A consultoria é um trabalho feito de conversas, e a pior conversa é a do dinheiro. O sinal que não pediu, o marco que se esqueceu de faturar, o email de “só a dar seguimento a isto” que reescreveu quatro vezes. Eis um mês em que a papelada faz os pedidos e o trabalho fica consigo.
Um dia na vida
Conheça a Amara. Consultora de marketing freelancer em Manchester, sobretudo com projetos de três meses para pequenas empresas que nunca tiveram um profissional de marketing. É brilhante num workshop e alérgica a insistir. No ano passado terminou um projeto em junho e foi paga em outubro, porque achava mal pedir duas vezes.
Primeiro dia, 10h00, termina a chamada inicial
Novo cliente, um gabinete de contabilidade regional, um projeto de três meses de £6,000. Antes da chamada, já tinha decidido que este seria diferente: um sinal de 30% à cabeça, duas faturas por marcos, nenhuma fatura por enviar só porque “não queria parecer insistente”.
A chamada termina, a proposta é aceite e abre o SendInvoice no portátil. Escolhe Fatura proforma, escreve “Projeto de marketing, sinal (30%)”, £1,800, a pagar à receção. Os dados da consultora e os dados bancários vêm de Configurações. Há um botão Pagar no email. Envia-a às 10h12, enquanto a boa vontade está quente, e sente-se estranhamente crescida com isso. O sócio financeiro paga por cartão antes do almoço.
Semana cinco, 16h30, o primeiro marco
A fase de auditoria e estratégia está aprovada. A Amara cria uma Fatura, “Fase 1: auditoria e estratégia”, £2,100, pagamento a 14 dias, com uma linha curta nas condições sobre juros legais que nunca precisou de aplicar mas de que gosta de ter lá. Numerada INV-0031, em sequência com o resto do ano.
Abre Os Meus Documentos para ver os outros projetos. A vista é a versão honesta do seu mês: Pagas a verde, Por pagar, uma Em atraso a vermelho de uma cliente de coaching que paga sempre, só que tarde. Sabe onde está sem abrir a app do banco, o que importa quando se está a decidir se se pode tirar uma semana em agosto.
Semana sete, 8h50, o email embaraçoso que não é embaraçoso
A cliente de coaching está agora com três semanas de atraso em £450. A antiga Amara teria redigido algo, apagado, redigido outra vez, acrescentado “sem pressas!” e não teria enviado nada. A nova Amara toca na fatura, envia o lembrete simpático e vai fazer café. Chega com a marca da empresa dela, com o PDF e o botão Pagar, e lê-se como o que é: um sistema a fazer o seu trabalho. A cliente paga nessa tarde e pede desculpa, que é uma frase que ela não teve de escrever.
Se continuasse por pagar, o lembrete seguinte é mais firme. A progressão está incorporada, o que significa que a decisão de a aumentar não é pessoal. Acontece que é este o truque dos emails embaraçosos: não os escrever.
Fim do mês, 21h00, o contabilista quer uma lista
O contabilista pede as faturas do trimestre. A Amara filtra Os Meus Documentos pelo último trimestre, Pagas e Por pagar, Fatura e Proforma, e exporta para Excel. Trinta segundos. Depois, um relatório em PDF das que estão em atraso, para si, porque há um cliente com quem precisa de ter uma conversa.
O passo de envio e a verificação dos pagamentos, gravados na app real (sem som). Repare no botão Pagar agora na caixa de envio:
O que obtém
- Sinais com proformas. Uma fatura proforma para o dinheiro adiantado, com um botão Pagar, e depois uma fatura a sério quando o trabalho estiver concluído.
- Faturas por marcos em sequência. Numeração sequencial por tipo de documento (INV-0031, INV-0032) para as fases ficarem por ordem.
- Estado Parcialmente paga. Para o cliente que paga metade agora e metade “quando a administração aprovar”.
- Lembretes progressivos. Simpáticos e depois mais firmes, com a marca da sua empresa, PDF e botão Pagar incluídos.
- Condições com formatação. Condições de pagamento, uma linha sobre pagamentos em atraso e a sua política de cancelamento, guardadas uma só vez e mostradas em todos os documentos.
- Pagamento por cartão a partir do email. Com tecnologia Stripe; a fatura passa a Paga automaticamente. As transferências bancárias marca-as como pagas manualmente.
- Filtros e exportação. Período, estado, tipo e moeda; exportação para Excel (CSV) ou relatório em PDF.
- Os Meus Clientes. Todos os clientes e os respetivos dados, sugeridos à medida que escreve na fatura seguinte.
- Orçamentos que se transformam em faturas. Envie um orçamento para o projeto e crie a fatura a partir dele quando disserem que sim.
- Notas de crédito. O âmbito diminuiu depois de faturar? Emita uma nota de crédito a partir da fatura em vez de editar o histórico.
Quanto custa
A pré-visualização grátis custa £0 e não exige cartão. Pode criar, personalizar, descarregar e imprimir qualquer tipo de documento com marca de água de pré-visualização, o que chega para ver como ficariam as suas faturas.
O envio por email, o botão Pagar, os lembretes, o acompanhamento de Pagas/Por pagar/Em atraso/Parcialmente pagas, Os Meus Documentos e Os Meus Clientes com filtros e exportação, os artigos guardados e os modelos premium estão incluídos no plano Professional, a £5 por mês, com cancelamento a qualquer momento. Os pagamentos por cartão têm uma comissão de plataforma de 0,2% sobre os pagamentos online bem-sucedidos, mais a comissão do próprio Stripe: £3.60 num sinal de £1,800. As transferências bancárias não têm custos adicionais.
Para um consultor que envia algumas faturas maiores por mês, esta taxa fixa é a opção mais barata. As ferramentas que cobram 2,5% a 2,9% por pagamento com cartão, na altura em que escrevemos, retirariam £45 ou mais do mesmo sinal. O que não obtém é contabilidade, registo de horas ou faturas recorrentes. Se precisar disso, o SendInvoice funciona ao lado dessas ferramentas e não as substitui.
Faça isto no SendInvoice
Envie a proforma do sinal enquanto a chamada inicial ainda está fresca, fature cada marco em sequência e deixe os lembretes ter a conversa embaraçosa por si.
Criar uma fatura grátis Ver o plano de £5/mêsPerguntas frequentes
O sinal deve ser uma proforma ou uma fatura?
A fatura proforma é a escolha habitual para o dinheiro pedido antes de o trabalho começar: pede o pagamento sem ser um documento fiscal final. Quando o projeto termina, emite a fatura propriamente dita. O SendInvoice cria ambas com um toque e mantém-nas na mesma lista. Se estiver registado para efeitos de IVA, pergunte ao contabilista como quer que os sinais sejam tratados para efeitos do momento da operação.
Posso faturar por fases num projeto mais longo?
Sim. Crie uma fatura separada para cada marco, por exemplo “Fase 1: auditoria” e “Fase 2: estratégia”. A numeração sequencial mantém-nas por ordem e o nome do cliente liga-as em Os Meus Clientes. O estado Parcialmente paga cobre uma fatura liquidada em prestações.
Como funcionam os lembretes?
Abra uma fatura por pagar e envie um lembrete. O primeiro é simpático; os seguintes são mais firmes. Seguem com a marca da sua empresa e incluem o PDF e o botão Pagar. O SendInvoice não os envia automaticamente segundo um calendário; é o utilizador que escolhe quando.
Posso cobrar juros por pagamento em atraso?
No caso de clientes empresariais, a lei britânica Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 permite juros legais de 8% mais a taxa base do Banco de Inglaterra e uma compensação fixa de £40, £70 ou £100, consoante o montante da dívida, na altura em que escrevemos. Mencione-o nas suas condições. Consulte o seu contabilista antes de o aplicar.
Posso extrair as faturas de um mês para o meu contabilista?
Sim. Filtre Os Meus Documentos por período e exporte para Excel (CSV) ou para um relatório em PDF. O seu contabilista recebe uma lista arrumada; e recupera a sua noite.
Faz registo de horas ou avenças?
Não. O SendInvoice é uma ferramenta de faturação, não de registo de horas nem de contabilidade. Muitos consultores adicionam uma linha como “Avença, novembro” com um artigo guardado e enviam-na no início de cada mês.
