Advieswerk bestaat uit gesprekken, en het slechtste gesprek is dat over geld. De aanbetaling waar je niet om vroeg, de mijlpaal die je vergat te factureren, de „even een herinnering”-mail die je vier keer herschreef. Hier is een maand waarin het papierwerk om geld vraagt en jij het werk doet.
Een dag uit het leven
Maak kennis met Amara. Freelance marketingadviseur in Manchester, meestal opdrachten van drie maanden voor kleine bedrijven die nog nooit een marketingspecialist hadden. Ze is briljant in een workshop en allergisch voor achter betalingen aan zitten. Vorig jaar rondde ze in juni een project af en werd ze in oktober betaald, omdat ze het onbeleefd vond om twee keer te vragen.
Dag één, 10:00 uur, het kick-offgesprek eindigt
Nieuwe klant, een regionaal accountantskantoor, een opdracht van drie maanden van £6,000. Voor het gesprek had ze al besloten dat dit anders zou gaan: 30% aanbetaling vooraf, twee mijlpaalfacturen, en geen factuur die onverstuurd blijft liggen omdat ze „niet opdringerig wilde overkomen”.
Het gesprek eindigt, het voorstel wordt geaccepteerd en ze opent SendInvoice op de laptop. Ze kiest Pro-formafactuur en typt „Marketingopdracht, aanbetaling (30%)”, £1,800, betaalbaar bij ontvangst. Haar bedrijfsgegevens en bankgegevens komen uit Instellingen. In de e-mail zit een Betaalknop. Ze verstuurt hem om 10:12, terwijl de goodwill nog warm is, en voelt zich er vreemd volwassen bij. De financieel partner betaalt vóór de lunch met kaart.
Week vijf, 16:30 uur, de eerste mijlpaal
De audit- en strategiefase is goedgekeurd. Amara maakt een Factuur, „Fase 1: audit en strategie”, £2,100, betaaltermijn 14 dagen, met een korte regel in de voorwaarden over wettelijke rente die ze nog nooit hoefde af te dwingen maar wel graag vermeld heeft. Genummerd INV-0031, in volgorde met de rest van haar jaar.
Ze opent Mijn documenten om de andere opdrachten te bekijken. Het overzicht is de eerlijke versie van haar maand: Betaald in het groen, Onbetaald, en één Achterstallig in het rood van een coachingklant die altijd betaalt, maar te laat. Ze weet waar ze staat zonder de bankapp te openen, en dat is belangrijk als je moet beslissen of je in augustus een week vrij kunt nemen.
Week zeven, 8:50 uur, de ongemakkelijke e-mail die niet ongemakkelijk is
De coachingklant is nu drie weken te laat met £450. De oude Amara zou iets hebben opgesteld, verwijderd, opnieuw opgesteld, „geen haast!” toegevoegd en niets hebben verstuurd. De nieuwe Amara tikt op de factuur, stuurt de vriendelijke herinnering en gaat koffie zetten. Hij komt aan in de huisstijl van haar bedrijf, met de pdf en de Betaalknop, en leest zoals het is: een systeem dat zijn werk doet. De klant betaalt die middag en biedt zijn excuses aan, een zin die zij niet hoefde te schrijven.
Als hij onbetaald was gebleven, is de volgende herinnering strenger. Het opschalen zit erin ingebouwd, waardoor de beslissing om op te schalen niet persoonlijk is. Dat blijkt de hele truc met ongemakkelijke e-mails: ze niet schrijven.
Einde van de maand, 21:00 uur, de boekhouder wil een lijst
Haar boekhouder vraagt om de facturen van het kwartaal. Amara filtert Mijn documenten op het afgelopen kwartaal, Betaald en Onbetaald, Factuur en Pro-forma, en exporteert naar Excel. Dertig seconden. Daarna een pdf-rapport van de achterstallige voor zichzelf, want er is één klant met wie ze een gesprek moet voeren.
De verstuurstap en de betaalcheck, opgenomen in de echte app (zonder geluid). Let op de knop Nu betalen in het verstuurvenster:
Wat je krijgt
- Aanbetalingen als pro-forma. Een pro-formafactuur voor geld vooraf, met een Betaalknop, daarna een echte factuur als het werk klaar is.
- Mijlpaalfacturen op volgorde. Doorlopende nummers per documenttype (INV-0031, INV-0032) zodat fases op volgorde blijven.
- Status Gedeeltelijk betaald. Voor de klant die nu de helft betaalt en de andere helft „als de directie het goedkeurt”.
- Oplopende herinneringen. Eerst vriendelijk, dan strenger, in de huisstijl van je bedrijf, inclusief pdf en Betaalknop.
- Voorwaarden met opmaak. Betalingsvoorwaarden, een regel over te late betaling en je annuleringsbeleid, eenmalig opgeslagen en op elk document getoond.
- Betalen met kaart vanuit de e-mail. Met Stripe; de factuur springt automatisch op Betaald. Bankoverschrijvingen markeer je handmatig als betaald.
- Filters en export. Periode, status, type en valuta; exporteer naar Excel (csv) of een pdf-rapport.
- Mijn klanten. Elke klant met gegevens, als suggestie tijdens het typen van de volgende factuur.
- Offertes die facturen worden. Stuur een offerte voor de opdracht en maak de factuur daaruit als ze ja zeggen.
- Creditnota's. Is de omvang verkleind na het factureren? Geef een creditnota uit vanuit de factuur in plaats van de geschiedenis te bewerken.
Wat het kost
Het gratis voorbeeld kost £0 en vraagt geen kaart. Je kunt elk documenttype maken, aanpassen, downloaden en printen met een watermerk van het voorbeeld, genoeg om te zien hoe je facturen eruit zouden zien.
Per e-mail versturen, de Betaalknop, herinneringen, tracking van Betaald/Onbetaald/Achterstallig/Gedeeltelijk betaald, Mijn documenten en Mijn klanten met filters en export, opgeslagen items en premiumsjablonen zitten in het Professional-abonnement van £5 per maand, op elk moment opzegbaar. Kaartbetalingen hebben 0,2% platformkosten op succesvolle online betalingen plus de eigen kosten van Stripe: £3.60 op een aanbetaling van £1,800. Bankoverschrijvingen kosten niets extra.
Voor een adviseur die een handvol grotere facturen per maand verstuurt, is die vaste prijs de goedkopere vorm. Tools die op het moment van schrijven 2,5% tot 2,9% per kaartbetaling rekenen, zouden £45 of meer van dezelfde aanbetaling afhalen. Wat je niet krijgt, is boekhouding, tijdregistratie of terugkerende facturen. Heb je die nodig, dan staat SendInvoice ernaast in plaats van ze te vervangen.
Doe dit in SendInvoice
Stuur de pro-forma voor de aanbetaling zolang het kick-offgesprek nog vers is, factureer elke mijlpaal op volgorde en laat de herinneringen het ongemakkelijke gesprek voor je voeren.
Gratis factuur maken Bekijk het abonnement van £5 per maandVeelgestelde vragen
Moet de aanbetaling een pro-formafactuur of een factuur zijn?
Een pro-formafactuur is de gebruikelijke keuze voor geld dat je vraagt voordat het werk begint: hij vraagt om betaling zonder een definitief belastingdocument te zijn. Als het project klaar is, geef je de echte factuur uit. SendInvoice maakt beide met een tik en houdt ze in dezelfde lijst. Ben je btw-plichtig, vraag je boekhouder dan hoe aanbetalingen voor het belastingpunt moeten worden behandeld.
Kan ik een langer project in fases factureren?
Ja. Maak voor elke mijlpaal een aparte factuur, bijvoorbeeld „Fase 1: audit” en „Fase 2: strategie”. Doorlopende nummers houden ze op volgorde en de naam van de klant koppelt ze in Mijn klanten. De status Gedeeltelijk betaald dekt een factuur die in termijnen wordt betaald.
Hoe werken herinneringen?
Open een onbetaalde factuur en stuur een herinnering. De eerste is vriendelijk, latere zijn strenger. Ze gaan uit in de huisstijl van je bedrijf en bevatten de pdf en de Betaalknop. SendInvoice verstuurt ze niet zelf volgens een schema; jij kiest wanneer.
Kan ik rente rekenen bij te late betaling?
Voor zakelijke klanten staat de Britse Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 wettelijke rente toe van 8% plus het basistarief van de Bank of England en een vaste vergoeding van £40, £70 of £100 afhankelijk van de hoogte van de schuld, op het moment van schrijven. Vermeld dit in je voorwaarden. Overleg met je boekhouder voordat je het toepast.
Kan ik de facturen van een maand opvragen voor mijn boekhouder?
Ja. Filter Mijn documenten op periode en exporteer naar Excel (csv) of een pdf-rapport. Je boekhouder krijgt een nette lijst; jij krijgt je avond terug.
Doet het ook tijdregistratie of retainers?
Nee. SendInvoice is een factureringstool, geen tijdregistratie of boekhouding. Veel adviseurs voegen een regel toe zoals „Retainer, november” met een opgeslagen item en versturen die aan het begin van elke maand.
