La consultoría es un trabajo hecho de conversaciones, y la peor es la del dinero. El anticipo que no pediste, el hito que olvidaste facturar, el correo de "solo quería hacer seguimiento" que reescribiste cuatro veces. Este es un mes en el que el papeleo hace de pedir y tú haces el trabajo.
Un día en la vida
Te presentamos a Amara. Consultora de marketing autónoma en Manchester, con encargos de tres meses sobre todo para pequeñas empresas que nunca han tenido un responsable de marketing. Es brillante en un taller y alérgica a perseguir pagos. El año pasado terminó un proyecto en junio y cobró en octubre, porque le daba vergüenza pedirlo dos veces.
Día uno, 10:00, termina la llamada inicial
Cliente nuevo, una asesoría regional, un encargo de tres meses por 6000 £. Antes de la llamada ya había decidido que este sería distinto: un anticipo del 30 % por adelantado, dos facturas por hitos y ninguna factura sin enviar por no querer "parecer pesada".
Termina la llamada, se acepta la propuesta y abre SendInvoice en el portátil. Elige Factura proforma, escribe "Encargo de marketing, anticipo (30 %)", 1800 £, vencimiento a la recepción. Los datos de su consultora y los datos bancarios vienen de Configuración. Hay un botón de Pagar en el correo. La envía a las 10:12, mientras la buena disposición sigue caliente, y se siente curiosamente adulta. El socio de finanzas paga con tarjeta antes de comer.
Semana cinco, 16:30, el primer hito
Se aprueba la fase de auditoría y estrategia. Amara crea una Factura, "Fase 1: auditoría y estrategia", 2100 £, a 14 días, con una breve línea en las condiciones sobre intereses legales que nunca ha tenido que reclamar pero le gusta tener ahí. Numerada INV-0031, en secuencia con el resto de su año.
Abre Mis documentos para revisar los demás encargos. La vista es la versión sincera de su mes: Pagadas en verde, Pendientes, una Vencida en rojo de una clienta de coaching que siempre paga, pero tarde. Sabe en qué punto está sin abrir la app del banco, lo que importa cuando decides si puedes tomarte una semana libre en agosto.
Semana siete, 8:50, el correo incómodo que ya no lo es
La clienta de coaching lleva ya tres semanas de retraso con 450 £. La Amara de antes habría redactado algo, lo habría borrado, lo habría vuelto a redactar, habría añadido "¡sin prisa!" y no habría enviado nada. La Amara de ahora toca la factura, envía el recordatorio amable y se va a hacer café. Llega con la marca de su negocio, con el PDF y el botón de Pagar, y se lee como lo que es: un sistema haciendo su trabajo. La clienta paga esa misma tarde y se disculpa, una frase que Amara no tuvo que escribir.
Si hubiera seguido sin pagar, el siguiente recordatorio sería más firme. La escalada está integrada, así que la decisión de subir el tono no es personal. Ese es todo el truco con los correos incómodos: no escribirlos.
Fin de mes, 21:00, la contable quiere una lista
Su contable le pide las facturas del trimestre. Amara filtra Mis documentos por el último trimestre, Pagadas y Pendientes, Facturas y Proformas, y exporta a Excel. Treinta segundos. Luego un informe en PDF de las vencidas para ella, porque hay una clienta con la que tiene que hablar.
El paso de envío y la comprobación de pagos, grabados en la app real (sin sonido). Fíjate en el botón Pagar ahora del cuadro de envío:
Qué obtienes
- Anticipos como proformas. Una factura proforma para el dinero por adelantado, con botón de Pagar, y una factura de verdad cuando termina el trabajo.
- Facturas por hitos en secuencia. Numeración correlativa por tipo de documento (INV-0031, INV-0032) para que las fases queden en orden.
- Estado de pago parcial. Para el cliente que paga la mitad ahora y la otra mitad "cuando lo apruebe el consejo".
- Recordatorios progresivos. Primero amables, luego más firmes, con la marca de tu negocio, el PDF y el botón de Pagar incluidos.
- Condiciones con formato. Condiciones de pago, una línea sobre pagos atrasados y tu política de cancelación, guardadas una vez y mostradas en cada documento.
- Pago con tarjeta desde el correo. Con tecnología de Stripe; la factura pasa sola a Pagada. Las transferencias bancarias las marcas como pagadas a mano.
- Filtros y exportación. Periodo, estado, tipo y divisa; exportación a Excel (CSV) o a un informe en PDF.
- Mis clientes. Todos tus clientes y sus datos, sugeridos mientras escribes la siguiente factura.
- Presupuestos que se convierten en facturas. Envía un presupuesto del encargo y crea la factura a partir de él cuando digan que sí.
- Notas de crédito. ¿Ha cambiado el alcance después de facturar? Emite una nota de crédito a partir de la factura en lugar de reescribir la historia.
Cuánto cuesta
La vista previa gratis cuesta 0 £ y no necesita tarjeta. Puedes crear, personalizar, descargar e imprimir cualquier tipo de documento con una marca de agua de vista previa, lo que basta para ver cómo quedarían tus facturas.
El envío por correo, el botón de Pagar, los recordatorios, el seguimiento de Pagadas, Pendientes, Vencidas y Pago parcial, Mis documentos y Mis clientes con filtros y exportación, los artículos guardados y las plantillas premium están en el plan Professional, a 5 £ al mes, cancelable cuando quieras. Los pagos con tarjeta tienen una comisión de plataforma del 0,2 % en los pagos online realizados con éxito, además de la comisión propia de Stripe: 3,60 £ sobre un anticipo de 1800 £. Las transferencias bancarias no tienen coste adicional.
Para un consultor que envía unas pocas facturas grandes al mes, esa tarifa fija es la opción más barata. Las herramientas que cobran del 2,5 % al 2,9 % por pago con tarjeta, en el momento de escribir esto, se llevarían 45 £ o más del mismo anticipo. Lo que no incluye es contabilidad, control de tiempo ni facturas recurrentes. Si los necesitas, SendInvoice convive con ellos en lugar de sustituirlos.
Hazlo en SendInvoice
Envía la proforma del anticipo mientras la llamada inicial sigue caliente, factura cada hito en secuencia y deja que los recordatorios tengan la conversación incómoda por ti.
Crear una factura gratis Ver el plan de 5 £/mesPreguntas frecuentes
¿El anticipo debe ser una proforma o una factura?
Una factura proforma es la opción habitual para el dinero que se pide antes de empezar el trabajo: solicita el pago sin ser un documento fiscal definitivo. Cuando el proyecto termina, emites la factura real. SendInvoice crea ambas con un toque y las mantiene en la misma lista. Si estás registrado a efectos de IVA, pregunta a tu contable cómo quiere tratar los anticipos respecto a la fecha de devengo.
¿Puedo facturar por fases un proyecto largo?
Sí. Crea una factura aparte para cada hito, por ejemplo "Fase 1: auditoría" y "Fase 2: estrategia". La numeración correlativa las mantiene en orden y el nombre del cliente las enlaza en Mis clientes. El estado de pago parcial cubre una factura liquidada en plazos.
¿Cómo funcionan los recordatorios?
Abre una factura pendiente y envía un recordatorio. El primero es amable; los siguientes, más firmes. Salen con la marca de tu negocio e incluyen el PDF y el botón de Pagar. SendInvoice no los envía por sí solo según una programación; tú eliges cuándo.
¿Puedo cobrar intereses por un pago atrasado?
Para clientes empresariales, la ley británica Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 permite un interés legal del 8 % más el tipo base del Banco de Inglaterra y una indemnización fija de 40 £, 70 £ o 100 £ según el importe de la deuda, en el momento de escribir esto. Menciónalo en tus condiciones. Consulta con tu contable antes de aplicarlo.
¿Puedo sacar las facturas de un mes para mi contable?
Sí. Filtra Mis documentos por periodo y exporta a Excel (CSV) o a un informe en PDF. Tu contable recibe una lista ordenada y tú recuperas tu tarde.
¿Incluye control de tiempo o igualas?
No. SendInvoice es una herramienta de facturación, no de control de tiempo ni de contabilidad. Muchos consultores añaden una línea como "Iguala, noviembre" con un artículo guardado y la envían al principio de cada mes.
