Un mariage, c'est dix-huit mois d'enthousiasme pour les mariés et dix-huit mois de paperasse pour vous. Le devis, l'acompte qui bloque la date, le solde dû « avant la galerie », la relance que vous redoutez d'envoyer à des gens qui ont pleuré sur votre épaule en août. Voici comment se déroule une réservation quand la paperasse se règle en trois touches à chaque étape.
Une journée type
Voici Ellie. Photographe de mariage dans les Cotswolds, 28 mariages par an, un chien nommé Pixel et un sac photo qui coûte plus cher que sa voiture. Elle adore les couples. Elle n'aimait pas le tableur intitulé « Paiements FINAL v3 », ni le fait d'avoir failli perdre une date parce qu'un e-mail d'acompte était resté une semaine dans les brouillons.
Janvier, 20 h 30, la demande
Hannah et Sam veulent une formule journée complète pour un mariage en septembre dans une grange près de Chipping Campden. Ils ont demandé « un vrai devis » parce que le père de Sam finance la moitié et veut le voir par écrit. Ellie ouvre SendInvoice sur le canapé. Le nom de son studio, son logo et une signature tracée sur son téléphone sont déjà là, repris depuis Paramètres. Devis : couverture de la journée complète 2 200 £, second photographe 450 £, album d'art 390 £. Conditions : 25 % d'acompte pour réserver la date, solde dû deux semaines avant le mariage. QUO-0022, envoyé à 20 h 41.
Février, 11 h 15, la date est bloquée
Ils disent oui. L'ancienne routine consistait à retaper la formule sous forme de demande d'acompte ; la nouvelle consiste à ouvrir le devis sur l'ordinateur et à toucher Créer à partir de ceci. Facture pro forma fait partie des types suggérés. Les informations du couple, les trois lignes et le total sont repris ; l'acompte devient une seule ligne de 760 £, avec une note indiquant que le solde suivra en août. Nouveau numéro, avec « Depuis QUO-0022 » imprimé dessus pour que personne ne se demande à quoi correspondent les 760 £.
Le père de Sam la règle par carte depuis l'e-mail l'après-midi même. La pro forma passe à Payé avec une coche verte, et la date est inscrite à l'agenda au stylo. Cette coche est le moment où la réservation devient réelle.
Août, 7 h 50, le solde
À trois semaines du jour J. L'ancienne Ellie aurait composé un e-mail soigneusement pesé, inquiète du ton. Cette fois, elle ouvre le devis sur son téléphone, touche la feuille d'actions, Créer à partir de ceci, Facture. Le solde est de 2 280 £, dû le 1er septembre. Elle l'envoie avec le bouton Payer pendant que Pixel attend près de la porte.
Une semaine avant l'échéance, rien n'est arrivé. Elle ne rédige rien. Elle touche la facture et envoie le rappel aimable, qui part à son nom, avec le PDF et le bouton Payer. Hannah répond dans l'heure : « désolée, cerveau de mariée, je paie tout de suite ». Paiement par carte, coche verte, et Ellie n'a pas eu à être celle qui demande deux fois.
Octobre, 22 h, la galerie est en ligne
Six cents photos retouchées, l'album commandé et une dernière touche : Créer à partir de ceci, Reçu, pour le dossier de mariage du couple. Puis elle ouvre Mes documents et fait défiler l'année. Vingt-huit mariages, chacun avec un devis, une pro forma et une facture, presque tous en vert. Deux soldes pour le printemps prochain sont encore Impayé, comme il se doit. Un autre, pour un reportage d'entreprise, est En retard et en rouge, et elle envoie le rappel plus ferme sans y penser.
« Paiements FINAL v3 » n'a pas été ouvert depuis mars.
Le devis du forfait qui devient la facture, enregistré dans la vraie application (sans son) :
Ce que vous obtenez
- Des devis qui deviennent acomptes et soldes. Un devis pour le forfait, une pro forma pour l'acompte, une facture pour le solde, chacun créé à partir du précédent et lié.
- Paiement par carte depuis l'e-mail. Bouton Payer propulsé par Stripe dans chaque e-mail et PDF ; le document passe seul à Payé.
- Marquer comme payé à la main. Pour les virements et les espèces des parents du couple.
- Rappels progressifs. Aimables d'abord, plus fermes ensuite, à votre nom, pour que vous n'ayez jamais à demander deux fois.
- Reçus d'une simple touche. Un reçu généré depuis la facture payée, pour le dossier de mariage.
- Payé, Impayé, En retard, Partiellement payé. Toute la saison d'un coup d'œil dans Mes documents, avec des filtres par période et par statut.
- Articles enregistrés. « Couverture journée complète », « Second photographe », « Album d'art » enregistrés une fois, ajoutés d'une touche.
- Votre style. Plus de 100 modèles, votre logo, une signature tracée ou importée ; cela ressemble à votre marque, pas à un service comptable.
- Mes clients. Chaque couple et chaque lieu, proposés pendant la saisie.
- Notes de crédit. Mise à niveau d'album annulée ? Une note de crédit depuis la facture plutôt qu'un PDF retouché.
Ce que ça coûte
L'aperçu gratuit coûte 0 £ et ne demande pas de carte. Vous pouvez créer, personnaliser, télécharger et imprimer des devis, des pro forma et des factures avec un filigrane d'aperçu. C'est un bon moyen de voir votre image de marque sur un document avant de vous engager.
L'envoi par e-mail, le bouton Payer, les rappels, le suivi Payé/Impayé, Mes documents et Mes clients, les articles enregistrés et les modèles premium font partie de l'offre Professional à 5 £ par mois, résiliable à tout moment. Les paiements par carte entraînent des frais de plateforme de 0,2 % sur les paiements en ligne réussis, plus les frais propres de Stripe : 4,56 £ sur un solde de 2 280 £. Les virements bancaires ne coûtent rien de plus.
Les factures de mariage sont élevées et peu nombreuses, c'est précisément là qu'un tarif fixe l'emporte. Au moment de la rédaction, les services qui prélèvent 2,5 % à 2,9 % par paiement par carte coûteraient 57 £ ou plus sur ce même solde. SendInvoice ne gère ni les contrats, ni les galeries, ni le planning, ni la comptabilité. Il s'occupe de la paperasse liée à l'argent et laisse le reste aux outils que vous utilisez déjà.
Faites-le dans SendInvoice
Chiffrez le forfait, transformez-le en pro forma d'acompte quand ils disent oui, et facturez le solde depuis votre téléphone trois semaines avant. Laissez les rappels s'occuper des relances.
Créer une facture gratuite Voir l'offre à 5 £/moisQuestions fréquentes
Quelle est la meilleure façon de percevoir un acompte de réservation ?
Envoyez une facture pro forma pour l'acompte, créée à partir du devis pour que les détails du forfait soient repris. Elle comprend un bouton Payer pour que le couple puisse régler par carte. Quand c'est fait, la pro forma passe à Payé et la date est à vous.
Puis-je facturer le solde avant de livrer la galerie ?
Oui. Créez la facture de solde à partir du devis ou de la pro forma d'origine ; le nouveau document a son propre numéro et reste lié. Beaucoup de photographes l'envoient la semaine suivant le mariage, avec une note précisant que la galerie est mise en ligne au paiement.
Les couples peuvent-ils payer par carte ?
Oui. Ils touchent Payer dans l'e-mail ou sur le PDF et règlent via Stripe. Vous pouvez aussi être payé par virement et marquer la facture comme payée à la main.
Je ne suis pas assujetti à la TVA. Dois-je afficher la TVA ?
Non. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, vous ne devez ni facturer ni afficher de TVA. Laissez les champs de taxe vides. Si vous vous immatriculez plus tard, ajoutez votre numéro de TVA et vos taux dans Paramètres. En cas de doute sur votre situation, demandez à votre comptable ou à l'HMRC (l'administration fiscale britannique).
Puis-je envoyer un reçu une fois le solde payé ?
Oui. Depuis la facture payée, touchez Créer à partir de ceci et choisissez Reçu. Les informations sont reprises et il part à votre nom. Les couples aiment en avoir un pour leur dossier de mariage.
Gère-t-il les contrats ou les galeries ?
Non. SendInvoice sert aux devis, aux factures, aux reçus et aux autres documents liés au paiement. Vos outils de contrat et de galerie restent tels quels ; SendInvoice s'occupe de la paperasse liée à l'argent à côté.
