Um casamento são dezoito meses de entusiasmo para o casal e dezoito meses de burocracia para si. O orçamento, o sinal que garante a data, o saldo a pagar “antes da galeria”, o lembrete que tem receio de enviar a pessoas que choraram no seu ombro em agosto. Eis como corre uma reserva quando a papelada são três toques em cada fase.
Um dia na vida
Conheça a Ellie. Fotógrafa de casamentos nos Cotswolds, 28 casamentos por ano, uma cadela chamada Pixel e uma mala de câmaras que custa mais do que o carro. Adora os casais. Não adorava a folha de cálculo chamada “Pagamentos FINAL v3” nem o facto de ter quase perdido uma data porque um email de sinal ficou uma semana nos Rascunhos.
Janeiro, 20h30, o pedido
A Hannah e o Sam querem um pacote de dia inteiro para um casamento em setembro num celeiro perto de Chipping Campden. Pediram “um orçamento a sério” porque o pai do Sam paga metade e quer vê-lo por escrito. A Ellie abre o SendInvoice no sofá. O nome do estúdio, o logótipo e uma assinatura que desenhou no telemóvel já lá estão, vindos de Configurações. Orçamento: cobertura de dia inteiro £2,200, segundo fotógrafo £450, álbum fine-art £390. Condições: sinal de 25% para garantir a data, saldo a pagar duas semanas antes do casamento. QUO-0022, enviado às 20h41.
Fevereiro, 11h15, a data está garantida
Dizem que sim. A rotina antiga implicava escrever o pacote outra vez como pedido de sinal; a nova implica abrir o orçamento no portátil e tocar em Criar a partir deste. Fatura proforma é um dos tipos sugeridos. Os dados do casal, as três linhas e o total transitam; o sinal passa a uma única linha de £760, com uma nota a dizer que o saldo se segue em agosto. Novo número, com “From QUO-0022” impresso para que ninguém se pergunte para que eram os £760.
O pai do Sam paga por cartão a partir do email nessa tarde. A proforma passa a Paga com um visto verde e a data fica na agenda a caneta. Esse visto é o momento em que a reserva se torna real.
Agosto, 7h50, o saldo
Faltam três semanas. A antiga Ellie estaria a compor um email cuidadoso, preocupada com o tom. Em vez disso, abre o orçamento no telemóvel, toca na folha de ações, Criar a partir deste, Fatura. O saldo é de £2,280, a pagar a 1 de setembro. Envia-a com o botão Pagar enquanto a Pixel espera junto à porta.
Uma semana antes do vencimento, não chegou nada. Não redige coisa nenhuma. Toca na fatura e envia o lembrete simpático, que segue com a sua marca, o PDF e o botão Pagar. A Hannah responde dentro de uma hora: “desculpe, cabeça de casamento, vou pagar já”. Pagamento por cartão, visto verde, e a Ellie não teve de ser a pessoa que pede duas vezes.
Outubro, 22h00, a galeria fica online
Seiscentas fotografias editadas, o álbum encomendado e um último toque: Criar a partir deste, Recibo, para a pasta do casamento do casal. Depois abre Os Meus Documentos e percorre o ano. Vinte e oito casamentos, cada um com orçamento, proforma e fatura, quase todos a verde. Dois saldos da próxima primavera continuam Por pagar, como devem. Um de uma sessão empresarial está Em atraso e a vermelho, e ela envia o lembrete mais firme sem pensar nisso.
“Pagamentos FINAL v3” não é aberto desde março.
O orçamento do pacote a transformar-se na fatura, gravado na app real (sem som):
O que obtém
- Orçamentos que se transformam em sinais e saldos. Um orçamento para o pacote, uma proforma para o sinal, uma fatura para o saldo, cada documento criado a partir do anterior e ligado.
- Pagamento por cartão a partir do email. Botão Pagar com tecnologia Stripe em cada email e PDF; o documento passa a Pago sozinho.
- Marcar como paga manualmente. Para transferências bancárias e para o dinheiro dos pais dos noivos.
- Lembretes progressivos. Primeiro simpáticos, depois mais firmes, com a sua marca, para nunca ter de ser a pessoa que pede duas vezes.
- Recibos com um toque. Um recibo a partir da fatura paga para a pasta do casamento.
- Pagas, Por pagar, Em atraso, Parcialmente pagas. A época inteira de relance em Os Meus Documentos, com filtros por período e estado.
- Artigos guardados. “Cobertura de dia inteiro”, “Segundo fotógrafo”, “Álbum fine-art” guardados uma só vez e adicionados com um toque.
- O seu estilo. Mais de 100 modelos, o seu logótipo, uma assinatura desenhada ou carregada; tem o aspeto da sua marca e não de um departamento de contabilidade.
- Os Meus Clientes. Todos os casais e todos os locais, sugeridos à medida que escreve.
- Notas de crédito. Upgrade do álbum cancelado? Uma nota de crédito a partir da fatura em vez de um PDF editado.
Quanto custa
A pré-visualização grátis custa £0 e não pede cartão. Pode criar, personalizar, descarregar e imprimir orçamentos, proformas e faturas com marca de água de pré-visualização. É uma boa forma de ver a sua marca num documento antes de se comprometer com o que quer que seja.
O envio por email, o botão Pagar, os lembretes, o acompanhamento de Pagas/Por pagar, Os Meus Documentos e Os Meus Clientes, os artigos guardados e os modelos premium estão incluídos no plano Professional, a £5 por mês, com cancelamento a qualquer momento. Os pagamentos por cartão têm uma comissão de plataforma de 0,2% sobre os pagamentos online bem-sucedidos, mais a comissão do próprio Stripe: £4.56 num saldo de £2,280. As transferências bancárias não têm custos adicionais.
As faturas de casamentos são grandes e poucas, que é exatamente onde uma taxa fixa ganha. Na altura em que escrevemos, os serviços que cobram 2,5% a 2,9% por pagamento com cartão custariam £57 ou mais nesse mesmo saldo. O que o SendInvoice não faz são contratos, galerias, agendamento ou contabilidade. Trata da papelada do dinheiro e deixa o resto para as ferramentas que já tem.
Faça isto no SendInvoice
Faça o orçamento do pacote, transforme-o na proforma do sinal quando disserem que sim e fature o saldo a partir do telemóvel três semanas antes. Deixe os lembretes fazerem a cobrança.
Criar uma fatura grátis Ver o plano de £5/mêsPerguntas frequentes
Qual é a melhor forma de receber o sinal de uma reserva?
Envie uma fatura proforma do sinal, criada a partir do orçamento para que os detalhes do pacote transitem. Inclui um botão Pagar para o casal pagar por cartão. Quando pagarem, a proforma passa a Paga e a data é sua.
Posso faturar o saldo antes de entregar a galeria?
Sim. Crie a fatura do saldo a partir do orçamento ou da proforma originais; o novo documento tem o seu próprio número e fica ligado. Muitos fotógrafos enviam-na na semana a seguir ao casamento, com uma nota a dizer que a galeria fica online com o pagamento.
Os casais podem pagar por cartão?
Sim. Tocam em Pagar no email ou no PDF e pagam através do Stripe. Também pode receber por transferência bancária e marcar a fatura como paga manualmente.
Não estou registado para efeitos de IVA. Mostro IVA?
Não. Se não estiver registado para efeitos de IVA, não pode cobrar nem mostrar IVA. Deixe os campos fiscais vazios. Se se registar mais tarde, adicione o seu número de IVA e as taxas em Configurações. Consulte o seu contabilista ou a HMRC (a autoridade fiscal britânica) se tiver dúvidas sobre a sua situação.
Posso enviar um recibo depois de o saldo ser pago?
Sim. A partir da fatura paga, toque em Criar a partir deste e escolha Recibo. Os dados transitam e segue com a sua marca. Os casais gostam de ter um para a pasta do casamento.
Faz contratos ou galerias?
Não. O SendInvoice serve para orçamentos, faturas, recibos e os outros documentos associados ao recebimento. As suas ferramentas de contratos e galerias mantêm-se como estão; o SendInvoice trata da papelada do dinheiro a par delas.
