Vaste klanten zijn de beste klanten en de slechtste administratie. Twintig huizen, elk een kleine factuur, elk net iets anders, en op de een of andere manier kost het elke keer een donderdagavond om het uit te zoeken. Zo ziet een week eruit als het factureren minder tijd kost dan het inladen van de auto.
Een dag uit het leven
Maak kennis met Priya. Ze runt samen met haar vriendin Jo een schoonmaakbedrijfje met twee personen in Reading. Ze hebben 23 vaste adressen, een handvol verhuisschoonmaakklussen per maand en een WhatsApp-groep met klanten die vroeger als factureringssysteem diende. „Heb je de vorige dinsdag al betaald?” was een zin die ze vaker typte dan ze wil toegeven.
Maandag, 7:40 uur, de parkeerplaats
Jo haalt de dweilen tevoorschijn. Priya zit op de passagiersstoel met haar telefoon en verstuurt de facturen van vorige week voor het eerste huis. Vroeger was dat een zondagklus op de laptop. Nu gaat het zo.
Ze tikt op Factuur. Ze begint „Harr” te typen bij Factuur aan en de Harrisons verschijnen als suggestie, met adres en e-mail al ingevuld. Ze tikt op + Opgeslagen item en kiest „Wekelijkse schoonmaak (3 uur)” à £54. Klaar. Volgende: de Patels, opgeslagen item „Tweewekelijkse schoonmaak (2 uur)”, £36, plus „Ovenreiniging” à £45 omdat ze er de vorige keer om vroegen. Volgende: de Okafors. Elf facturen in negen minuten, elk genummerd, elk met het logo dat het neefje van Jo tekende, elk verstuurd met een Betaalknop.
Woensdag, 12:30 uur, een bankje in het park
Een nieuwe aanvraag: een verhuisschoonmaak in een huis met drie slaapkamers. Priya stuurt vanaf het bankje een raming van £240, met de regels uitgesplitst zodat de verhuurder ziet wat hij krijgt. Hij antwoordt vóór vier uur: „ga je gang”. Vrijdag, als de klus klaar is en de oven een kleur heeft die hij in jaren niet had, opent ze de raming en maakt daar de factuur van. Nieuw nummer, dezelfde regels, gekoppeld aan de raming zodat niemand later kan twijfelen over wat er is afgesproken.
Die avond opent ze Mijn klanten op de laptop om zijn tweede pand toe te voegen, want verhuurders krijgen er altijd weer een pand bij. De lijst is waar ze nu naartoe gaat als ze een poortcode kwijt is; die staat in de notities bij de klant.
Vrijdag, 18:15 uur, de keukentafel
Vrijdag is geldavond, en dat was vroeger het ergste deel van de week. Door WhatsApp scrollen, de bankapp erbij pakken, uitzoeken wie waarvoor heeft betaald. Nu is het één blik.
Priya opent Mijn documenten op haar telefoon en filtert op Onbetaald. Deze week zijn zeventien facturen verstuurd; veertien hebben het groene vinkje. Van de drie die overblijven zijn er twee vaste klanten die altijd op zaterdag per bankoverschrijving betalen, dus die laat ze met rust. Eén is een klant die nu twee weken achterstallig is en rood staat. Ze tikt erop en stuurt de strengere herinnering, die het bedrag en de vervaldatum noemt zonder onbeleefd te zijn. Ze hoeft hem niet zelf te schrijven. Ze hoeft zich er ook niet ongemakkelijk bij te voelen, want hij komt van „het systeem”, en dat is verrassend nuttig om te zijn voor een systeem.
De zaterdagse overschrijvingen komen binnen. Ze zet ze met één tik per stuk op betaald. Daarna gaat ze met Jo naar de kroeg, en daar draait het uiteindelijk om.
Zo ziet het eruit als dezelfde factuur op een telefoon wordt gemaakt, opgenomen in de echte app (zonder geluid):
Wat je krijgt
- Opgeslagen items. Je standaard schoonmaakbeurten, extra's en uurtarieven eenmalig opgeslagen en met een tik toegevoegd.
- Klantsuggesties tijdens het typen. Begin een naam te typen bij Factuur aan en de gegevens worden ingevuld.
- Mijn klanten. Elke klant met contactgegevens, doorzoekbaar en exporteerbaar.
- Betalen met kaart vanuit de e-mail. Een Betaalknop in elke factuurmail en pdf, via Stripe. Betaalde facturen springen vanzelf op Betaald.
- Handmatig als betaald markeren. Voor de vaste klanten die overschrijven en die contant in een envelop betalen.
- Betaald, Onbetaald, Achterstallig, Gedeeltelijk betaald. Filter Mijn documenten op periode en status voor de vrijdagcheck.
- Oplopende herinneringen. Eerst vriendelijk, dan strenger, zonder dat je er zelf een hoeft te schrijven.
- Ramingen en offertes voor eenmalige klussen. Verhuis- en grote schoonmaakbeurten ter plekke geoffreerd en daarna met Maken op basis hiervan omgezet in de factuur.
- Ontvangstbewijzen met één tik. Een ontvangstbewijs vanuit de factuur voor wie er een nodig heeft voor de verhuurder of de onkostendeclaratie.
- Exporteren naar Excel of pdf. De facturen van een maand als csv voor je boekhouder of als pdf-rapport voor jezelf.
Wat het kost
Het gratis voorbeeld kost £0 en vraagt geen kaart. Maak, pas aan, download en print facturen en ramingen met een watermerk van het voorbeeld. Als je papieren facturen overhandigt en contant wordt betaald, kan dat eerlijk gezegd genoeg zijn.
Per e-mail versturen, de Betaalknop, herinneringen, betaalstatus en de lijsten Mijn documenten en Mijn klanten zitten in het Professional-abonnement van £5 per maand, op elk moment opzegbaar. Online kaartbetalingen hebben 0,2% platformkosten op succesvolle betalingen plus de eigen kosten van Stripe; bij een wekelijkse schoonmaak van £54 is dat ongeveer 11p voor SendInvoice. Voor een bedrijf dat 60 of 70 kleine facturen per maand verstuurt, maakt de vaste prijs verschil: diensten die een percentage van elke kaartbetaling rekenen, op het moment van schrijven 2,5% en hoger, zouden meer kosten dan het hele abonnement alleen al op de schoonmaakbeurten van één week.
Het enige wat SendInvoice niet doet, is zelf facturen volgens een schema versturen. Priya's maandag van negen minuten is de prijs daarvoor, en ze zegt dat ze het prettiger vindt om elke factuur te zien vertrekken.
Doe dit in SendInvoice
Stel je opgeslagen items en je vaste klanten eenmalig in en factureer de hele week maandagochtend vanaf de parkeerplaats. De geldcheck van vrijdag wordt een blik op één lijst.
Gratis factuur maken Bekijk het abonnement van £5 per maandVeelgestelde vragen
Kan SendInvoice mijn facturen elke week automatisch versturen?
Nee. SendInvoice heeft geen terugkerende of geplande facturen. Wel heeft het opgeslagen items en klantsuggesties, zodat een wekelijkse factuur voor een vaste klant een paar tikken kost: klant kiezen, opgeslagen item toevoegen, versturen. De meeste mensen vinden dat sneller dan een schema beheren.
Ik heb veel kleine facturen. Wordt de lijst niet rommelig?
Mijn documenten heeft zoeken, filters op periode, status, documenttype en valuta, en een export naar Excel (csv) of een pdf-rapport. Filteren op „Onbetaald, vorige maand” is de gebruikelijke vrijdaggewoonte.
Sommige klanten betalen contant. Hoe leg ik dat vast?
Open de factuur en tik op Markeren als betaald. Als ze iets voor hun administratie willen, maak je met één tik een ontvangstbewijs van de factuur en stuur je het per e-mail.
Ik ben niet btw-plichtig. Is dat een probleem?
Helemaal niet. De meeste kleine schoonmaak- en hoveniersbedrijven zitten onder de btw-drempel. Laat de belastingvelden leeg en toon geen btw. Als je je later registreert, voeg je je btw-nummer en tarieven toe bij Instellingen. Overleg met je boekhouder of HMRC (de Britse belastingdienst) als je het niet zeker weet.
Kan mijn collega het ook gebruiken?
SendInvoice werkt met één login en is geen product voor teams met meerdere gebruikers. Veel bedrijven met twee personen delen één account op de telefoon van degene die de administratie doet, wat prima werkt als één persoon het factureren doet.
