Het werk is goed. De factuur is een bijzaak, in elkaar gezet in een sjabloon dat iemand je in 2019 mailde, met „FACTUUR” in een lettertype dat je nooit voor een klant zou gebruiken. Hij wordt uiteindelijk betaald. Uiteindelijk is het probleem. Hier is een week waarin de factuur het laatste is wat een klant ziet, en hij eruitziet alsof jij hem hebt gemaakt.
Een dag uit het leven
Maak kennis met Tom. Freelance grafisch ontwerper, werkt vanuit de achterkamer in Bristol, drie vaste Britse klanten en een groeiend handjevol in Duitsland en Nederland via via gevonden. Hij is uitstekend in logo's en vreselijk in om geld vragen. Een factuur bleef een week in Concepten staan omdat versturen voelde als een gunst vragen.
Maandag, 9:15 uur, het bureau
Een huisstijl voor een café in Bath is af en goedgekeurd. Tom opent SendInvoice op de laptop, kiest Factuur in de documenttypekiezer en de pagina is al half klaar: zijn studionaam, adres, logo en de handtekening die hij met zijn vinger op de telefoon tekende, alles uit Instellingen overgenomen. Hij typt „Bris” bij Factuur aan en het café verschijnt met zijn e-mailadres. Drie regels: logo-ontwerp £900, huisstijlpakket met briefpapier £350, pdf met huisstijlrichtlijnen £250. Voorwaarden: 14 dagen, in zijn eigen woorden, met een beleefde regel over rente bij te late betaling die hij ooit uit de Late Payment Act kopieerde en nooit nodig had.
Het live voorbeeld rechts wordt bijgewerkt terwijl hij typt. Het ziet eruit als een document van een studio, niet als een spreadsheet met ambities. Het is het laatste stuk van je werk dat de klant ziet.
Dinsdag, 14:00 uur, een klant in Hamburg
Toms Duitse klant wil een aanbetaling van 40% doen voordat hij aan hun verpakkingsproject begint, en wil de papieren in euro's en bij voorkeur in het Duits, want hun boekhouder heeft er geen zin in om Engels te leren voor een ontwerper uit Bristol.
Hij zet de taal van de interface op Duits, kiest Pro-formafactuur in de kiezer (die staat onder Facturen, naast BTW-factuur) en zet de valuta van het document op EUR. Zijn omschrijvingen schrijft hij zelf; de labels, de koppen en de e-mailomhulling volgen de taal. €1,400 aanbetaling, betaalbaar bij ontvangst, Betaalknop inbegrepen. De boekhouder in Hamburg betaalt woensdagochtend met kaart.
Donderdag, 19:30 uur, de bank
De cafefactuur ging maandag de deur uit. Tom maakt zich uit gewoonte klaar voor de gebruikelijke wachttijd van twee weken. In plaats daarvan trilt zijn telefoon: betaald, £1,500, met kaart, via de Betaalknop in de e-mail. Hij hoefde geen „even checken of je dit hebt ontvangen”-bericht te sturen. De opluchting staat in geen verhouding tot de gebeurtenis, en hij geniet er toch van.
Een oudere factuur aan een marketingbureau is een week achterstallig. Hij opent hem op de telefoon, tikt op Versturen en kiest de vriendelijke herinnering. Hij gaat uit met zijn huisstijl, zijn antwoordadres en een pdf als bijlage. Als hij volgende week nog onbetaald is, volgt er een strengere. Hij hoeft geen van beide te schrijven; het ongemakkelijke zat altijd in het schrijven.
Hier wordt een factuur opgebouwd in de echte app. Het voorbeeld rechts wordt bijgewerkt terwijl je typt, dus wat je verstuurt is precies wat je zag (zonder geluid):
Wat je krijgt
- Facturen die eruitzien als jouw werk. 100+ sjablonen, je logo, een getekende of getypte handtekening, premiumsjablonen in het betaalde abonnement.
- Je gegevens eenmalig ingevuld. Studionaam, adres, bankgegevens en voorwaarden staan in Instellingen en verschijnen op elk document.
- Meerdere valuta. Een standaardvaluta plus 150+ andere per document, en een valutafilter in Mijn documenten.
- 10 interfacetalen. Engels (VK/VS), Welsh, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Nederlands, Pools en Portugees.
- Aanbetalingen met een pro-forma. Een pro-formafactuur voor de aanbetaling, een gewone factuur voor het restant, beide met een Betaalknop.
- Betalen met kaart vanuit de e-mail. Betaalknop met Stripe; de factuur springt automatisch op Betaald.
- Cc, bcc en antwoordadres. Zet het boekhoudteam van de klant in kopie en laat antwoorden in je eigen inbox landen.
- Oplopende herinneringen. Eerst vriendelijk, later strenger, verstuurd vanaf je telefoon.
- Offertes die facturen worden. Stuur een offerte voor een project en maak daar met één tik de factuur van, gekoppeld en opnieuw genummerd.
- Creditnota's op de juiste manier. Is de omvang gewijzigd nadat je factureerde? Maak een creditnota vanuit de factuur in plaats van de geschiedenis te bewerken.
Wat het kost
Het gratis voorbeeld kost £0, geen kaart nodig. Je kunt documenten maken, aanpassen, downloaden en printen, met een watermerk van het voorbeeld. Wil je alleen zien hoe je factuur eruit kan zien, begin dan daar.
Per e-mail versturen, de Betaalknop, herinneringen, tracking van Betaald/Onbetaald, Mijn documenten en Mijn klanten, opgeslagen items en premiumsjablonen zitten in het Professional-abonnement van £5 per maand, op elk moment opzegbaar. Kaartbetalingen hebben 0,2% platformkosten op succesvolle online betalingen plus de eigen kosten van Stripe: £2.40 op een factuur van £1,200. Betaalt een klant per bankoverschrijving, dan zijn er helemaal geen kosten; je markeert hem gewoon als betaald.
Ter vergelijking: op het moment van schrijven rekent PayPal-facturatie 2,9% plus een vast bedrag per betaling en kost Wave Pro ongeveer $16 per maand. Op Toms typische maand van £4,000 is een vaste £5 plus de kosten van Stripe met afstand de goedkopere deal. Wat SendInvoice niet voor je doet, is boekhouding, bankkoppelingen of je belastingaangifte. Het is een factureringstool en blijft op zijn eigen terrein.
Doe dit in SendInvoice
Maak een factuur die eruitziet alsof hij van jouw studio komt, verstuur hem in de valuta en taal van je klant en laat ze met kaart betalen vanuit de e-mail.
Gratis factuur maken Bekijk het abonnement van £5 per maandVeelgestelde vragen
Kan ik een klant in euro's factureren terwijl mijn standaard pond is?
Ja. Stel je standaardvaluta in bij Instellingen en wijzig de valuta op elk afzonderlijk document. SendInvoice ondersteunt 150+ valuta en Mijn documenten kun je op valuta filteren, zodat je je euro-facturen apart ziet.
Kan de factuur in de taal van de klant zijn?
SendInvoice heeft 10 interfacetalen: Engels (VK en VS), Welsh, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Nederlands, Pools en Portugees. Wissel van taal voordat je een document maakt of verstuurt en de labels volgen. Je regelomschrijvingen zijn wat je zelf typt.
Moet ik btw rekenen aan EU-klanten?
Als je niet btw-plichtig bent, mag je aan niemand btw rekenen of tonen. Ben je wel geregistreerd, dan vallen zakelijke diensten aan EU-klanten vaak buiten de reikwijdte van de Britse btw volgens de regels voor de plaats van levering, maar dat hangt af van wat je verkoopt en aan wie. Overleg met je boekhouder of HMRC (de Britse belastingdienst) voordat je beslist.
Hoe vraag ik een aanbetaling voordat ik aan het werk ga?
Stuur een pro-formafactuur voor de aanbetaling met de Betaalknop. Maak de eindfactuur als het project klaar is. Beide staan in Mijn documenten en je ziet in één blik welke is betaald.
Kan ik mijn handtekening en een ander logo voor een nevenproject toevoegen?
Ja. Upload een logo of kies er een uit de bibliotheek, en voeg een handtekening toe door te tekenen, te uploaden of te typen. Je kunt beide op een document wijzigen voordat je het verstuurt.
Zijn er kosten voor kaartbetalingen?
Ja: 0,2% platformkosten op succesvolle online betalingen plus de eigen kosten van Stripe. Op een factuur van £1,200 zijn de platformkosten £2.40. Bankoverschrijvingen hebben geen kosten; die markeer je handmatig als betaald.
