Eine Hochzeit sind achtzehn Monate Vorfreude für das Paar und achtzehn Monate Verwaltung für Sie. Das Angebot, die Anzahlung, die das Datum sichert, der Restbetrag, der „vor der Galerie“ fällig ist, die Erinnerung, die Sie nur ungern an Leute schicken, die sich im August bei Ihnen ausgeweint haben. So läuft eine Buchung, wenn der Papierkram in jeder Phase nur drei Tipps braucht.
Ein Tag im Leben
Das ist Ellie. Hochzeitsfotografin in den Cotswolds, 28 Hochzeiten im Jahr, ein Hund namens Pixel und eine Kameratasche, die mehr kostet als ihr Auto. Sie liebt die Paare. Die Tabelle namens „Zahlungen FINAL v3“ liebte sie nicht, und auch nicht, dass sie einmal fast einen Termin verloren hätte, weil eine E-Mail zur Anzahlung eine Woche im Entwurfsordner lag.
Januar, 20:30 Uhr, die Anfrage
Hannah und Sam möchten ein Ganztagespaket für eine Hochzeit im September in einer Scheune bei Chipping Campden. Sie haben „ein ordentliches Angebot“ erbeten, weil Sams Vater die Hälfte zahlt und es schriftlich sehen will. Ellie öffnet SendInvoice auf dem Sofa. Studioname, Logo und eine Unterschrift, die sie auf dem Handy gezeichnet hat, sind schon aus den Einstellungen da. Angebot: ganztägige Begleitung £2,200, zweiter Fotograf £450, Fine-Art-Album £390. Bedingungen: 25 % Anzahlung zur Sicherung des Termins, Restbetrag zwei Wochen vor der Hochzeit fällig. QUO-0022, gesendet um 20:41.
Februar, 11:15 Uhr, der Termin ist gesichert
Sie sagen zu. Früher hieß das, das Paket noch einmal als Anzahlungsanforderung abzutippen; jetzt öffnet sie das Angebot am Laptop und tippt auf „Daraus erstellen“. Proformarechnung ist einer der vorgeschlagenen Typen. Die Daten des Paares, die drei Positionen und die Summe werden übernommen; die Anzahlung wird zu einer einzigen Zeile über £760, mit dem Hinweis, dass der Restbetrag im August folgt. Neue Nummer, mit „Aus QUO-0022“ darauf gedruckt, damit niemand rätseln muss, wofür die £760 waren.
Sams Vater zahlt sie am Nachmittag per Karte aus der E-Mail. Die Proformarechnung wechselt mit einem grünen Haken auf Bezahlt, und der Termin kommt mit Kugelschreiber in den Kalender. Dieser Haken ist der Moment, in dem die Buchung real wird.
August, 7:50 Uhr, der Restbetrag
Drei Wochen vorher. Die alte Ellie würde jetzt eine sorgfältige E-Mail formulieren und sich um den Ton sorgen. Stattdessen öffnet sie das Angebot auf dem Handy, tippt auf das Aktionsmenü, „Daraus erstellen“, Rechnung. Der Restbetrag beträgt £2,280, fällig am 1. September. Sie sendet ihn mit dem Bezahlen-Button, während Pixel an der Tür wartet.
Eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum ist nichts eingegangen. Sie entwirft nichts. Sie tippt die Rechnung an und sendet die freundliche Erinnerung, die mit ihrem Branding, dem PDF und dem Bezahlen-Button rausgeht. Hannah antwortet innerhalb einer Stunde: „Tut mir so leid, Hochzeitsgehirn, zahle jetzt“. Kartenzahlung, grüner Haken, und Ellie musste nicht die sein, die zweimal fragt.
Oktober, 22:00 Uhr, die Galerie geht online
Sechshundert bearbeitete Fotos, das Album in Bestellung und ein letzter Tipp: „Daraus erstellen“, Quittung, für den Hochzeitsordner des Paares. Dann öffnet sie „Meine Dokumente“ und scrollt durchs Jahr. Achtundzwanzig Hochzeiten, jede ein Angebot, eine Proformarechnung und eine Rechnung, fast alle grün. Zwei Restbeträge fürs nächste Frühjahr sind noch Unbezahlt, wie es sein soll. Einer von einem Firmenshooting ist Überfällig und rot, und sie sendet die bestimmtere Erinnerung, ohne groß nachzudenken.
„Zahlungen FINAL v3“ wurde seit März nicht mehr geöffnet.
Das Paketangebot wird zur Rechnung, aufgenommen in der echten App (ohne Ton):
Das bekommen Sie
- Angebote, die zu Anzahlungen und Restbeträgen werden. Ein Angebot für das Paket, eine Proformarechnung für die Anzahlung, eine Rechnung für den Restbetrag, jeweils aus dem vorherigen erstellt und verknüpft.
- Per Karte aus der E-Mail bezahlen. Bezahlen-Button mit Stripe in jeder E-Mail und jedem PDF; das Dokument wechselt von selbst auf Bezahlt.
- Manuell als bezahlt markieren. Für Überweisungen und das Bargeld von den Eltern des Paares.
- Eskalierende Erinnerungen. Erst freundlich, später bestimmter, unter Ihrem Namen, damit Sie nie diejenige sein müssen, die zweimal fragt.
- Quittungen mit einem Tipp. Eine Quittung aus der bezahlten Rechnung für den Hochzeitsordner.
- Bezahlt, Unbezahlt, Überfällig, Teilweise bezahlt. Die ganze Saison auf einen Blick in „Meine Dokumente“, mit Filtern nach Zeitraum und Status.
- Gespeicherte Positionen. „Ganztägige Begleitung“, „Zweiter Fotograf“, „Fine-Art-Album“ einmal gespeichert, mit einem Tipp hinzugefügt.
- Ihr Auftritt. Über 100 Vorlagen, Ihr Logo, eine gezeichnete oder hochgeladene Unterschrift; es sieht nach Ihrer Marke aus, nicht nach einer Buchhaltungsabteilung.
- Meine Kunden. Jedes Paar und jede Location, beim Eintippen als Vorschlag.
- Gutschriften. Albumupgrade storniert? Eine Gutschrift aus der Rechnung statt eines bearbeiteten PDFs.
Was es kostet
Die kostenlose Vorschau kostet £0 und verlangt keine Karte. Sie können Angebote, Proformarechnungen und Rechnungen mit einem Vorschau-Wasserzeichen erstellen, anpassen, herunterladen und ausdrucken. So sehen Sie Ihr Branding auf einem Dokument, bevor Sie sich festlegen.
E-Mail-Versand, der Bezahlen-Button, Erinnerungen, die Nachverfolgung von Bezahlt/Unbezahlt, „Meine Dokumente“ und „Meine Kunden“, gespeicherte Positionen und Premium-Vorlagen gehören zum Professional-Tarif für £5 im Monat, jederzeit kündbar. Kartenzahlungen kosten 0,2 % Plattformgebühr auf erfolgreiche Online-Zahlungen plus die eigene Gebühr von Stripe: £4.56 bei einem Restbetrag von £2,280. Überweisungen kosten nichts extra.
Hochzeitsrechnungen sind groß und selten, und genau dort gewinnt eine Pauschale. Dienste, die zum Zeitpunkt der Erstellung 2,5 % bis 2,9 % pro Kartenzahlung nehmen, würden für denselben Restbetrag £57 oder mehr kosten. Nicht abgedeckt sind bei SendInvoice Verträge, Galerien, Terminplanung oder Buchhaltung. Es kümmert sich um den Papierkram rund ums Geld und überlässt den Rest den Tools, die Sie schon haben.
So geht es in SendInvoice
Bieten Sie das Paket an, machen Sie daraus die Anzahlungs-Proformarechnung, wenn der Kunde zusagt, und stellen Sie den Restbetrag drei Wochen vorher vom Handy aus in Rechnung. Lassen Sie die Erinnerungen das Nachfassen übernehmen.
Kostenlose Rechnung erstellen Tarif für 5 £/Monat ansehenHäufig gestellte Fragen
Was ist der beste Weg, eine Buchungsanzahlung zu erhalten?
Senden Sie eine Proformarechnung für die Anzahlung, aus dem Angebot erstellt, damit die Paketdetails übernommen werden. Sie enthält einen Bezahlen-Button, damit das Paar per Karte zahlen kann. Sobald es das tut, wechselt die Proformarechnung auf Bezahlt, und der Termin gehört Ihnen.
Kann ich den Restbetrag abrechnen, bevor ich die Galerie liefere?
Ja. Erstellen Sie die Restbetragsrechnung aus dem ursprünglichen Angebot oder der Proformarechnung; das neue Dokument erhält eine eigene Nummer und bleibt verknüpft. Viele Fotografen senden sie in der Woche nach der Hochzeit mit dem Hinweis, dass die Galerie bei Zahlung freigeschaltet wird.
Können Paare per Karte zahlen?
Ja. Sie tippen in der E-Mail oder im PDF auf „Bezahlen“ und zahlen über Stripe. Sie können auch per Überweisung bezahlt werden und die Rechnung manuell als bezahlt markieren.
Ich bin nicht umsatzsteuerlich registriert. Muss ich VAT ausweisen?
Nein. Wenn Sie nicht umsatzsteuerlich registriert sind, dürfen Sie keine VAT berechnen oder ausweisen. Lassen Sie die Steuerfelder leer. Wenn Sie sich später registrieren, tragen Sie Ihre VAT-Nummer und Steuersätze in den Einstellungen ein. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater oder HMRC (die britische Steuerbehörde), wo Sie stehen.
Kann ich eine Quittung senden, sobald der Restbetrag bezahlt ist?
Ja. Tippen Sie in der bezahlten Rechnung auf „Daraus erstellen“ und wählen Sie Quittung. Die Daten werden übernommen, und sie geht mit Ihrem Branding raus. Paare haben gern eine für ihren Hochzeitsordner.
Gibt es Verträge oder Galerien?
Nein. SendInvoice ist für Angebote, Rechnungen, Quittungen und die anderen Dokumente rund ums Bezahltwerden. Ihre Vertrags- und Galerie-Tools bleiben, wie sie sind; SendInvoice kümmert sich daneben um den Geldpapierkram.
