Les clients réguliers sont les meilleurs clients, mais aussi la pire paperasse. Vingt maisons, chacune avec une petite facture un peu différente, et chacune qui réclame un jeudi soir pour être réglée. Voici à quoi ressemble une semaine quand la facturation prend moins de temps que le chargement de la voiture.
Une journée type
Voici Priya. Elle dirige avec son amie Jo une petite entreprise de ménage à deux, à Reading. Elles ont 23 foyers réguliers, quelques états des lieux de sortie par mois, et un groupe WhatsApp avec leurs clients qui faisait aussi office de système de facturation. « Tu as payé mardi dernier ? » : une phrase qu'elle a tapée plus souvent qu'elle ne voudrait l'admettre.
Lundi, 7 h 40, sur le parking
Jo sort les balais. Priya, côté passager, téléphone en main, envoie les factures de la semaine dernière avant la première maison. Avant, c'était un travail du dimanche sur l'ordinateur portable. Maintenant, ça se passe ainsi.
Elle touche Facture. Elle commence à taper « Harr » dans Facturer à, et les Harrison apparaissent en suggestion, adresse et e-mail déjà remplis. Elle touche + Article enregistré et choisit « Ménage hebdomadaire (3 h) » à 54 £. Terminé. Suivants : les Patel, article enregistré « Ménage bimensuel (2 h) », 36 £, plus « Nettoyage du four » à 45 £ parce qu'ils l'avaient demandé la dernière fois. Puis les Okafor. Onze factures en neuf minutes, chacune numérotée, chacune avec le logo dessiné par le neveu de Jo, chacune envoyée avec un bouton Payer.
Mercredi, 12 h 30, sur un banc du parc
Une nouvelle demande : un nettoyage de fin de bail dans un trois-pièces. Depuis le banc, Priya envoie une estimation de 240 £, avec les lignes détaillées pour que le propriétaire voie ce qu'il obtient. Il répond « allez-y » avant quatre heures. Le vendredi, une fois le travail terminé et le four d'une couleur qu'il n'avait pas eue depuis des années, elle ouvre l'estimation et en crée la facture. Nouveau numéro, mêmes lignes, liée à l'estimation pour que personne ne se demande plus tard ce qui avait été convenu.
Le soir même, elle ouvre Mes clients sur l'ordinateur pour ajouter sa deuxième propriété, parce que les propriétaires ont tendance à en acheter d'autres. C'est là qu'elle va désormais quand elle ne se souvient plus d'un code de portail : il est noté dans la fiche du client.
Vendredi, 18 h 15, à la table de la cuisine
Le vendredi, c'est la soirée comptes, et c'était le pire moment de la semaine. Faire défiler WhatsApp, recouper avec l'appli de la banque, chercher qui a payé quoi. Maintenant, un coup d'œil suffit.
Priya ouvre Mes documents sur son téléphone et filtre sur Impayé. Dix-sept factures sont parties cette semaine ; quatorze ont la coche verte. Sur les trois restantes, deux concernent des habitués qui paient toujours par virement le samedi, donc elle les laisse. L'autre est un client en retard de deux semaines, affiché en rouge. Elle le touche et envoie le rappel plus ferme, celui qui mentionne le montant et l'échéance sans être désagréable. Elle n'a pas à le rédiger. Elle n'a pas non plus à se sentir mal à l'aise, puisque ça vient du « système », ce qui est étonnamment utile pour un système.
Les virements du samedi arrivent. Elle les marque payés d'une touche chacun. Puis elle file au pub avec Jo, ce qui est le but de tout ça.
Voici à quoi ressemble la création de la même facture sur un téléphone, enregistrée dans la vraie application (sans son) :
Ce que vous obtenez
- Articles enregistrés. Vos prestations standard, vos extras et vos tarifs horaires enregistrés une fois, ajoutés d'une simple touche.
- Suggestions de clients pendant la saisie. Commencez à taper un nom dans Facturer à et les informations se remplissent.
- Mes clients. Chaque client avec ses coordonnées, consultable et exportable.
- Paiement par carte depuis l'e-mail. Un bouton Payer dans chaque e-mail et PDF de facture, via Stripe. Les factures réglées passent seules à Payé.
- Marquer comme payé à la main. Pour les habitués du virement et ceux qui paient en espèces sous enveloppe.
- Payé, Impayé, En retard, Partiellement payé. Filtrez Mes documents par période et par statut pour le point du vendredi.
- Rappels progressifs. Aimables d'abord, plus fermes ensuite, sans que vous ayez à les rédiger.
- Estimations et devis pour les travaux ponctuels. Les nettoyages de fin de bail et les grands nettoyages chiffrés sur place, puis transformés en facture avec Créer à partir de ceci.
- Reçus d'une simple touche. Un reçu généré depuis la facture pour ceux qui en ont besoin pour leur propriétaire ou leurs notes de frais.
- Export vers Excel ou PDF. Les factures d'un mois en CSV pour votre comptable, ou un rapport PDF pour vous.
Ce que ça coûte
L'aperçu gratuit coûte 0 £, sans carte. Créez, personnalisez, téléchargez et imprimez des factures et des estimations avec un filigrane d'aperçu. Si vous remettez des factures papier à vos clients et que vous êtes payé en espèces, cela peut très bien suffire.
L'envoi par e-mail, le bouton Payer, les rappels, le suivi des paiements et les listes Mes documents et Mes clients font partie de l'offre Professional à 5 £ par mois, résiliable à tout moment. Les paiements en ligne par carte entraînent des frais de plateforme de 0,2 % sur les paiements réussis, plus les frais propres de Stripe ; sur un ménage hebdomadaire à 54 £, cela représente environ 11 pence pour SendInvoice. Pour une entreprise qui envoie 60 ou 70 petites factures par mois, le tarif fixe compte : les services qui prélèvent un pourcentage sur chaque paiement par carte, 2,5 % et plus au moment de la rédaction, coûteraient plus cher que l'abonnement entier sur les ménages d'une seule semaine.
La seule chose que SendInvoice ne fait pas, c'est envoyer seul des factures selon un calendrier. Le lundi de neuf minutes de Priya en est la contrepartie, et elle dit qu'elle préfère voir partir chaque facture.
Faites-le dans SendInvoice
Configurez une fois vos articles enregistrés et vos habitués, puis facturez toute la semaine depuis le parking le lundi matin. Le point d'argent du vendredi se résume à un coup d'œil sur une liste.
Créer une facture gratuite Voir l'offre à 5 £/moisQuestions fréquentes
SendInvoice peut-il envoyer mes factures automatiquement chaque semaine ?
Non. SendInvoice n'a pas de factures récurrentes ou programmées. En revanche, il a des articles enregistrés et des suggestions de clients : une facture hebdomadaire pour un client régulier se fait en quelques touches (choisir le client, ajouter l'article enregistré, envoyer). La plupart des gens trouvent cela plus rapide que de gérer un calendrier.
J'ai beaucoup de petites factures. La liste va-t-elle devenir confuse ?
Mes documents propose la recherche, des filtres par période, statut, type de document et devise, ainsi qu'un export vers Excel (CSV) ou un rapport PDF. Filtrer sur « Impayé, le mois dernier » est l'habitude classique du vendredi.
Certains clients paient en espèces. Comment l'enregistrer ?
Ouvrez la facture et touchez Marquer comme payé. S'ils veulent un document pour leurs archives, créez un reçu depuis la facture d'une touche et envoyez-le par e-mail.
Je ne suis pas assujetti à la TVA. Est-ce un problème ?
Pas du tout. La plupart des petites entreprises de ménage et de jardinage sont sous le seuil de TVA. Laissez les champs de taxe vides et n'affichez pas de TVA. Si vous vous immatriculez plus tard, ajoutez votre numéro de TVA et vos taux dans Paramètres. En cas de doute, demandez à votre comptable ou à l'HMRC (l'administration fiscale britannique).
Mon collègue peut-il l'utiliser aussi ?
SendInvoice fonctionne avec une seule connexion ; ce n'est pas un produit d'équipe multi-utilisateurs. De nombreuses entreprises de deux personnes partagent un seul compte sur le téléphone de celle qui gère l'administratif, ce qui marche bien quand une seule personne s'occupe de la facturation.
