Stammkunden sind die besten Kunden und der schlimmste Verwaltungsaufwand. Zwanzig Haushalte, jeweils eine kleine Rechnung, jede ein bisschen anders, und irgendwie braucht jede einen Donnerstagabend. So sieht eine Woche aus, wenn die Rechnungsstellung weniger Zeit kostet als das Beladen des Autos.
Ein Tag im Leben
Das ist Priya. Mit ihrer Freundin Jo führt sie ein Reinigungsunternehmen mit zwei Personen in Reading. Sie haben 23 Stammhaushalte, ein paar Endreinigungen beim Auszug pro Monat und eine WhatsApp-Gruppe mit Kunden, die früher auch als Rechnungssystem diente. „Hast du den letzten Dienstag schon bezahlt?“ war ein Satz, den sie öfter tippte, als sie zugeben möchte.
Montag, 7:40 Uhr, auf dem Parkplatz
Jo holt die Wischmopps heraus. Priya sitzt auf dem Beifahrersitz, das Handy in der Hand, und verschickt die Rechnungen der letzten Woche, noch vor dem ersten Haus. Früher war das ein Sonntagsjob am Laptop. Jetzt läuft es so.
Sie tippt auf Rechnung. In „Rechnung an“ tippt sie „Harr“, und die Harrisons erscheinen als Vorschlag, Adresse und E-Mail schon ausgefüllt. Sie tippt auf + Gespeicherte Position und wählt „Wöchentliche Reinigung (3 Std.)“ für £54. Fertig. Weiter: die Patels, gespeicherte Position „Reinigung alle zwei Wochen (2 Std.)“, £36, dazu „Backofenreinigung“ für £45, weil sie beim letzten Mal danach gefragt haben. Weiter: die Okafors. Elf Rechnungen in neun Minuten, jede nummeriert, jede mit dem Logo, das Jos Neffe gezeichnet hat, jede mit einem Bezahlen-Button verschickt.
Mittwoch, 12:30 Uhr, eine Parkbank
Eine neue Anfrage: eine Endreinigung beim Auszug in einer Dreizimmerwohnung. Priya schickt von der Bank aus einen Kostenvoranschlag über £240, mit aufgeschlüsselten Positionen, damit der Vermieter sieht, was er bekommt. Bis vier Uhr antwortet er „Legen Sie los“. Am Freitag, als der Job erledigt ist und der Backofen in einer Farbe glänzt, die er seit Jahren nicht hatte, öffnet sie den Kostenvoranschlag und erstellt daraus die Rechnung. Neue Nummer, dieselben Positionen, mit dem Kostenvoranschlag verknüpft, damit später niemand rätseln muss, was vereinbart war.
Am Abend öffnet sie am Laptop „Meine Kunden“, um seine zweite Immobilie hinzuzufügen, denn Vermieter vermehren Immobilien. Dort schaut sie jetzt nach, wenn sie einen Torcode vergessen hat; er steht in den Notizen beim Kunden.
Freitag, 18:15 Uhr, der Küchentisch
Freitag ist Geldabend, und früher war das der schlimmste Teil der Woche. WhatsApp durchscrollen, die Banking-App gegenprüfen, herausfinden, wer wofür bezahlt hat. Jetzt genügt ein Blick.
Priya öffnet auf dem Handy „Meine Dokumente“ und filtert nach „Unbezahlt“. Siebzehn Rechnungen gingen diese Woche raus, vierzehn haben den grünen Haken. Von den drei übrigen sind zwei Stammkunden, die immer samstags per Überweisung zahlen, also lässt sie sie in Ruhe. Einer ist ein Kunde, der inzwischen zwei Wochen überfällig ist und rot angezeigt wird. Sie tippt ihn an und schickt die bestimmtere Erinnerung, die den Betrag und das Fälligkeitsdatum nennt, ohne unhöflich zu sein. Sie muss sie nicht formulieren. Und unangenehm muss es ihr auch nicht sein, denn sie kommt vom „System“, was erstaunlich praktisch ist.
Die Überweisungen vom Samstag kommen an. Sie markiert sie mit je einem Tipp als bezahlt. Dann geht sie mit Jo in den Pub, und genau darum geht es bei alldem.
So sieht es aus, wenn dieselbe Rechnung auf dem Handy erstellt wird, aufgenommen in der echten App (ohne Ton):
Das bekommen Sie
- Gespeicherte Positionen. Ihre Standardreinigungen, Extras und Stundensätze einmal gespeichert und mit einem Tipp hinzugefügt.
- Kundenvorschläge beim Tippen. Tippen Sie in „Rechnung an“ einen Namen, und die Daten füllen sich von selbst.
- Meine Kunden. Jeder Kunde mit Kontaktdaten, durchsuchbar und exportierbar.
- Per Karte aus der E-Mail bezahlen. Ein Bezahlen-Button in jeder Rechnungs-E-Mail und jedem PDF, über Stripe. Bezahlte Rechnungen wechseln von selbst auf Bezahlt.
- Manuell als bezahlt markieren. Für Stammkunden, die per Überweisung zahlen, und für diejenigen, die bar im Umschlag bezahlen.
- Bezahlt, Unbezahlt, Überfällig, Teilweise bezahlt. Filtern Sie „Meine Dokumente“ nach Zeitraum und Status für den Freitagscheck.
- Eskalierende Erinnerungen. Erst freundlich, dann bestimmter, ohne dass Sie eine davon schreiben müssen.
- Kostenvoranschläge und Angebote für einmalige Aufträge. Endreinigungen und Grundreinigungen vor Ort angeboten und dann mit „Daraus erstellen“ in die Rechnung verwandelt.
- Quittungen mit einem Tipp. Eine Quittung aus der Rechnung für alle, die sie für ihren Vermieter oder ihre Spesen brauchen.
- Export nach Excel oder PDF. Die Rechnungen eines Monats als CSV für Ihren Steuerberater oder als PDF-Bericht für Sie selbst.
Was es kostet
Die kostenlose Vorschau kostet £0 und braucht keine Karte. Sie können Rechnungen und Kostenvoranschläge mit einem Vorschau-Wasserzeichen erstellen, anpassen, herunterladen und ausdrucken. Wenn Sie Kunden Papierrechnungen übergeben und bar bezahlt werden, kann das ehrlich gesagt schon reichen.
E-Mail-Versand, der Bezahlen-Button, Erinnerungen, Zahlungsstatus sowie die Listen „Meine Dokumente“ und „Meine Kunden“ gehören zum Professional-Tarif für £5 im Monat, jederzeit kündbar. Online-Kartenzahlungen kosten 0,2 % Plattformgebühr auf erfolgreiche Zahlungen plus die eigene Gebühr von Stripe; bei einer wöchentlichen Reinigung für £54 sind das etwa 11 Pence für SendInvoice. Für ein Unternehmen, das im Monat 60 oder 70 kleine Rechnungen verschickt, zählt die Pauschale: Dienste, die von jeder Kartenzahlung einen Prozentsatz nehmen, zum Zeitpunkt der Erstellung 2,5 % und mehr, würden allein bei den Reinigungen einer einzigen Woche mehr kosten als das ganze Abo.
Das Einzige, was SendInvoice nicht kann, ist, Rechnungen nach Zeitplan von selbst zu versenden. Priyas Neun-Minuten-Montag ist der Preis dafür, und sie sagt, sie sieht lieber, wie jede einzelne rausgeht.
So geht es in SendInvoice
Richten Sie Ihre gespeicherten Positionen und Ihre Stammkunden einmal ein und erstellen Sie dann die Rechnungen der ganzen Woche am Montagmorgen vom Parkplatz aus. Der Geldcheck am Freitag wird zu einem Blick auf eine einzige Liste.
Kostenlose Rechnung erstellen Tarif für 5 £/Monat ansehenHäufig gestellte Fragen
Kann SendInvoice meine Rechnungen jede Woche automatisch versenden?
Nein. SendInvoice kennt keine wiederkehrenden oder zeitgesteuerten Rechnungen. Dafür gibt es gespeicherte Positionen und Kundenvorschläge, sodass eine Wochenrechnung an einen Stammkunden nur wenige Tipps braucht: Kunden wählen, gespeicherte Position hinzufügen, senden. Die meisten empfinden das als schneller, als einen Zeitplan zu verwalten.
Ich habe viele kleine Rechnungen. Wird die Liste unübersichtlich?
„Meine Dokumente“ bietet Suche, Filter nach Zeitraum, Status, Dokumenttyp und Währung sowie einen Export nach Excel (CSV) oder als PDF-Bericht. Die Filterung auf „Unbezahlt, letzter Monat“ ist die übliche Freitagsroutine.
Manche Kunden zahlen bar. Wie erfasse ich das?
Öffnen Sie die Rechnung und tippen Sie auf „Als bezahlt markieren“. Wenn der Kunde etwas für seine Unterlagen möchte, erstellen Sie mit einem Tipp eine Quittung aus der Rechnung und senden Sie sie per E-Mail.
Ich bin nicht umsatzsteuerlich registriert. Ist das ein Problem?
Überhaupt nicht. Die meisten kleinen Reinigungs- und Gartenbaubetriebe liegen unter der Umsatzsteuerschwelle. Lassen Sie die Steuerfelder leer und weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Wenn Sie sich registrieren, tragen Sie Ihre VAT-Nummer und Steuersätze in den Einstellungen ein. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater oder HMRC (die britische Steuerbehörde).
Kann mein Kollege es auch nutzen?
SendInvoice arbeitet mit einem einzelnen Zugang und ist kein Team-Produkt für mehrere Nutzer. Viele Zwei-Personen-Betriebe teilen sich ein Konto auf dem Handy, das die Verwaltung erledigt. Das funktioniert gut, wenn eine Person die Rechnungen schreibt.
