Un matrimonio è diciotto mesi di entusiasmo per la coppia e diciotto mesi di burocrazia per te. Il preventivo, l'acconto che blocca la data, il saldo dovuto "prima della galleria", il sollecito che temi di mandare a persone che ad agosto ti hanno pianto sulla spalla. Ecco come procede una prenotazione quando le carte richiedono tre tocchi a ogni fase.
Una giornata tipo
Ti presentiamo Ellie. Fotografa di matrimoni nei Cotswolds, 28 matrimoni all'anno, un cane di nome Pixel e una borsa per la fotocamera che costa più della sua auto. Ama le coppie. Non amava il foglio di calcolo chiamato "Pagamenti DEFINITIVO v3" né il fatto di aver quasi perso una data perché l'email di un acconto era rimasta una settimana in Bozze.
Gennaio, 20:30, la richiesta
Hannah e Sam vogliono un pacchetto di una giornata intera per un matrimonio a settembre in un fienile vicino a Chipping Campden. Hanno chiesto "un preventivo vero" perché il padre di Sam paga metà e vuole vederlo per iscritto. Ellie apre SendInvoice sul divano. Nome dello studio, logo e una firma disegnata sul telefono sono già lì da Impostazioni. Preventivo: copertura di una giornata intera £2,200, secondo fotografo £450, album fine-art £390. Condizioni: acconto del 25% per bloccare la data, saldo dovuto due settimane prima del matrimonio. QUO-0022, inviato alle 20:41.
Febbraio, 11:15, la data è bloccata
Dicono di sì. La vecchia routine prevedeva di riscrivere il pacchetto come richiesta di acconto; la nuova consiste nell'aprire il preventivo sul portatile e toccare Crea da questo. Fattura proforma è uno dei tipi suggeriti. I dati della coppia, le tre voci e il totale passano; l'acconto diventa una sola riga da £760, con una nota che il saldo seguirà in agosto. Nuovo numero, con stampato "Da QUO-0022" così nessuno si chiederà mai a cosa servissero quei £760.
Il padre di Sam paga con carta dall'email nel pomeriggio. La proforma passa a Pagato con la spunta verde e la data va in agenda a penna. Quella spunta è il momento in cui la prenotazione diventa reale.
Agosto, 7:50, il saldo
Tre settimane prima. La vecchia Ellie starebbe componendo un'email attenta, preoccupata del tono. Invece apre il preventivo sul telefono, tocca il pannello azioni, Crea da questo, Fattura. Il saldo è £2,280, scadenza 1 settembre. Lo invia con il pulsante Paga mentre Pixel aspetta vicino alla porta.
Una settimana prima della scadenza non è arrivato nulla. Non scrive alcuna bozza. Tocca la fattura e invia il sollecito cordiale, che parte con il suo marchio, il PDF e il pulsante Paga. Hannah risponde entro un'ora: "scusate tanto, testa da matrimonio, pago subito". Pagamento con carta, spunta verde, e Ellie non ha dovuto essere quella che chiede due volte.
Ottobre, 22:00, la galleria va online
Seicento foto ritoccate, l'album ordinato e un ultimo tocco: Crea da questo, Ricevuta, per la cartella del matrimonio della coppia. Poi apre I Miei Documenti e scorre l'anno. Ventotto matrimoni, ciascuno con preventivo, proforma e fattura, quasi tutti verdi. Due saldi per la prossima primavera sono ancora Non pagato, com'è giusto. Uno di un servizio aziendale è Scaduto e rosso, e invia il sollecito più deciso senza pensarci.
"Pagamenti DEFINITIVO v3" non viene aperto da marzo.
Il preventivo del pacchetto che diventa fattura, registrato nell'app vera (senza audio):
Cosa ottieni
- Preventivi che diventano acconti e saldi. Un preventivo per il pacchetto, una proforma per l'acconto, una fattura per il saldo, ciascuna creata dalla precedente e collegata.
- Pagamento con carta dall'email. Pulsante Paga con Stripe in ogni email e PDF; il documento passa da solo a Pagato.
- Segna come pagato a mano. Per i bonifici e per i contanti dei genitori degli sposi.
- Solleciti graduali. Prima cordiali, poi più decisi, con il tuo marchio, così non devi mai essere tu a chiedere due volte.
- Ricevute con un tocco. Una ricevuta dalla fattura pagata per la cartella del matrimonio.
- Pagato, Non pagato, Scaduto, Pagato in parte. Tutta la stagione a colpo d'occhio in I Miei Documenti, con filtri per periodo e stato.
- Voci salvate. "Copertura di una giornata intera", "Secondo fotografo", "Album fine-art" salvate una volta sola, aggiunte con un tocco.
- Il tuo stile. Oltre 100 modelli, il tuo logo, una firma disegnata o caricata; sembra il tuo marchio, non un ufficio contabilità.
- I Miei Clienti. Ogni coppia e ogni location, suggerite mentre scrivi.
- Note di credito. Upgrade dell'album annullato? Una nota di credito dalla fattura invece di un PDF modificato.
Quanto costa
L'anteprima gratuita costa £0 e non chiede carta. Puoi creare, personalizzare, scaricare e stampare preventivi, proforma e fatture con una filigrana di anteprima. È un buon modo per vedere il tuo marchio su un documento prima di impegnarti.
L'invio via email, il pulsante Paga, i solleciti, il monitoraggio Pagato/Non pagato, I Miei Documenti e I Miei Clienti, le voci salvate e i modelli premium sono nel piano Professional a £5 al mese, disdici quando vuoi. I pagamenti con carta hanno una commissione di piattaforma dello 0,2% sui pagamenti online andati a buon fine più la commissione di Stripe: £4.56 su un saldo di £2,280. I bonifici non costano nulla in più.
Le fatture dei matrimoni sono grandi e poche, ed è proprio qui che una tariffa fissa vince. Al momento della stesura, i servizi che prendono dal 2,5% al 2,9% per ogni pagamento con carta costerebbero £57 o più sullo stesso saldo. SendInvoice non gestisce contratti, gallerie, agenda o contabilità. Si occupa delle carte dei soldi e lascia il resto agli strumenti che già usi.
Fallo in SendInvoice
Fai il preventivo del pacchetto, trasformalo nella proforma dell'acconto quando dicono sì e fattura il saldo dal telefono tre settimane prima. Lascia che siano i solleciti a inseguire.
Crea una fattura gratis Scopri il piano da £5 al meseDomande frequenti
Qual è il modo migliore per incassare un acconto di prenotazione?
Invia una fattura proforma per l'acconto, creata dal preventivo così i dettagli del pacchetto passano. Include un pulsante Paga così la coppia può pagare con carta. Quando lo fa, la proforma passa a Pagato e la data è tua.
Posso fatturare il saldo prima di consegnare la galleria?
Sì. Crea la fattura del saldo dal preventivo o dalla proforma originale; il nuovo documento ha il suo numero e resta collegato. Molti fotografi la inviano la settimana dopo il matrimonio con una nota che la galleria va online al pagamento.
Le coppie possono pagare con carta?
Sì. Toccano Paga nell'email o sul PDF e pagano tramite Stripe. Puoi anche essere pagato con bonifico e segnare la fattura come pagata a mano.
Non sono registrato ai fini IVA. Devo mostrare l'IVA?
No. Se non sei registrato ai fini IVA non devi addebitare né mostrare l'IVA. Lascia vuoti i campi fiscali. Se ti registri più avanti, aggiungi la tua partita IVA e le aliquote in Impostazioni. Se hai dubbi sulla tua posizione, chiedi al tuo commercialista o all'HMRC (l'agenzia fiscale britannica).
Posso inviare una ricevuta quando il saldo è pagato?
Sì. Dalla fattura pagata tocca Crea da questo e scegli Ricevuta. I dettagli passano e parte con il tuo marchio. Alle coppie piace averne una per la cartella del matrimonio.
Gestisce contratti o gallerie?
No. SendInvoice serve per preventivi, fatture, ricevute e gli altri documenti legati al farsi pagare. I tuoi strumenti per contratti e gallerie restano com'erano; SendInvoice si occupa delle carte dei soldi accanto a loro.
