Fatturazione per pulizie, giardinieri e servizi per la casa: clienti fissi, zero burocrazia

I clienti fissi sono i migliori clienti e la peggiore burocrazia. Venti case, ognuna con una piccola fattura, ognuna un po' diversa, ognuna capace di rubarti un giovedì sera. Ecco come si presenta una settimana in cui fatturare richiede meno tempo che caricare l'auto.

Una giornata tipo

Ti presentiamo Priya. Gestisce con la sua amica Jo un'impresa di pulizie di due persone a Reading. Hanno 23 case fisse, qualche pulizia di fine locazione al mese e un gruppo WhatsApp con i clienti che faceva anche da sistema di fatturazione. "Hai pagato per martedì scorso?" era una frase che scriveva più spesso di quanto ammetta volentieri.

Lunedì, 7:40, il parcheggio

Jo tira fuori i mocio. Priya è seduta sul sedile del passeggero con il telefono e invia le fatture della settimana scorsa prima della prima casa. Una volta era un lavoro da domenica al portatile. Ora funziona così.

Tocca Fattura. Inizia a scrivere "Harr" in Fattura a e gli Harrison compaiono come suggerimento, con indirizzo ed email già compilati. Tocca + Voce salvata e sceglie "Pulizia settimanale (3 ore)" a £54. Fatto. Poi i Patel, voce salvata "Pulizia quindicinale (2 ore)", £36, più "Pulizia del forno" a £45 perché l'avevano chiesta l'ultima volta. Poi gli Okafor. Undici fatture in nove minuti, ognuna numerata, ognuna con il logo disegnato dal nipote di Jo, ognuna inviata con un pulsante Paga.

Mercoledì, 12:30, una panchina al parco

Una nuova richiesta: una pulizia di fine locazione in un trilocale. Priya invia dalla panchina una stima di £240, con le voci dettagliate perché il proprietario veda cosa riceve. Lui risponde "procedete" entro le quattro. Venerdì, a lavoro finito e con il forno di un colore che non vedeva da anni, apre la stima e crea la fattura a partire da lì. Nuovo numero, stesse voci, collegata alla stima, così nessuno potrà chiedersi in seguito cosa era stato concordato.

Quella sera apre I Miei Clienti sul portatile per aggiungere la sua seconda proprietà, perché i proprietari si moltiplicano insieme agli immobili. L'elenco è dove va ormai quando non ricorda il codice di un cancello: sta nelle note del cliente.

Venerdì, 18:15, il tavolo della cucina

Il venerdì è la serata dei conti e prima era la parte peggiore della settimana. Scorrere WhatsApp, confrontare l'app della banca, capire chi ha pagato cosa. Ora basta un'occhiata.

Priya apre I Miei Documenti sul telefono e filtra per Non pagato. Questa settimana sono uscite diciassette fatture; quattordici hanno la spunta verde. Delle tre rimaste, due sono clienti fissi che pagano sempre con bonifico di sabato, quindi le lascia stare. Una è di un cliente ormai in ritardo di due settimane e segnata in rosso. La tocca e invia il sollecito più deciso, quello che cita l'importo e la scadenza senza essere scortese. Non deve scriverlo lei. E non deve nemmeno sentirsi in imbarazzo, perché arriva dal "sistema", che è un ruolo sorprendentemente utile per un sistema.

Arrivano i bonifici del sabato. Li segna come pagati con un tocco ciascuno. Poi va al pub con Jo, che è il vero scopo di tutto questo.

Ecco come si crea la stessa fattura da telefono, registrato nell'app vera (senza audio):

Cosa ottieni

• Voci salvate. Pulizie standard, extra e tariffe orarie salvate una volta sola e aggiunte con un tocco.
• Suggerimenti sui clienti mentre scrivi. Inizia a scrivere un nome in Fattura a e i dati si compilano.
• I Miei Clienti. Ogni cliente con i suoi recapiti, ricercabile ed esportabile.
• Pagamento con carta dall'email. Un pulsante Paga in ogni email e PDF di fattura, tramite Stripe. Le fatture pagate passano da sole a Pagato.
• Segna come pagato a mano. Per chi paga sempre con bonifico e per chi lascia i contanti in una busta.
• Pagato, Non pagato, Scaduto, Pagato in parte. Filtra I Miei Documenti per periodo e stato per il controllo del venerdì.
• Solleciti graduali. Prima cordiali, poi più decisi, senza che tu debba scriverli.
• Stime e preventivi per i lavori singoli. Pulizie di fine locazione e a fondo preventivate sul posto, poi trasformate in fattura con Crea da questo.
• Ricevute con un tocco. Una ricevuta dalla fattura per chi ne ha bisogno per il proprietario di casa o per le note spese.
• Esporta in Excel o PDF. Le fatture di un mese in CSV per il tuo commercialista o in un report PDF per te.

Quanto costa

L'anteprima gratuita costa £0 e non richiede carta. Crei, personalizzi, scarichi e stampi fatture e stime con una filigrana di anteprima. Se consegni fatture cartacee ai clienti e incassi in contanti, potrebbe sinceramente bastarti.

L'invio via email, il pulsante Paga, i solleciti, lo stato dei pagamenti e gli elenchi I Miei Documenti e I Miei Clienti sono nel piano Professional a £5 al mese, disdici quando vuoi. I pagamenti online con carta hanno una commissione di piattaforma dello 0,2% sui pagamenti andati a buon fine più la commissione di Stripe; su una pulizia settimanale da £54 sono circa 11p per SendInvoice. Per chi invia 60 o 70 piccole fatture al mese, la tariffa fissa conta: i servizi che prendono una percentuale su ogni pagamento con carta, dal 2,5% in su al momento della stesura, costerebbero più dell'intero abbonamento con le pulizie di una sola settimana.

L'unica cosa che SendInvoice non fa è inviare fatture programmate in automatico. I nove minuti del lunedì di Priya sono il compromesso, e lei dice di preferire vederle partire una a una.

Domande frequenti

SendInvoice può inviare le mie fatture automaticamente ogni settimana?

No. SendInvoice non ha fatture ricorrenti o programmate. Ha però le voci salvate e i suggerimenti sui clienti, quindi una fattura settimanale per un cliente fisso richiede pochi tocchi: scegli il cliente, aggiungi la voce salvata, invia. Per la maggior parte delle persone è più rapido che gestire una programmazione.

Ho molte piccole fatture. L'elenco diventerà un caos?

I Miei Documenti hanno ricerca, filtri per periodo, stato, tipo di documento e valuta, ed esportazione in Excel (CSV) o in un report PDF. Filtrare per "Non pagato, mese scorso" è l'abitudine tipica del venerdì.

Alcuni clienti pagano in contanti. Come lo registro?

Apri la fattura e tocca Segna come pagato. Se vogliono qualcosa per i loro archivi, crea una ricevuta dalla fattura con un tocco e consegnala via email.

Non sono registrato ai fini IVA. È un problema?

Per niente. La maggior parte delle piccole imprese di pulizie e giardinaggio è sotto la soglia IVA. Lascia vuoti i campi fiscali e non mostrare l'IVA. Se ti registri, aggiungi la tua partita IVA e le aliquote in Impostazioni. Se hai dubbi, chiedi al tuo commercialista o all'HMRC (l'agenzia fiscale britannica).

Può usarlo anche il mio collega?

SendInvoice ha un unico accesso, non è un prodotto per team con più utenti. Molte attività da due persone condividono un solo account sul telefono di chi gestisce la burocrazia, e funziona bene quando a fatturare è una persona sola.