La consulenza è un lavoro fatto di conversazioni, e la peggiore è quella sui soldi. L'acconto che non hai chiesto, la tappa che hai dimenticato di fatturare, l'email "volevo solo fare un sollecito" riscritta quattro volte. Ecco un mese in cui sono le carte a chiedere e tu fai il tuo lavoro.
Una giornata tipo
Ti presentiamo Amara. Consulente di marketing freelance a Manchester, soprattutto incarichi di tre mesi per piccole aziende che non hanno mai avuto un responsabile marketing. Brillante in un workshop e allergica ai solleciti. L'anno scorso ha concluso un progetto a giugno ed è stata pagata a ottobre, perché non voleva sembrare scortese chiedendo due volte.
Primo giorno, 10:00, finisce la call di avvio
Nuovo cliente, uno studio contabile regionale, un incarico di tre mesi da £6,000. Prima della call aveva già deciso che questa volta sarebbe stato diverso: acconto del 30% subito, due fatture a tappe, nessuna fattura lasciata da inviare perché "non voleva sembrare insistente".
La call finisce, la proposta è accettata e lei apre SendInvoice sul portatile. Sceglie Fattura proforma, scrive "Incarico di marketing, acconto (30%)", £1,800, scadenza alla ricezione. I dati della sua società di consulenza e quelli bancari arrivano da Impostazioni. Nell'email c'è un pulsante Paga. La invia alle 10:12, finché c'è ancora buona disposizione, e si sente stranamente adulta. Il partner finanziario paga con carta prima di pranzo.
Quinta settimana, 16:30, la prima tappa
La fase di audit e strategia è approvata. Amara crea una Fattura, "Fase 1: audit e strategia", £2,100, pagamento a 14 giorni, con una breve riga nelle condizioni sugli interessi di mora che non ha mai dovuto far valere ma che le piace avere lì. Numerata INV-0031, in sequenza con il resto del suo anno.
Apre I Miei Documenti per controllare gli altri incarichi. La vista è la versione onesta del suo mese: Pagato in verde, Non pagato, uno Scaduto in rosso di un cliente di coaching che paga sempre, solo in ritardo. Sa a che punto è senza aprire l'app della banca, il che conta quando decidi se puoi prenderti una settimana di ferie ad agosto.
Settima settimana, 8:50, l'email imbarazzante che non lo è
Il cliente di coaching è ormai in ritardo di tre settimane su £450. La vecchia Amara avrebbe scritto una bozza, l'avrebbe cancellata, riscritta, aggiunto "nessuna fretta!" e non avrebbe inviato nulla. La nuova Amara tocca la fattura, invia il sollecito cordiale e va a farsi un caffè. Arriva con il marchio della sua attività, il PDF e il pulsante Paga, e si legge per quello che è: un sistema che fa il suo lavoro. Il cliente paga nel pomeriggio e si scusa, una frase che lei non ha dovuto scrivere.
Se fosse rimasta non pagata, il sollecito successivo sarebbe più deciso. La gradualità è già prevista, quindi la decisione di alzare i toni non è personale. È proprio questo il trucco con le email imbarazzanti: non scriverle.
Fine mese, 21:00, il commercialista vuole un elenco
Il suo commercialista chiede le fatture del trimestre. Amara filtra I Miei Documenti per l'ultimo trimestre, Pagato e Non pagato, Fattura e Proforma, ed esporta in Excel. Trenta secondi. Poi un report PDF di quelle scadute per sé, perché c'è un cliente con cui deve parlare.
Il passaggio di invio e il controllo dei pagamenti, registrati nell'app vera (senza audio). Nota il pulsante Paga ora nella finestra di invio:
Cosa ottieni
- Acconti con la proforma. Una fattura proforma per i soldi anticipati, con un pulsante Paga, poi una fattura vera a lavoro finito.
- Fatture a tappe in sequenza. Numerazione progressiva per tipo di documento (INV-0031, INV-0032) così le fasi restano in ordine.
- Stato Pagato in parte. Per il cliente che paga metà ora e metà "quando il consiglio approva".
- Solleciti graduali. Prima cordiali, poi più decisi, con il marchio della tua attività, PDF e pulsante Paga inclusi.
- Condizioni formattate. Condizioni di pagamento, una riga sui ritardi e la tua politica di cancellazione, salvate una volta sola e mostrate su ogni documento.
- Pagamento con carta dall'email. Con Stripe; la fattura passa da sola a Pagato. I bonifici li segni come pagati a mano.
- Filtri ed esportazione. Periodo, stato, tipo e valuta; esporta in Excel (CSV) o in un report PDF.
- I Miei Clienti. Ogni cliente e i suoi dati, suggeriti mentre scrivi la fattura successiva.
- Preventivi che diventano fatture. Invia un preventivo per l'incarico e crea la fattura a partire da lì quando dicono sì.
- Note di credito. Ambito ridotto dopo la fatturazione? Emetti una nota di credito dalla fattura invece di riscrivere la storia.
Quanto costa
L'anteprima gratuita costa £0 e non richiede carta. Puoi creare, personalizzare, scaricare e stampare qualsiasi tipo di documento con una filigrana di anteprima, quanto basta per vedere come sarebbero le tue fatture.
L'invio via email, il pulsante Paga, i solleciti, il monitoraggio Pagato/Non pagato/Scaduto/Pagato in parte, I Miei Documenti e I Miei Clienti con filtri ed esportazione, le voci salvate e i modelli premium sono nel piano Professional a £5 al mese, disdici quando vuoi. I pagamenti con carta hanno una commissione di piattaforma dello 0,2% sui pagamenti online andati a buon fine più la commissione di Stripe: £3.60 su un acconto di £1,800. I bonifici non costano nulla in più.
Per un consulente che invia poche fatture più grandi al mese, quella tariffa fissa è la formula più economica. Gli strumenti che addebitano dal 2,5% al 2,9% per ogni pagamento con carta, al momento della stesura, toglierebbero £45 o più dallo stesso acconto. Non ottieni invece contabilità, tracciamento del tempo o fatture ricorrenti. Se ti servono, SendInvoice si affianca a quegli strumenti senza sostituirli.
Fallo in SendInvoice
Invia la proforma dell'acconto finché la call di avvio è ancora fresca, fattura ogni tappa in sequenza e lascia che siano i solleciti ad avere la conversazione imbarazzante al posto tuo.
Crea una fattura gratis Scopri il piano da £5 al meseDomande frequenti
L'acconto deve essere una proforma o una fattura?
La fattura proforma è la scelta abituale per i soldi richiesti prima dell'inizio dei lavori: chiede il pagamento senza essere un documento fiscale definitivo. Quando il progetto è concluso, emetti la fattura vera. SendInvoice le crea entrambe con un tocco e le tiene nello stesso elenco. Se sei registrato ai fini IVA, chiedi al tuo commercialista come trattare gli acconti ai fini del momento impositivo.
Posso fatturare a fasi un progetto più lungo?
Sì. Crea una fattura separata per ogni tappa, ad esempio "Fase 1: audit" e "Fase 2: strategia". La numerazione progressiva le tiene in ordine e il nome del cliente le collega in I Miei Clienti. Lo stato Pagato in parte copre una fattura saldata a rate.
Come funzionano i solleciti?
Apri una fattura non pagata e invia un sollecito. Il primo è cordiale; i successivi sono più decisi. Partono con il marchio della tua attività e includono il PDF e il pulsante Paga. SendInvoice non li invia da solo in modo programmato: scegli tu quando.
Posso addebitare interessi su un pagamento in ritardo?
Per i clienti aziendali, la legge britannica Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 consente interessi legali dell'8% più il tasso base della Bank of England e un indennizzo fisso di £40, £70 o £100 a seconda dell'importo del debito, al momento della stesura. Citalo nelle tue condizioni. Chiedi al tuo commercialista prima di applicarlo.
Posso estrarre le fatture di un mese per il mio commercialista?
Sì. Filtra I Miei Documenti per periodo ed esporta in Excel (CSV) o in un report PDF. Il tuo commercialista riceve un elenco ordinato; tu ti riprendi la serata.
Gestisce il tracciamento del tempo o i retainer?
No. SendInvoice è uno strumento di fatturazione, non di tracciamento del tempo né di contabilità. Molti consulenti aggiungono una riga come "Retainer, novembre" con una voce salvata e la inviano all'inizio di ogni mese.
