Maak professionele inkooporders voor inkoop bij leveranciers, voorraadbeheer en budgetbeheersing. Stroomlijn je inkoop met direct gegenereerde inkooporders en tracking. Probeer het gratis: maak, pas aan en bekijk inkooporders, zonder creditcard. Verstuur per e-mail en ontvang online betalingen met Professional (£5 per maand).
Wettelijk
Bindend contract
Direct
Goedkeuringsproces
Volgen
Volledig inzicht
Maak elk zakelijk document
Een inkooporder is een juridisch bindend document dat een koper aan een leverancier stuurt om een aankoop te autoriseren. Het specificeert soorten, aantallen en overeengekomen prijzen van producten of diensten. Zodra de leverancier hem accepteert, wordt het een contract tussen beide partijen.
Creëert een bindende overeenkomst die koper en leverancier beschermt met duidelijke voorwaarden.
Maakt autorisatie en bewaking van uitgaven mogelijk voordat je tot aankoop overgaat.
Houdt een volledig overzicht van alle aankooptransacties bij voor naleving en audits.
Maakt driewegmatching mogelijk tussen inkooporder, goederenontvangst en leveranciersfactuur.
Geautoriseerd door: Sarah Johnson, Procurement Manager
De belangrijkste voordelen van een inkoopordersysteem in je bedrijf
Autoriseer uitgaven vooraf en voorkom ongeautoriseerde aankopen
Bindend contract dat beide partijen beschermt bij geschillen
Houd voorraadniveaus bij en beheer nabestellingen efficiënt
Volledige documentatie voor audits en naleving
Bouw betere relaties op met duidelijke communicatie
Stroomlijn de inkoop en verkort de verwerkingstijd
Alles wat je nodig hebt voor efficiënt inkoopbeheer
Opeenvolgende inkoopordernummers met eigen prefixen voor overzicht en tracking.
Beheer leveranciersgegevens, contactpersonen en betalingsvoorwaarden op één plek.
Autorisatieproces met meerdere niveaus, met bestedingslimieten en meldingen.
Productdatabase met omschrijvingen, SKU's en standaardprijzen.
Volg uitgaven ten opzichte van budgetten met rapportage in realtime.
Stem inkooporder, goederenontvangst en factuur op elkaar af voor betalingsautorisatie.
Professionele inkooporders als pdf, met eigen huisstijl en logo.
Verstuur inkooporders rechtstreeks per e-mail naar leveranciers, met leveringsbevestiging.
Volg de status van de inkooporder van aanmaak tot levering en facturatie.
Vereenvoudig inkoop met SendInvoice
Inkooporder gratis makenGratis • Geen creditcard • Leveranciersbeheer • Budgetbeheersing
Ja, een inkooporder wordt een juridisch bindend contract zodra de leverancier hem accepteert. Hij legt de exacte voorwaarden van de transactie vast, zoals producten, aantallen, prijzen, leverdata en betalingsvoorwaarden, en beschermt zo beide partijen bij geschillen.
Een inkooporder wordt door de koper gemaakt om goederen/diensten bij een leverancier te bestellen. Een factuur wordt door de leverancier gemaakt om betaling te vragen voor geleverde goederen/diensten. De inkooporder zet de transactie in gang, de factuur sluit haar af met een betalingsverzoek.
De koper (het inkopende bedrijf) maakt de inkooporder. Meestal maakt een inkoopafdeling, inkoopmanager of bevoegde medewerker de order nadat de nodige goedkeuringen zijn verkregen. Daarna gaat hij naar de leverancier om de bestelling uit te voeren.
Onmisbaar zijn: een uniek inkoopordernummer, gegevens van koper en leverancier, orderdatum, gewenste leverdatum, gedetailleerde artikelomschrijvingen met aantallen en eenheidsprijzen, subtotaal en totaalbedrag, afleveradres, betalingsvoorwaarden en een bevoegde handtekening. Aanvullende algemene voorwaarden kunnen worden toegevoegd.
Driewegmatching is het controleren of de inkooporder, de goederenontvangst en de leveranciersfactuur allemaal overeenkomen voordat een betaling wordt goedgekeurd. Met deze controle betaal je alleen voor goederen die echt zijn besteld en ontvangen tegen de afgesproken prijs, en voorkom je fraude en fouten.
Ja, maar alleen met instemming van de leverancier. Vóór acceptatie kun je vrij annuleren of wijzigen. Na acceptatie heb je toestemming van de leverancier nodig, omdat het een bindend contract is. Geef een wijziging van de inkooporder uit waarin de overeengekomen aanpassingen staan. Bewaar alle versies voor audits.
Hoewel niet wettelijk verplicht, worden inkooporders zelfs voor kleine bedrijven sterk aanbevolen. Ze geven financiële controle, voorkomen ongeautoriseerde uitgaven, zorgen voor een auditspoor, maken afspraken met leveranciers duidelijk en beschermen je juridisch. Ze worden vooral belangrijk naarmate je bedrijf groeit.
Bewaar inkooporders minstens 6 tot 7 jaar voor belasting- en auditdoeleinden. In het VK eist HMRC (de Britse belastingdienst) dat bedrijfsadministratie 6 jaar wordt bewaard. In sommige sectoren gelden langere bewaartermijnen. Bewaar ze digitaal voor snelle toegang en om ruimte te besparen. Controleer de lokale regelgeving voor specifieke eisen.
