Een bruiloft is achttien maanden spanning en vreugde voor het stel en achttien maanden administratie voor jou. De offerte, de aanbetaling die de datum vasthoudt, het restant dat „vóór de galerij” betaald moet zijn, de herinnering waar je tegenop ziet naar mensen die in augustus bij jou uithuilden. Zo gaat één boeking als het papierwerk bij elke fase drie tikken kost.
Een dag uit het leven
Maak kennis met Ellie. Huwelijksfotografe in de Cotswolds, 28 bruiloften per jaar, een hond genaamd Pixel en een cameratas die meer kost dan haar auto. Ze houdt van de stellen. Ze hield niet van de spreadsheet „Betalingen DEFINITIEF v3” of van het feit dat ze ooit bijna een datum kwijtraakte omdat een e-mail over een aanbetaling een week in Concepten stond.
Januari, 20:30 uur, de aanvraag
Hannah en Sam willen een pakket voor de hele dag voor een bruiloft in september in een schuur bij Chipping Campden. Ze hebben om „een echte offerte” gevraagd, omdat Sams vader de helft betaalt en het zwart op wit wil zien. Ellie opent SendInvoice op de bank. Haar studionaam, logo en een handtekening die ze op de telefoon tekende staan er al uit Instellingen. Offerte: dekking hele dag £2,200, tweede fotograaf £450, fine-art album £390. Voorwaarden: 25% aanbetaling om de datum vast te leggen, restant betaalbaar twee weken voor de bruiloft. QUO-0022, verstuurd om 20:41.
Februari, 11:15 uur, de datum is vastgelegd
Ze zeggen ja. In de oude routine typte ze het pakket opnieuw uit als aanvraag voor een aanbetaling; in de nieuwe opent ze de offerte op de laptop en tikt ze op Maken op basis hiervan. Pro-formafactuur is een van de voorgestelde typen. De gegevens van het stel, de drie regels en het totaal worden overgenomen; de aanbetaling wordt één regel van £760, met een notitie dat het restant in augustus volgt. Nieuw nummer, met „Van QUO-0022” erop zodat niemand zich ooit afvraagt waar die £760 voor was.
Sams vader betaalt hem die middag met kaart vanuit de e-mail. De pro-forma springt op Betaald met een groen vinkje en de datum gaat met pen in de agenda. Dat vinkje is het moment waarop de boeking echt wordt.
Augustus, 7:50 uur, het restant
Nog drie weken te gaan. De oude Ellie zou een zorgvuldige e-mail opstellen en zich zorgen maken over de toon. In plaats daarvan opent ze de offerte op haar telefoon, tikt op het actiemenu, Maken op basis hiervan, Factuur. Het restant is £2,280, betaalbaar op 1 september. Ze verstuurt hem met de Betaalknop terwijl Pixel bij de deur wacht.
Een week voor de vervaldatum is er niets binnen. Ze stelt niets op. Ze tikt op de factuur en stuurt de vriendelijke herinnering, die uitgaat met haar huisstijl, de pdf en de Betaalknop. Hannah antwoordt binnen het uur: „sorry, bruidshoofd, ik betaal nu”. Kaartbetaling, groen vinkje, en Ellie hoefde niet degene te zijn die twee keer vraagt.
Oktober, 22:00 uur, de galerij gaat live
Zeshonderd bewerkte foto's, het album is besteld en nog één tik: Maken op basis hiervan, Ontvangstbewijs, voor de bruiloftsmap van het stel. Daarna opent ze Mijn documenten en scrolt door het jaar. Achtentwintig bruiloften, elk een offerte, een pro-forma en een factuur, bijna allemaal groen. Twee restanten voor volgend voorjaar zijn nog Onbetaald, zoals het hoort. Eén van een zakelijke shoot is Achterstallig en rood, en ze stuurt de strengere herinnering zonder erbij na te denken.
„Betalingen DEFINITIEF v3” is sinds maart niet meer geopend.
De pakketofferte die de factuur wordt, opgenomen in de echte app (zonder geluid):
Wat je krijgt
- Offertes die aanbetalingen en restanten worden. Een offerte voor het pakket, een pro-forma voor de aanbetaling, een factuur voor het restant, elk gemaakt uit de vorige en gekoppeld.
- Betalen met kaart vanuit de e-mail. Betaalknop met Stripe in elke e-mail en pdf; het document springt vanzelf op Betaald.
- Handmatig als betaald markeren. Voor bankoverschrijvingen en het contante geld van de ouders van het stel.
- Oplopende herinneringen. Eerst vriendelijk, later strenger, in jouw huisstijl, zodat jij nooit degene bent die twee keer moet vragen.
- Ontvangstbewijzen met één tik. Een ontvangstbewijs van de betaalde factuur voor de bruiloftsmap.
- Betaald, Onbetaald, Achterstallig, Gedeeltelijk betaald. Het hele seizoen in één blik in Mijn documenten, met filters op periode en status.
- Opgeslagen items. „Dekking hele dag”, „Tweede fotograaf”, „Fine-art album” eenmalig opgeslagen, met een tik toegevoegd.
- Jouw stijl. 100+ sjablonen, je logo, een getekende of geüploade handtekening; het ziet eruit als jouw merk, niet als een boekhoudafdeling.
- Mijn klanten. Elk stel en elke locatie, als suggestie tijdens het typen.
- Creditnota's. Albumupgrade geannuleerd? Een creditnota vanuit de factuur in plaats van een bewerkte pdf.
Wat het kost
Het gratis voorbeeld kost £0 en vraagt geen kaart. Je kunt offertes, pro-formafacturen en facturen maken, aanpassen, downloaden en printen met een watermerk van het voorbeeld. Een goede manier om je huisstijl op een document te zien voordat je je ergens aan vastlegt.
Per e-mail versturen, de Betaalknop, herinneringen, tracking van Betaald/Onbetaald, Mijn documenten en Mijn klanten, opgeslagen items en premiumsjablonen zitten in het Professional-abonnement van £5 per maand, op elk moment opzegbaar. Kaartbetalingen hebben 0,2% platformkosten op succesvolle online betalingen plus de eigen kosten van Stripe: £4.56 op een restant van £2,280. Bankoverschrijvingen kosten niets extra.
Bruiloftsfacturen zijn groot en weinig in aantal, en juist daar wint een vaste prijs. Diensten die op het moment van schrijven 2,5% tot 2,9% per kaartbetaling rekenen, zouden £57 of meer kosten op datzelfde restant. Wat SendInvoice niet doet, zijn contracten, galerijen, planning of boekhouding. Het regelt het geldpapierwerk en laat de rest aan de tools die je al hebt.
Doe dit in SendInvoice
Offreer het pakket, maak er de pro-forma voor de aanbetaling van als ze ja zeggen en factureer het restant drie weken van tevoren vanaf je telefoon. Laat de herinneringen het najagen doen.
Gratis factuur maken Bekijk het abonnement van £5 per maandVeelgestelde vragen
Wat is de beste manier om een boekingsaanbetaling te vragen?
Stuur een pro-formafactuur voor de aanbetaling, gemaakt vanuit de offerte zodat de pakketgegevens worden overgenomen. Hij bevat een Betaalknop zodat het stel met kaart kan betalen. Als ze dat doen, springt de pro-forma op Betaald en is de datum van jou.
Kan ik het restant factureren voordat ik de galerij lever?
Ja. Maak de restantfactuur vanuit de oorspronkelijke offerte of pro-forma; het nieuwe document krijgt een eigen nummer en blijft gekoppeld. Veel fotografen versturen hem de week na de bruiloft met een notitie dat de galerij live gaat na betaling.
Kunnen stellen met kaart betalen?
Ja. Ze tikken op Betalen in de e-mail of op de pdf en betalen via Stripe. Je kunt ook per bankoverschrijving worden betaald en de factuur handmatig als betaald markeren.
Ik ben niet btw-plichtig. Toon ik btw?
Nee. Als je niet btw-plichtig bent, mag je geen btw rekenen of tonen. Laat de belastingvelden leeg. Registreer je je later, voeg dan je btw-nummer en tarieven toe bij Instellingen. Overleg met je boekhouder of HMRC (de Britse belastingdienst) als je niet zeker weet hoe het zit.
Kan ik een ontvangstbewijs sturen zodra het restant is betaald?
Ja. Tik vanuit de betaalde factuur op Maken op basis hiervan en kies Ontvangstbewijs. De gegevens worden overgenomen en het gaat uit in jouw huisstijl. Stellen vinden het fijn er een te hebben voor de bruiloftsmap.
Doet het ook contracten of galerijen?
Nee. SendInvoice is voor offertes, facturen, ontvangstbewijzen en de andere documenten rond betaald worden. Je contract- en galerijtools blijven zoals ze zijn; SendInvoice regelt het geldpapierwerk ernaast.
