Não se tornou canalizador para fazer papelada. No entanto, todos os trabalhos acabam da mesma forma: um papel rasgado, uma promessa de “enviar a fatura hoje à noite” e uma semana a perguntar se o dinheiro vem. Eis como é uma terça-feira quando o orçamento, a fatura e o pagamento acontecem todos a partir do telemóvel que tem no bolso.
Um dia na vida
Conheça o Dan. É canalizador em Leeds, trabalha sozinho, conduz uma carrinha com uma amolgadela que anda sempre a pensar arranjar e, até há pouco, faturava a partir de um caderno com a lombada partida. A mulher é que escrevia ao domingo. Nenhum dos dois gostava.
8h10, uma cozinha em Headingley
Uma torneira de segurança a pingar, um esquentador cansado e uma cliente que quer saber “mais ou menos o que vamos ter pela frente” antes de dizer que sim. O Dan costumava dizer um número em voz alta e esperar que ela se lembrasse dele com simpatia. Agora abre o SendInvoice no telemóvel, toca em Orçamento e escreve três linhas enquanto a chaleira ferve: substituir torneira de segurança £85, revisão do esquentador £95, peças £42. Os dados da empresa já lá estão, vindos de Configurações. O logótipo está lá. Parece vir de uma empresa com escritório.
Envia-o antes de acabar o chá. O orçamento está numerado QUO-0017, a cliente tem um PDF na caixa de entrada e o Dan não escreveu nada na mão.
13h30, a carrinha à porta de uma Greggs
Ela disse que sim por mensagem às 11. O trabalho está feito, a torneira de segurança já não chora e o antigo Dan estaria agora a pensar em fazer a fatura “mais tarde”. Mais tarde era domingo, o que significava dez dias até alguém ser chamado a pagar.
Em vez disso, abre o orçamento e toca em Criar a partir deste. O SendInvoice oferece Fatura como primeira sugestão. Um toque e tudo transita: o cliente, a morada, as três linhas e o total. A fatura recebe o seu próprio número, INV-0042, e uma pequena linha que diz “From QUO-0017” para os dois documentos ficarem ligados. Confirma o total, acrescenta “obrigado pelo chá” às notas, e o documento está feito.
13h32, ainda na carrinha
Enviar é uma caixa de diálogo, não um projeto. O email da cliente já está preenchido a partir do orçamento. O PDF está anexo. Há um botão Pagar no email, porque o Dan ligou o Stripe em Configurações numa noite calma, em cerca de quatro minutos. Toca em Enviar e liga o motor.
17h45, em casa, sem as botas
Consulta Os Meus Documentos enquanto o jantar está ao lume. A INV-0042 tem um visto verde. Ela pagou por cartão às 14h15, provavelmente com a chaleira ainda quente. Sem “recebeu a minha fatura?”, sem insistir, sem escrever ao domingo. Uma, de um senhorio, está a ficar vermelha, por isso o Dan toca nela e envia um lembrete simpático. Demora menos tempo do que ler esta frase.
Este é todo o truque. Não é mais software. É só fazer a fatura no momento em que o trabalho acaba, com o aparelho que já tem na mão.
Eis o passo da fatura na carrinha, gravado na app real num telemóvel (sem som, cerca de 20 segundos):
E o passo do orçamento à fatura num ecrã maior. As linhas, o cliente e uma referência ao orçamento transitam:
O que obtém
- Orçamentos e estimativas no local. Crie um orçamento ou uma estimativa com alguns toques, com os seus dados preenchidos automaticamente.
- Do orçamento à fatura com um toque. Criar a partir deste transforma o QUO-0017 na INV-0042, com um novo número e uma ligação ao orçamento.
- Pagamento por cartão a partir do email. Um botão Pagar em cada email e PDF de fatura, com tecnologia Stripe. A fatura passa a Paga sozinha.
- Marque transferências bancárias e dinheiro como pagos manualmente. Um toque na folha de ações.
- Pagas, Por pagar, Em atraso, Parcialmente pagas. Os Meus Documentos mostra o estado de cada trabalho sem uma folha de cálculo.
- Lembretes progressivos. Primeiro simpáticos, depois mais firmes, enviados a partir do telemóvel.
- Artigos guardados. “Taxa de deslocação”, “Revisão do esquentador”, “Tarifa por hora” guardados uma só vez e adicionados com um toque.
- Recibos e notas de crédito a partir da fatura. Um recibo para o cliente que paga em dinheiro, uma nota de crédito se cobrou a mais, ambos criados a partir do original.
- Numeração sequencial. INV-0001, INV-0002 e assim por diante, por tipo de documento, para os registos ficarem arrumados quando o contabilista pedir.
- Dados bancários e campos fiscais. Mostre o IVA por linha se estiver registado; deixe-o de fora de forma limpa se não estiver.
Quanto custa
A pré-visualização grátis não custa nada e não exige cartão. Pode criar, personalizar, descarregar e imprimir orçamentos e faturas, com marca de água de pré-visualização. É uma forma justa de descobrir se gosta.
O envio por email, o botão Pagar, os lembretes, o acompanhamento de pagamentos e as listas Os Meus Documentos e Os Meus Clientes estão incluídos no plano Professional: £5 por mês, com cancelamento a qualquer momento. Os pagamentos por cartão têm uma comissão de plataforma de 0,2% sobre os pagamentos online bem-sucedidos, mais a comissão do próprio Stripe. Num trabalho de £222 num esquentador, são cerca de 44p para o SendInvoice. Compare com os serviços que cobram 2,5% ou mais de cada pagamento por cartão, que na altura em que escrevemos seriam mais de £5 no mesmo trabalho, e a nota de cinco libras fixa começa a parecer o que é: mais barata para quem envia mais do que um par de faturas por mês.
Para ser honesto: se envia uma fatura por mês e se contenta em receber por transferência bancária, a pré-visualização grátis com marca de água pode ser tudo o que precisa. As £5 compensam quando quer deixar de insistir.
Faça isto no SendInvoice
Faça o orçamento no local, transforme-o em fatura na carrinha e deixe o cliente pagar por cartão antes de chegar a casa. Os dados da sua empresa ficam configurados uma só vez e são lembrados.
Criar uma fatura grátis Ver o plano de £5/mêsPerguntas frequentes
Posso mesmo fazer tudo isto a partir do telemóvel?
Sim. O SendInvoice funciona no navegador de qualquer telemóvel, tablet ou computador e foi concebido a pensar primeiro no telemóvel. Não há nada para instalar, por isso pode fazer orçamentos, faturar e ver quem pagou a partir da carrinha.
Não estou registado para efeitos de IVA. Ainda preciso de mostrar IVA?
Não. Se não estiver registado para efeitos de IVA, não pode cobrar nem mostrar IVA. Deixe os campos fiscais vazios e a fatura continua correta e simples. Se se registar mais tarde, pode adicionar o seu número de IVA e as taxas em Configurações. Consulte o seu contabilista ou a HMRC (a autoridade fiscal britânica) se tiver dúvidas sobre a sua situação.
O orçamento e a fatura ficam ligados?
Sim. Quando cria uma fatura a partir de um orçamento, o novo documento tem o seu próprio número e inclui uma referência como “From QUO-0017”, para que tanto o utilizador como o cliente vejam de onde veio.
Como paga o cliente?
Toca no botão Pagar no email ou no PDF e paga por cartão através do Stripe. A fatura passa a Paga automaticamente. Se pagar por transferência bancária ou em dinheiro, marca-a como paga manualmente com um toque.
Quanto custa?
A pré-visualização grátis permite criar, personalizar, descarregar e imprimir documentos com marca de água de pré-visualização. O envio por email, os pagamentos por cartão, os lembretes e o acompanhamento de pagamentos estão incluídos no plano Professional, a £5/mês, com cancelamento a qualquer momento. Os pagamentos por cartão têm uma comissão de plataforma de 0,2% sobre os pagamentos online bem-sucedidos, mais a comissão do próprio Stripe.
Posso pedir um sinal em trabalhos maiores?
Sim. Envie uma fatura proforma do sinal antes de encomendar materiais e depois a fatura final quando o trabalho estiver concluído. Ambas se criam com alguns toques e ambas aparecem em Os Meus Documentos.
