Los clientes habituales son los mejores clientes y el peor trabajo administrativo. Veinte casas, una pequeña factura para cada una, cada una ligeramente distinta, y todas con la necesidad de dedicarles un jueves por la noche. Así es una semana cuando facturar lleva menos tiempo que cargar el coche.
Un día en la vida
Te presentamos a Priya. Lleva con su amiga Jo un negocio de limpieza de dos personas en Reading. Tienen 23 casas habituales, un puñado de limpiezas de fin de alquiler al mes y un grupo de WhatsApp con los clientes que antes hacía las veces de sistema de facturación. "¿Pagaste lo del martes pasado?" era una frase que escribía más de lo que le gustaría admitir.
Lunes, 7:40, en el aparcamiento
Jo está sacando las fregonas. Priya está en el asiento del copiloto con el móvil, enviando las facturas de la semana pasada antes de la primera casa. Antes era una tarea de domingo en el portátil. Ahora es así.
Toca Factura. Empieza a escribir "Harr" en Facturar a y los Harrison aparecen como sugerencia, con la dirección y el correo ya rellenados. Toca + Artículo guardado y elige "Limpieza semanal (3 h)" a 54 £. Listo. Siguiente: los Patel, artículo guardado "Limpieza quincenal (2 h)", 36 £, más "Limpieza del horno" a 45 £ porque lo pidieron la última vez. Siguiente: los Okafor. Once facturas en nueve minutos, cada una numerada, cada una con el logotipo que dibujó el sobrino de Jo, cada una enviada con un botón de Pagar.
Miércoles, 12:30, un banco del parque
Una consulta nueva: una limpieza de fin de alquiler en un piso de tres habitaciones. Priya envía desde el banco una estimación de 240 £, con las líneas desglosadas para que el propietario vea qué recibe. A las cuatro responde "adelante". El viernes, cuando el trabajo está hecho y el horno tiene un color que no veía desde hace años, abre la estimación y crea la factura a partir de ella. Número nuevo, mismas líneas, vinculada a la estimación para que nadie pueda dudar después de lo acordado.
Esa tarde abre Mis clientes en el portátil para añadir su segunda propiedad, porque los propietarios se reproducen en propiedades. Ahora consulta la lista cuando no recuerda el código de una verja; está en las notas del cliente.
Viernes, 18:15, la mesa de la cocina
El viernes es la noche del dinero, y antes era lo peor de la semana. Desplazarse por WhatsApp, contrastar con la app del banco, averiguar quién pagó qué. Ahora basta con echar un vistazo.
Priya abre Mis documentos en el móvil y filtra por Pendientes. Esta semana salieron diecisiete facturas; catorce tienen la marca verde. De las tres restantes, dos son clientes habituales que siempre pagan por transferencia los sábados, así que las deja estar. Otra es de un cliente que lleva dos semanas de retraso y aparece en rojo. La toca y envía el recordatorio más firme, el que menciona el importe y la fecha de vencimiento sin ser maleducado. No tiene que redactarlo. Tampoco tiene que sentirse incómoda, porque lo envía "el sistema", que es algo sorprendentemente útil para un sistema.
Llegan las transferencias del sábado. Las marca como pagadas con un toque cada una. Luego se va al pub con Jo, que es de lo que se trata.
Así se ve la misma factura creada en un móvil, grabada en la app real (sin sonido):
Qué obtienes
- Artículos guardados. Tus limpiezas estándar, extras y tarifas por hora guardados una vez y añadidos con un toque.
- Sugerencias de clientes mientras escribes. Empieza a escribir un nombre en Facturar a y los datos se rellenan solos.
- Mis clientes. Todos tus clientes con sus datos de contacto, con búsqueda y exportación.
- Pago con tarjeta desde el correo. Un botón de Pagar en cada correo y PDF de factura, a través de Stripe. Las facturas pagadas pasan solas a Pagadas.
- Marcar como pagada a mano. Para los clientes habituales que pagan por transferencia o en efectivo en un sobre.
- Pagadas, Pendientes, Vencidas, Pago parcial. Filtra Mis documentos por periodo y estado para la revisión del viernes.
- Recordatorios progresivos. Primero amables, luego más firmes, sin que tengas que redactar ninguno.
- Estimaciones y presupuestos para trabajos puntuales. Limpiezas de fin de alquiler y a fondo presupuestadas en el momento y convertidas después en factura con Crear a partir de esto.
- Recibos con un toque. Un recibo a partir de la factura para quien lo necesite para su casero o sus gastos.
- Exportación a Excel o PDF. Las facturas de un mes como CSV para tu contable o como informe en PDF para ti.
Cuánto cuesta
La vista previa gratis cuesta 0 £ y no requiere tarjeta. Crea, personaliza, descarga e imprime facturas y estimaciones con una marca de agua de vista previa. Si entregas facturas en papel a tus clientes y te pagan en efectivo, quizá sea suficiente.
El envío por correo, el botón de Pagar, los recordatorios, el estado de los pagos y las listas de Mis documentos y Mis clientes están en el plan Professional, a 5 £ al mes, cancelable cuando quieras. Los pagos online con tarjeta tienen una comisión de plataforma del 0,2 % en los pagos realizados con éxito, además de la comisión propia de Stripe; en una limpieza semanal de 54 £ son unos 11 peniques para SendInvoice. Para un negocio que envía 60 o 70 facturas pequeñas al mes, la tarifa fija importa: los servicios que se quedan con un porcentaje de cada pago con tarjeta, del 2,5 % o más en el momento de escribir esto, costarían más que toda la suscripción solo con las limpiezas de una semana.
Lo único que SendInvoice no hace es enviar facturas programadas por sí solo. Los nueve minutos de Priya los lunes son la contrapartida, y dice que prefiere ver salir cada una.
Hazlo en SendInvoice
Configura una sola vez tus artículos guardados y tus clientes habituales y factura toda la semana desde el aparcamiento el lunes por la mañana. La revisión del dinero del viernes se reduce a echar un vistazo a una lista.
Crear una factura gratis Ver el plan de 5 £/mesPreguntas frecuentes
¿Puede SendInvoice enviar mis facturas automáticamente cada semana?
No. SendInvoice no tiene facturas recurrentes ni programadas. Lo que sí tiene son artículos guardados y sugerencias de clientes, de modo que una factura semanal para un cliente habitual lleva unos pocos toques: elegir el cliente, añadir el artículo guardado y enviar. A la mayoría les resulta más rápido que gestionar una programación.
Tengo muchas facturas pequeñas. ¿Se volverá desordenada la lista?
Mis documentos tiene búsqueda, filtros por periodo, estado, tipo de documento y divisa, y exportación a Excel (CSV) o a un informe en PDF. Filtrar por "Pendientes, mes pasado" es la costumbre habitual del viernes.
Algunos clientes pagan en efectivo. ¿Cómo lo registro?
Abre la factura y toca Marcar como pagada. Si quieren algo para sus registros, crea un recibo a partir de la factura con un toque y entrégalo por correo.
No estoy registrado a efectos de IVA. ¿Es un problema?
En absoluto. La mayoría de los pequeños negocios de limpieza y jardinería están por debajo del umbral del IVA. Deja vacíos los campos de impuestos y no muestres el IVA. Si te registras, añade tu número de IVA y los tipos en Configuración. Consulta con tu contable o con HMRC (la agencia tributaria británica) si tienes dudas.
¿Puede usarlo también mi compañero o compañera?
SendInvoice funciona con un único inicio de sesión; no es un producto de equipo con varios usuarios. Muchos negocios de dos personas comparten una cuenta en el móvil de quien se ocupa de la administración, lo que funciona bien cuando solo una persona se encarga de facturar.
