakturę Zobacz plan 5 £/miesiącNajczęściej zadawane pytania
Czy SendInvoice może wysyłać moje faktury automatycznie co tydzień?
Nie. SendInvoice nie ma faktur cyklicznych ani zaplanowanych. Ma za to zapisane pozycje i podpowiedzi klientów, więc cotygodniowa faktura dla stałego klienta to kilka dotknięć: wybierz klienta, dodaj zapisaną pozycję, wyślij. Większość osób uważa, że to szybsze niż zarządzanie harmonogramem.
Mam dużo małych faktur. Czy lista nie zrobi się bałaganiarska?
Moje dokumenty mają wyszukiwanie, filtry według okresu, statusu, typu dokumentu i waluty oraz eksport do Excela (CSV) lub raportu PDF. Filtrowanie po „Nieopłacone, zeszły miesiąc" to zwykły piątkowy zwyczaj.
Niektórzy klienci płacą gotówką. Jak to zapisać?
Otwórz fakturę i dotknij Oznacz jako opłacone. Jeśli klient chce coś do swojej dokumentacji, utwórz z faktury paragon jednym dotknięciem i przekaż go e-mailem.
Nie jestem płatnikiem VAT. Czy to problem?
Wcale nie. Większość małych firm sprzątających i ogrodniczych jest poniżej progu VAT. Zostaw pola podatkowe puste i nie pokazuj VAT. Jeśli się zarejestrujesz, dodaj numer VAT i stawki w Ustawieniach. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub urzędem HMRC.
Czy mój współpracownik też może z tego korzystać?
SendInvoice ma jedno logowanie i nie jest produktem dla wielu użytkowników w zespole. Wiele dwuosobowych firm dzieli jedno konto na telefonie osoby zajmującej się papierkową robotą, co dobrze działa, gdy fakturowaniem zajmuje się jedna osoba.
