Os clientes habituais são o melhor tipo de cliente e o pior tipo de burocracia. Vinte casas, cada uma com uma pequena fatura, cada uma ligeiramente diferente, cada uma a exigir de alguma forma uma quinta-feira à noite para tratar. Eis como fica uma semana em que a faturação demora menos do que carregar o carro.
Um dia na vida
Conheça a Priya. Gere uma empresa de limpezas com duas pessoas em Reading, com a amiga Jo. Têm 23 casas regulares, alguns trabalhos de fim de arrendamento por mês e um grupo de WhatsApp com os clientes que servia também de sistema de faturação. “Pagaste a limpeza de terça passada?” era uma frase que escrevia mais vezes do que gostaria de admitir.
Segunda-feira, 7h40, o parque de estacionamento
A Jo está a tirar os esfregões. A Priya está no banco do passageiro com o telemóvel, a enviar as faturas da semana passada antes da primeira casa. Antes era um trabalho de domingo, no portátil. Agora faz-se assim.
Toca em Fatura. Começa a escrever “Harr” em Cobrar De e os Harrison surgem como sugestão, com a morada e o email já preenchidos. Toca em + Artigo guardado e escolhe “Limpeza semanal (3 h)” a £54. Feito. A seguir: os Patel, artigo guardado “Limpeza quinzenal (2 h)”, £36, mais “Limpeza do forno” a £45 porque pediram da última vez. A seguir: os Okafor. Onze faturas em nove minutos, cada uma numerada, cada uma com o logótipo que o sobrinho da Jo desenhou, cada uma enviada com um botão Pagar.
Quarta-feira, 12h30, um banco no parque
Um novo pedido, uma limpeza de fim de arrendamento numa casa de três quartos. A Priya envia do banco uma estimativa de £240, com as linhas discriminadas para o senhorio ver o que vai receber. Ele responde “avancem” antes das quatro da tarde. Na sexta-feira, quando o trabalho está feito e o forno tem uma cor que não tinha há anos, abre a estimativa e cria a fatura a partir dela. Novo número, mesmas linhas, ligada à estimativa para que ninguém duvide mais tarde do que foi acordado.
Nessa noite, abre Os Meus Clientes no portátil para adicionar a segunda propriedade dele, porque os senhorios multiplicam propriedades. A lista é onde vai agora quando não se lembra do código de um portão; fica nas notas do cliente.
Sexta-feira, 18h15, a mesa da cozinha
A sexta-feira é a noite do dinheiro e costumava ser a pior parte da semana. Percorrer o WhatsApp, cruzar com a app do banco, perceber quem pagou o quê. Agora é um relance.
A Priya abre Os Meus Documentos no telemóvel e filtra por Por pagar. Foram enviadas dezassete faturas esta semana; catorze têm o visto verde. Das três que faltam, duas são clientes habituais que pagam sempre por transferência bancária ao sábado, por isso deixa estar. Uma é de um cliente que está agora com duas semanas de atraso e aparece a vermelho. Toca nela e envia o lembrete mais firme, o que menciona o valor e a data de vencimento sem ser mal-educado. Não tem de o redigir. Também não tem de se sentir desconfortável, porque vem do “sistema”, o que é uma coisa surpreendentemente útil para um sistema ser.
As transferências de sábado chegam. Marca-as como pagas com um toque cada uma. Depois vai ao pub com a Jo, que é o objetivo de tudo isto.
É assim que a mesma fatura é feita num telemóvel, gravado na app real (sem som):
O que obtém
- Artigos guardados. As suas limpezas habituais, extras e tarifas por hora guardados uma só vez e adicionados com um toque.
- Sugestões de clientes à medida que escreve. Comece a escrever um nome em Cobrar De e os dados são preenchidos.
- Os Meus Clientes. Todos os clientes com dados de contacto, pesquisáveis e exportáveis.
- Pagamento por cartão a partir do email. Um botão Pagar em cada email e PDF de fatura, através do Stripe. As faturas pagas passam a Pagas sozinhas.
- Marcar como paga manualmente. Para os clientes habituais que pagam por transferência bancária e os que pagam em dinheiro num envelope.
- Pagas, Por pagar, Em atraso, Parcialmente pagas. Filtre Os Meus Documentos por período e estado para a verificação de sexta-feira.
- Lembretes progressivos. Simpáticos e depois mais firmes, sem ter de escrever nenhum.
- Estimativas e orçamentos para trabalhos pontuais. Limpezas de fim de arrendamento e a fundo orçamentadas no local e depois transformadas em fatura com Criar a partir deste.
- Recibos com um toque. Um recibo a partir da fatura para quem precisar dele para o senhorio ou para despesas.
- Exportação para Excel ou PDF. As faturas de um mês em CSV para o contabilista ou num relatório em PDF para si.
Quanto custa
A pré-visualização grátis custa £0, sem cartão. Crie, personalize, descarregue e imprima faturas e estimativas com marca de água de pré-visualização. Se entrega faturas em papel aos clientes e recebe em dinheiro, honestamente, pode ser suficiente.
O envio por email, o botão Pagar, os lembretes, o estado dos pagamentos e as listas Os Meus Documentos e Os Meus Clientes estão incluídos no plano Professional, a £5 por mês, com cancelamento a qualquer momento. Os pagamentos online por cartão têm uma comissão de plataforma de 0,2% sobre os pagamentos bem-sucedidos, mais a comissão do próprio Stripe; numa limpeza semanal de £54, são cerca de 11p para o SendInvoice. Para uma empresa que envia 60 ou 70 faturas pequenas por mês, a taxa fixa faz diferença: os serviços que cobram uma percentagem de cada pagamento por cartão, 2,5% ou mais na altura em que escrevemos, custariam mais do que toda a subscrição só com as limpezas de uma semana.
A única coisa que o SendInvoice não faz é enviar faturas automaticamente segundo um calendário. A segunda-feira de nove minutos da Priya é a contrapartida, e ela diz que prefere ver cada uma a sair.
Faça isto no SendInvoice
Configure uma só vez os seus artigos guardados e os seus clientes habituais e depois fature a semana toda a partir do parque de estacionamento, na manhã de segunda-feira. A verificação do dinheiro à sexta-feira passa a ser um relance a uma única lista.
Criar uma fatura grátis Ver o plano de £5/mêsPerguntas frequentes
O SendInvoice pode enviar as minhas faturas automaticamente todas as semanas?
Não. O SendInvoice não tem faturas recorrentes nem agendadas. O que tem são artigos guardados e sugestões de clientes, por isso uma fatura semanal para um cliente habitual leva alguns toques: escolher o cliente, adicionar o artigo guardado, enviar. A maioria das pessoas acha isto mais rápido do que gerir um calendário.
Tenho muitas faturas pequenas. A lista vai ficar desarrumada?
Os Meus Documentos tem pesquisa, filtros por período, estado, tipo de documento e moeda, e exportação para Excel (CSV) ou para um relatório em PDF. Filtrar por “Por pagar, mês passado” é o hábito habitual de sexta-feira.
Alguns clientes pagam em dinheiro. Como registo isso?
Abra a fatura e toque em Marcar como paga. Se quiserem algo para os seus registos, crie um recibo a partir da fatura com um toque e entregue-o por email.
Não estou registado para efeitos de IVA. É um problema?
De modo nenhum. A maioria das pequenas empresas de limpeza e jardinagem está abaixo do limite do IVA. Deixe os campos fiscais vazios e não mostre IVA. Se vier a registar-se, adicione o seu número de IVA e as taxas em Configurações. Consulte o seu contabilista ou a HMRC (a autoridade fiscal britânica) se tiver dúvidas.
O meu colega também pode usar?
O SendInvoice tem um único início de sessão e não é um produto de equipa com vários utilizadores. Muitas empresas de duas pessoas partilham uma conta no telemóvel de quem trata da parte administrativa, o que funciona bem quando só uma pessoa faz a faturação.
