Le conseil est un métier de conversations, et la pire conversation est celle qui parle d'argent. L'acompte que vous n'avez pas demandé, l'étape que vous avez oublié de facturer, l'e-mail de relance « je me permets de revenir vers vous » que vous avez réécrit quatre fois. Voici un mois où la paperasse fait les demandes à votre place et où vous faites le travail.
Une journée type
Voici Amara. Consultante marketing freelance à Manchester, elle enchaîne surtout des missions de trois mois pour de petites entreprises qui n'ont jamais eu de responsable marketing. Elle est brillante en atelier et allergique aux relances. L'an dernier, elle a terminé un projet en juin et a été payée en octobre, parce qu'elle n'osait pas réclamer deux fois.
Jour 1, 10 h, la réunion de lancement se termine
Nouveau client, un cabinet comptable régional, une mission de trois mois à 6 000 £. Avant l'appel, elle avait déjà décidé que celle-ci serait différente : 30 % d'acompte au départ, deux factures d'étape, et aucune facture qui dort sans être envoyée parce qu'elle « ne voulait pas avoir l'air insistante ».
L'appel se termine, la proposition est acceptée, et elle ouvre SendInvoice sur son ordinateur. Elle choisit Facture pro forma, tape « Mission marketing, acompte (30 %) », 1 800 £, payable à réception. Les informations de son cabinet et ses coordonnées bancaires viennent de Paramètres. L'e-mail contient un bouton Payer. Elle l'envoie à 10 h 12, tant que la bonne humeur est là, et se sent étrangement adulte. Le directeur financier paie par carte avant le déjeuner.
Semaine 5, 16 h 30, la première étape
La phase d'audit et de stratégie est validée. Amara crée une Facture, « Phase 1 : audit et stratégie », 2 100 £, paiement à 14 jours, avec dans les conditions une courte ligne sur les intérêts légaux de retard qu'elle n'a jamais eu besoin d'appliquer mais qu'elle aime avoir là. Numérotée INV-0031, dans la suite du reste de son année.
Elle ouvre Mes documents pour faire le point sur ses autres missions. La vue est la version honnête de son mois : Payé en vert, Impayé, et un En retard en rouge pour une cliente de coaching qui paie toujours, mais en retard. Elle sait où elle en est sans ouvrir l'appli de sa banque, ce qui compte quand on se demande si on peut prendre une semaine de congé en août.
Semaine 7, 8 h 50, l'e-mail embarrassant qui ne l'est plus
La cliente de coaching a maintenant trois semaines de retard sur 450 £. L'ancienne Amara aurait rédigé quelque chose, l'aurait effacé, l'aurait réécrit, aurait ajouté « pas de souci ! » et n'aurait rien envoyé. La nouvelle Amara touche la facture, envoie le rappel aimable et va se faire un café. Il arrive à son nom, avec le PDF et le bouton Payer, et il se lit pour ce qu'il est : un système qui fait son travail. La cliente paie l'après-midi même et s'excuse, une phrase qu'Amara n'a pas eu à écrire.
Si la facture était restée impayée, le rappel suivant serait plus ferme. L'escalade est intégrée, ce qui signifie que la décision d'insister n'a rien de personnel. C'est tout le secret des e-mails embarrassants : ne pas avoir à les écrire.
Fin de mois, 21 h, le comptable veut une liste
Son comptable lui demande les factures du trimestre. Amara filtre Mes documents sur le dernier trimestre, Payé et Impayé, Facture et Facture pro forma, et exporte vers Excel. Trente secondes. Puis un rapport PDF des factures en retard pour elle, car il y a un client avec qui elle doit avoir une conversation.
L'étape d'envoi et le contrôle des paiements, enregistrés dans la vraie application (sans son). Remarquez le bouton Payer maintenant dans la boîte de dialogue d'envoi :
Ce que vous obtenez
- Acomptes en pro forma. Une facture pro forma pour l'argent demandé d'avance, avec un bouton Payer, puis une vraie facture une fois le travail terminé.
- Factures d'étape dans l'ordre. Numérotation continue par type de document (INV-0031, INV-0032) pour que les phases restent dans l'ordre.
- Statut Partiellement payé. Pour le client qui paie la moitié maintenant et l'autre moitié « quand le conseil validera ».
- Rappels progressifs. Aimables d'abord, plus fermes ensuite, à votre nom, avec PDF et bouton Payer inclus.
- Conditions mises en forme. Conditions de paiement, ligne sur les retards de paiement et politique d'annulation, enregistrées une fois et affichées sur chaque document.
- Paiement par carte depuis l'e-mail. Propulsé par Stripe ; la facture passe automatiquement à Payé. Les virements, vous les marquez payés à la main.
- Filtres et export. Période, statut, type et devise ; export vers Excel (CSV) ou rapport PDF.
- Mes clients. Chaque client et ses informations, proposés pendant la saisie de la facture suivante.
- Des devis qui deviennent des factures. Envoyez un devis pour la mission et créez la facture à partir de celui-ci quand le client accepte.
- Notes de crédit. Périmètre réduit après la facturation ? Émettez une note de crédit depuis la facture plutôt que de modifier l'historique.
Ce que ça coûte
L'aperçu gratuit coûte 0 £ et ne demande pas de carte. Vous pouvez créer, personnaliser, télécharger et imprimer tous les types de documents avec un filigrane d'aperçu, ce qui suffit pour voir à quoi ressembleraient vos factures.
L'envoi par e-mail, le bouton Payer, les rappels, le suivi Payé/Impayé/En retard/Partiellement payé, Mes documents et Mes clients avec filtres et export, les articles enregistrés et les modèles premium font partie de l'offre Professional à 5 £ par mois, résiliable à tout moment. Les paiements par carte entraînent des frais de plateforme de 0,2 % sur les paiements en ligne réussis, plus les frais propres de Stripe : 3,60 £ sur un acompte de 1 800 £. Les virements bancaires ne coûtent rien de plus.
Pour un consultant qui envoie quelques grosses factures par mois, ce tarif fixe est le plus avantageux. Les outils qui prélèvent 2,5 % à 2,9 % par paiement par carte, au moment de la rédaction, retiendraient 45 £ ou plus sur le même acompte. En revanche, vous n'avez ni comptabilité, ni suivi du temps, ni factures récurrentes. Si vous en avez besoin, SendInvoice s'utilise à côté de ces outils plutôt qu'à leur place.
Faites-le dans SendInvoice
Envoyez la facture pro forma d'acompte tant que la réunion de lancement est encore fraîche, facturez chaque étape dans l'ordre et laissez les rappels avoir la conversation embarrassante à votre place.
Créer une facture gratuite Voir l'offre à 5 £/moisQuestions fréquentes
L'acompte doit-il être une facture pro forma ou une facture ?
La facture pro forma est le choix habituel pour de l'argent demandé avant le début des travaux : elle réclame un paiement sans être un document fiscal définitif. Une fois le projet terminé, vous émettez la vraie facture. SendInvoice crée les deux d'une touche et les garde dans la même liste. Si vous êtes assujetti à la TVA, demandez à votre comptable comment il veut traiter les acomptes pour le fait générateur.
Puis-je facturer par étapes un projet plus long ?
Oui. Créez une facture distincte pour chaque étape, par exemple « Phase 1 : audit » et « Phase 2 : stratégie ». La numérotation continue les garde dans l'ordre et le nom du client les relie dans Mes clients. Le statut Partiellement payé couvre une facture réglée en plusieurs fois.
Comment fonctionnent les rappels ?
Ouvrez une facture impayée et envoyez un rappel. Le premier est aimable ; les suivants sont plus fermes. Ils partent à votre nom et incluent le PDF et le bouton Payer. SendInvoice ne les envoie pas seul selon un calendrier ; c'est vous qui choisissez le moment.
Puis-je facturer des intérêts en cas de retard de paiement ?
Pour les clients professionnels, la loi britannique de 1998 sur les retards de paiement des créances commerciales (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998) permet de réclamer des intérêts légaux de 8 % plus le taux de base de la Banque d'Angleterre, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 £, 70 £ ou 100 £ selon le montant de la dette, au moment de la rédaction. Mentionnez-le dans vos conditions. Consultez votre comptable avant de l'appliquer.
Puis-je sortir les factures d'un mois pour mon comptable ?
Oui. Filtrez Mes documents par période et exportez vers Excel (CSV) ou un rapport PDF. Votre comptable reçoit une liste propre ; vous récupérez votre soirée.
Gère-t-il le suivi du temps ou les forfaits récurrents ?
Non. SendInvoice est un outil de facturation, pas de suivi du temps ni de comptabilité. De nombreux consultants ajoutent une ligne du type « Forfait mensuel, novembre » avec un article enregistré et l'envoient au début de chaque mois.
