Cleientiaid rheolaidd yw'r math gorau o gleient a'r math gwaethaf o waith gweinyddol. Ugain o dai, pob un yn anfoneb fach, pob un ychydig yn wahanol, pob un rywsut angen noson Iau i'w didoli. Dyma sut mae wythnos yn edrych pan fydd anfonebu'n cymryd llai o amser na llwytho'r car.
Diwrnod ym mywyd
Dewch i gwrdd â Priya. Mae hi'n rhedeg busnes glanhau dau berson yn Reading gyda'i ffrind Jo. Mae ganddyn nhw 23 o gartrefi rheolaidd, llond llaw o swyddi diwedd tenantiaeth y mis, a grŵp WhatsApp gyda chleientiaid a arferai wasanaethu fel system anfonebu. Roedd "Wnaethoch chi dalu am ddydd Mawrth diwethaf?" yn frawddeg roedd hi'n ei theipio'n amlach nag yr hoffai gyfaddef.
Dydd Llun, 7:40am, y maes parcio
Mae Jo yn nôl y mopiau. Mae Priya yn eistedd yn sedd y teithiwr gyda'i ffôn, yn anfon anfonebau'r wythnos ddiwethaf cyn y tŷ cyntaf. Roedd yn arfer bod yn dasg i'w gwneud ar y gliniadur ar ddydd Sul. Nawr mae'n mynd fel hyn.
Mae hi'n tapio Anfoneb. Mae hi'n dechrau teipio "Harr" yn Bil i ac mae'r Harrisons yn ymddangos fel awgrym, gyda'r cyfeiriad a'r e-bost eisoes wedi'u llenwi. Mae hi'n tapio + Eitem wedi'i chadw ac yn dewis "Glanhau wythnosol (3 awr)" am £54. Wedi'i wneud. Nesaf: y Patels, eitem wedi'i chadw "Glanhau bob pythefnos (2 awr)", £36, a hefyd "Glanhau'r popty" am £45 am eu bod wedi gofyn y tro diwethaf. Nesaf: yr Okafors. Un anfoneb ar ddeg mewn naw munud, pob un wedi'i rhifo, pob un gyda'r logo a dynnodd nai Jo, pob un wedi'i hanfon gyda botwm Talu.
Dydd Mercher, 12:30pm, mainc yn y parc
Ymholiad newydd, glanhau diwedd tenantiaeth mewn tŷ tair ystafell wely. Mae Priya yn anfon amcangyfrif o £240 o'r fainc, gyda'r llinellau wedi'u dadansoddi fel y gall y landlord weld beth mae'n ei gael. Mae'n ateb "ewch ymlaen" erbyn pedwar o'r gloch. Ddydd Gwener, pan fydd y gwaith wedi'i orffen a'r popty yn lliw na fu ers blynyddoedd, mae hi'n agor yr amcangyfrif ac yn creu'r anfoneb ohono. Rhif newydd, yr un llinellau, wedi'i gysylltu â'r amcangyfrif fel na all neb ryfeddu'n ddiweddarach beth y cytunwyd arno.
Mae hi'n agor Fy Nghwsmeriaid ar y gliniadur y noson honno i ychwanegu ail eiddo'r landlord, oherwydd mae landlordiaid yn magu eiddo. Y rhestr yw'r lle mae hi'n mynd iddo bellach pan na all gofio cod giât; mae'n byw yn y nodiadau wrth ymyl y cwsmer.
Dydd Gwener, 6:15pm, bwrdd y gegin
Nos Wener yw'r noson arian, ac roedd yn arfer bod y rhan waethaf o'r wythnos. Sgrolio drwy WhatsApp, croeswirio ap y banc, gweithio allan pwy dalodd am beth. Nawr mae'n gip sydyn.
Mae Priya yn agor Fy Nogfennau ar ei ffôn ac yn hidlo i Heb eu Talu. Aeth dwy ar bymtheg o anfonebau allan yr wythnos hon; mae gan bedair ar ddeg y tic gwyrdd. O'r tair sydd ar ôl, mae dwy yn gleientiaid rheolaidd sydd bob amser yn talu drwy drosglwyddiad banc ar ddydd Sadwrn, felly mae hi'n eu gadael. Mae un yn gleient sydd bellach bythefnos yn hwyr ac yn dangos yn goch. Mae hi'n ei dapio ac yn anfon y nodyn atgoffa cadarnach, yr un sy'n sôn am y swm a'r dyddiad talu heb fod yn anghwrtais. Does dim rhaid iddi ei lunio. Does dim rhaid iddi deimlo'n lletchwith yn ei gylch chwaith, oherwydd daw gan "y system", sy'n beth rhyfeddol o ddefnyddiol i system fod.
Mae trosglwyddiadau dydd Sadwrn yn cyrraedd. Mae hi'n eu nodi fel rhai wedi'u talu gydag un tap yr un. Yna mae hi'n mynd i'r dafarn gyda Jo, sef holl bwynt hyn i gyd.
Dyma sut mae'r un anfoneb yn edrych yn cael ei gwneud ar ffôn, wedi'i recordio yn yr ap go iawn (dim sain):
Beth gewch chi
- Eitemau wedi'u cadw. Eich glanhau safonol, ychwanegiadau a chyfraddau fesul awr wedi'u cadw unwaith a'u hychwanegu ag un tap.
- Awgrymiadau cwsmeriaid wrth i chi deipio. Dechreuwch deipio enw yn Bil i ac mae'r manylion yn llenwi.
- Fy Nghwsmeriaid. Pob cleient gyda manylion cyswllt, y gellir chwilio ynddynt a'u hallforio.
- Talu â cherdyn o'r e-bost. Botwm Talu ym mhob e-bost a PDF anfoneb, drwy Stripe. Mae anfonebau a delir yn troi'n Wedi Talu ar eu pen eu hunain.
- Nodi fel wedi'i dalu â llaw. Ar gyfer y cleientiaid rheolaidd sy'n talu drwy drosglwyddiad banc a'r rhai sy'n talu arian parod mewn amlen.
- Wedi Talu, Heb eu Talu, Hwyr, Rhan-dalwyd. Hidlwch Fy Nogfennau yn ôl cyfnod a statws ar gyfer gwiriad nos Wener.
- Nodiadau atgoffa cynyddol. Yn gyfeillgar, yna'n gadarnach, heb i chi orfod ysgrifennu'r naill na'r llall.
- Amcangyfrifon a dyfynbrisiau ar gyfer swyddi untro. Glanhau diwedd tenantiaeth a glanhau dwfn wedi'u dyfynnu yn y fan a'r lle, yna eu troi'n anfoneb gyda Creu o hwn.
- Derbynebau ag un tap. Derbynneb o'r anfoneb i unrhyw un sydd ei hangen ar gyfer ei landlord neu ei dreuliau.
- Allforio i Excel neu PDF. Anfonebau mis fel CSV i'ch cyfrifydd neu adroddiad PDF i chi eich hun.
Beth fydd y gost
Mae'r rhagolwg am ddim yn £0 heb gerdyn. Crëwch, addaswch, lawrlwythwch ac argraffwch anfonebau ac amcangyfrifon gyda dyfrnod rhagolwg. Os ydych chi'n rhoi anfonebau papur i gleientiaid ac yn cael eich talu ag arian parod, efallai y bydd hynny'n ddigon mewn gwirionedd.
Mae anfon drwy e-bost, y botwm Talu, nodiadau atgoffa, statws talu a'r rhestrau Fy Nogfennau a Fy Nghwsmeriaid ar y cynllun Professional am £5 y mis, canslo unrhyw bryd. Mae taliadau cerdyn ar-lein yn dod â ffi platfform o 0.2% ar daliadau llwyddiannus ynghyd â ffi Stripe ei hun; ar lanhau wythnosol o £54, mae hynny tua 11c i SendInvoice. I fusnes sy'n anfon 60 neu 70 o anfonebau bach y mis, mae'r ffi sefydlog yn bwysig: byddai gwasanaethau sy'n cymryd canran o bob taliad cerdyn, 2.5% neu fwy ar adeg ysgrifennu, yn costio mwy na'r tanysgrifiad cyfan ar lanhau un wythnos yn unig.
Yr un peth nad yw SendInvoice yn ei wneud yw anfon anfonebau ar amserlen ar ei ben ei hun. Dydd Llun naw munud Priya yw'r cyfaddawd, ac mae hi'n dweud ei bod yn well ganddi weld pob un yn mynd.
Gwnewch hyn yn SendInvoice
Gosodwch eich eitemau wedi'u cadw a'ch cleientiaid rheolaidd unwaith, yna anfonebwch yr wythnos gyfan o'r maes parcio fore Llun. Mae gwiriad arian nos Wener yn dod yn gip ar un rhestr.
Creu anfoneb am ddim Gweld y cynllun £5/misCwestiynau cyffredin
A all SendInvoice anfon fy anfonebau yn awtomatig bob wythnos?
Na. Nid oes gan SendInvoice anfonebau cylchol neu wedi'u hamserlennu. Yr hyn sydd ganddo yw eitemau wedi'u cadw ac awgrymiadau cwsmeriaid, felly mae anfoneb wythnosol i gleient rheolaidd yn cymryd ychydig o dapiau: dewis y cwsmer, ychwanegu'r eitem wedi'i chadw, anfon. Mae'r rhan fwyaf o bobl yn gweld hynny'n gynt na rheoli amserlen.
Mae gen i lawer o anfonebau bach. A fydd y rhestr yn mynd yn anniben?
Mae gan Fy Nogfennau chwilio, hidlyddion yn ôl cyfnod, statws, math o ddogfen ac arian cyfred, ac allforio i Excel (CSV) neu adroddiad PDF. Hidlo i "Heb eu Talu, y mis diwethaf" yw'r arfer arferol ar nos Wener.
Mae rhai cleientiaid yn talu ag arian parod. Sut ydw i'n cofnodi hynny?
Agorwch yr anfoneb a thapiwch Nodi fel wedi'i dalu. Os ydyn nhw eisiau rhywbeth ar gyfer eu cofnodion, crëwch dderbynneb o'r anfoneb ag un tap a'i throsglwyddo drwy e-bost.
Dydw i ddim wedi cofrestru am TAW. A yw hynny'n broblem?
Ddim o gwbl. Mae'r rhan fwyaf o fusnesau glanhau a garddio bach o dan y trothwy TAW. Gadewch y meysydd treth yn wag a pheidiwch â dangos TAW. Os byddwch yn cofrestru, ychwanegwch eich rhif TAW a'ch cyfraddau yn Gosodiadau. Gwiriwch gyda'ch cyfrifydd neu HMRC os nad ydych yn siŵr.
A all fy nghydweithiwr ei ddefnyddio hefyd?
Mae SendInvoice yn defnyddio un mewngofnod, nid cynnyrch tîm aml-ddefnyddiwr. Mae llawer o fusnesau dau berson yn rhannu un cyfrif ar y ffôn sy'n trin y gwaith gweinyddol, sy'n gweithio'n dda pan fydd un person yn gwneud yr anfonebu.
