Beratung besteht aus Gesprächen, und das schlimmste Gespräch ist das über Geld. Die Anzahlung, nach der Sie nicht gefragt haben, der Meilenstein, den Sie vergessen haben abzurechnen, die „Ich wollte nur nachhaken“-E-Mail, die Sie viermal umgeschrieben haben. Hier ist ein Monat, in dem der Papierkram die Fragen stellt und Sie die Arbeit machen.
Ein Tag im Leben
Das ist Amara. Freiberufliche Marketingberaterin in Manchester, meist dreimonatige Projekte bei kleinen Firmen, die noch nie einen Marketingmenschen hatten. Im Workshop ist sie brillant, beim Nachfassen allergisch. Letztes Jahr beendete sie im Juni ein Projekt und wurde im Oktober bezahlt, weil sie es unhöflich fand, zweimal zu fragen.
Tag eins, 10:00 Uhr, das Kick-off-Gespräch endet
Neuer Kunde, eine regionale Steuerkanzlei, ein dreimonatiges Projekt über £6,000. Schon vor dem Gespräch hatte sie entschieden, dass dieses anders läuft: 30 % Anzahlung im Voraus, zwei Meilensteinrechnungen und keine Rechnung, die ungesendet liegen bleibt, weil sie nicht „aufdringlich wirken“ wollte.
Das Gespräch endet, das Angebot ist angenommen, und sie öffnet SendInvoice am Laptop. Sie wählt Proformarechnung, tippt „Marketingprojekt, Anzahlung (30 %)“, £1,800, fällig bei Erhalt. Ihre Beraterdaten und Bankverbindung kommen aus den Einstellungen. In der E-Mail ist ein Bezahlen-Button. Sie schickt sie um 10:12 ab, solange die Stimmung gut ist, und fühlt sich seltsam erwachsen dabei. Der Finanzpartner zahlt vor dem Mittagessen per Karte.
Woche fünf, 16:30 Uhr, der erste Meilenstein
Die Audit- und Strategiephase ist abgenommen. Amara erstellt eine Rechnung, „Phase 1: Audit und Strategie“, £2,100, Zahlungsziel 14 Tage, mit einer kurzen Zeile in den Bedingungen zu gesetzlichen Zinsen, die sie nie durchsetzen musste, aber gern dort stehen hat. Nummeriert INV-0031, in Reihenfolge mit dem Rest ihres Jahres.
Sie öffnet „Meine Dokumente“, um die anderen Projekte zu prüfen. Die Ansicht ist die ehrliche Version ihres Monats: Bezahlt in Grün, Unbezahlt, einmal Überfällig in Rot von einem Coaching-Kunden, der immer zahlt, nur spät. Sie weiß, wo sie steht, ohne die Banking-App zu öffnen, und das zählt, wenn man entscheidet, ob man sich im August eine Woche freinehmen kann.
Woche sieben, 8:50 Uhr, die unangenehme E-Mail, die nicht unangenehm ist
Der Coaching-Kunde ist nun drei Wochen im Verzug mit £450. Die alte Amara hätte etwas entworfen, gelöscht, wieder entworfen, „keine Eile!“ ergänzt und nichts abgeschickt. Die neue Amara tippt die Rechnung an, sendet die freundliche Erinnerung und geht Kaffee machen. Sie kommt mit dem Branding ihres Unternehmens, dem PDF und dem Bezahlen-Button an und liest sich wie das, was sie ist: ein System, das seine Arbeit tut. Der Kunde zahlt am Nachmittag und entschuldigt sich, ein Satz, den sie nicht schreiben musste.
Wäre sie unbezahlt geblieben, wäre die nächste Erinnerung bestimmter. Die Eskalation ist eingebaut, also ist die Entscheidung zur Eskalation nichts Persönliches. Das ist der ganze Trick bei unangenehmen E-Mails: sie nicht zu schreiben.
Monatsende, 21:00 Uhr, der Steuerberater möchte eine Liste
Ihr Steuerberater bittet um die Rechnungen des Quartals. Amara filtert „Meine Dokumente“ auf das letzte Quartal, Bezahlt und Unbezahlt, Rechnung und Proforma, und exportiert nach Excel. Dreißig Sekunden. Dann noch einen PDF-Bericht der überfälligen Rechnungen für sich selbst, denn mit einem Kunden muss sie ein Gespräch führen.
Der Sendeschritt und die Zahlungsprüfung, aufgenommen in der echten App (ohne Ton). Beachten Sie den Button „Jetzt bezahlen“ im Sendedialog:
Das bekommen Sie
- Anzahlungen als Proformarechnung. Eine Proformarechnung für Geld im Voraus, mit Bezahlen-Button, danach eine reguläre Rechnung, wenn die Arbeit erledigt ist.
- Meilensteinrechnungen in Reihenfolge. Fortlaufende Nummern je Dokumenttyp (INV-0031, INV-0032), damit die Phasen in Ordnung bleiben.
- Status „Teilweise bezahlt“. Für den Kunden, der jetzt die Hälfte zahlt und die andere Hälfte, „wenn der Vorstand es abgenommen hat“.
- Eskalierende Erinnerungen. Erst freundlich, dann bestimmter, mit dem Branding Ihres Unternehmens, inklusive PDF und Bezahlen-Button.
- Bedingungen mit Formatierung. Zahlungsbedingungen, eine Zeile zu Zahlungsverzug und Ihre Stornobedingungen, einmal gespeichert und auf jedem Dokument angezeigt.
- Per Karte aus der E-Mail bezahlen. Mit Stripe; die Rechnung wechselt automatisch auf Bezahlt. Überweisungen markieren Sie manuell als bezahlt.
- Filter und Export. Zeitraum, Status, Typ und Währung; Export nach Excel (CSV) oder als PDF-Bericht.
- Meine Kunden. Jeder Kunde mit seinen Daten, beim Eintippen der nächsten Rechnung als Vorschlag.
- Angebote, die zu Rechnungen werden. Senden Sie ein Angebot für das Projekt und erstellen Sie die Rechnung daraus, wenn der Kunde zusagt.
- Gutschriften. Umfang nach der Rechnung reduziert? Stellen Sie aus der Rechnung eine Gutschrift aus, statt die Historie zu bearbeiten.
Was es kostet
Die kostenlose Vorschau kostet £0 und braucht keine Karte. Sie können jeden Dokumenttyp mit einem Vorschau-Wasserzeichen erstellen, anpassen, herunterladen und ausdrucken, was genügt, um zu sehen, wie Ihre Rechnungen aussehen würden.
E-Mail-Versand, der Bezahlen-Button, Erinnerungen, die Nachverfolgung von Bezahlt/Unbezahlt/Überfällig/Teilweise bezahlt, „Meine Dokumente“ und „Meine Kunden“ mit Filtern und Export, gespeicherte Positionen und Premium-Vorlagen gehören zum Professional-Tarif für £5 im Monat, jederzeit kündbar. Kartenzahlungen kosten 0,2 % Plattformgebühr auf erfolgreiche Online-Zahlungen plus die eigene Gebühr von Stripe: £3.60 bei einer Anzahlung von £1,800. Überweisungen kosten nichts extra.
Für eine Beraterin, die im Monat eine Handvoll größerer Rechnungen verschickt, ist diese Pauschale die günstigere Form. Tools, die zum Zeitpunkt der Erstellung 2,5 % bis 2,9 % pro Kartenzahlung verlangen, würden bei derselben Anzahlung £45 oder mehr abziehen. Nicht enthalten sind Buchhaltung, Zeiterfassung oder wiederkehrende Rechnungen. Wenn Sie diese brauchen, ergänzt SendInvoice sie, statt sie zu ersetzen.
So geht es in SendInvoice
Senden Sie die Anzahlungs-Proformarechnung, solange das Kick-off-Gespräch noch frisch ist, stellen Sie jeden Meilenstein der Reihe nach in Rechnung und lassen Sie die Erinnerungen das unangenehme Gespräch für Sie führen.
Kostenlose Rechnung erstellen Tarif für 5 £/Monat ansehenHäufig gestellte Fragen
Sollte die Anzahlung eine Proformarechnung oder eine Rechnung sein?
Eine Proformarechnung ist die übliche Wahl für Geld, das vor Arbeitsbeginn angefordert wird: Sie fordert eine Zahlung an, ohne ein endgültiges Steuerdokument zu sein. Ist das Projekt abgeschlossen, stellen Sie die eigentliche Rechnung aus. SendInvoice erstellt beide mit einem Tipp und führt sie in derselben Liste. Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Anzahlungen für den Steuerzeitpunkt zu behandeln sind.
Kann ich ein längeres Projekt in Etappen abrechnen?
Ja. Erstellen Sie für jeden Meilenstein eine eigene Rechnung, zum Beispiel „Phase 1: Audit“ und „Phase 2: Strategie“. Fortlaufende Nummern halten sie in Reihenfolge, und der Name des Kunden verknüpft sie in „Meine Kunden“. Der Status „Teilweise bezahlt“ deckt eine Rechnung ab, die in Raten beglichen wird.
Wie funktionieren Erinnerungen?
Öffnen Sie eine unbezahlte Rechnung und senden Sie eine Erinnerung. Die erste ist freundlich, spätere sind bestimmter. Sie gehen mit dem Branding Ihres Unternehmens raus und enthalten das PDF und den Bezahlen-Button. SendInvoice versendet sie nicht von selbst nach Zeitplan; Sie bestimmen, wann.
Kann ich bei verspäteter Zahlung Zinsen berechnen?
Bei Geschäftskunden erlaubt der britische Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 gesetzliche Zinsen von 8 % plus dem Basiszins der Bank of England sowie eine feste Entschädigung von £40, £70 oder £100 je nach Höhe der Forderung, Stand zum Zeitpunkt der Erstellung. Erwähnen Sie das in Ihren Bedingungen. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie es anwenden.
Kann ich die Rechnungen eines Monats für meinen Steuerberater ausgeben?
Ja. Filtern Sie „Meine Dokumente“ nach Zeitraum und exportieren Sie nach Excel (CSV) oder als PDF-Bericht. Ihr Steuerberater bekommt eine saubere Liste, und Sie bekommen Ihren Abend zurück.
Gibt es Zeiterfassung oder Retainer?
Nein. SendInvoice ist ein Rechnungstool, keine Zeiterfassung und keine Buchhaltung. Viele Berater legen eine Position wie „Retainer, November“ als gespeicherte Position an und senden sie zu Monatsbeginn.
