Una boda son dieciocho meses de ilusión para la pareja y dieciocho meses de papeleo para ti. El presupuesto, el anticipo que reserva la fecha, el resto que vence "antes de la galería", el recordatorio que te da miedo enviar a quienes lloraron en tu hombro en agosto. Así va una reserva cuando el papeleo son tres toques en cada etapa.
Un día en la vida
Te presentamos a Ellie. Fotógrafa de bodas en los Cotswolds, 28 bodas al año, una perra llamada Pixel y una bolsa de cámara que cuesta más que su coche. Adora a las parejas. No adoraba la hoja de cálculo llamada "Pagos FINAL v3" ni que una vez estuvo a punto de perder una fecha porque un correo de anticipo se quedó una semana en Borradores.
Enero, 20:30, la consulta
Hannah y Sam quieren un paquete de día completo para una boda en septiembre en un granero cerca de Chipping Campden. Han pedido "un presupuesto en condiciones" porque el padre de Sam paga la mitad y quiere verlo por escrito. Ellie abre SendInvoice en el sofá. El nombre de su estudio, el logotipo y una firma que dibujó en el móvil ya están ahí gracias a Configuración. Presupuesto: cobertura de día completo 2200 £, segundo fotógrafo 450 £, álbum de arte 390 £. Condiciones: anticipo del 25 % para asegurar la fecha, resto con vencimiento dos semanas antes de la boda. QUO-0022, enviado a las 20:41.
Febrero, 11:15, la fecha queda reservada
Dicen que sí. La rutina de antes consistía en volver a escribir el paquete como una solicitud de anticipo, y la de ahora consiste en abrir el presupuesto en el portátil y tocar Crear a partir de esto. Factura proforma es uno de los tipos sugeridos. Los datos de la pareja, las tres líneas y el total pasan; el anticipo se convierte en una sola línea de 760 £, con una nota de que el resto llegará en agosto. Número nuevo, con "De QUO-0022" impreso para que nadie se pregunte por qué eran las 760 £.
El padre de Sam lo paga con tarjeta desde el correo esa misma tarde. La proforma pasa a Pagada con una marca verde, y la fecha se anota en la agenda con bolígrafo. Esa marca es el momento en que la reserva se vuelve real.
Agosto, 7:50, el resto
Faltan tres semanas. La Ellie de antes estaría redactando un correo cuidadoso, preocupada por el tono. En cambio, abre el presupuesto en el móvil, toca la hoja de acciones, Crear a partir de esto, Factura. El resto son 2280 £, con vencimiento el 1 de septiembre. Lo envía con el botón de Pagar mientras Pixel espera junto a la puerta.
Una semana antes del vencimiento no ha llegado nada. No redacta nada. Toca la factura y envía el recordatorio amable, que sale con su marca, el PDF y el botón de Pagar. Hannah responde en menos de una hora: "perdón, tengo la cabeza en la boda, pago ahora". Pago con tarjeta, marca verde, y Ellie no ha tenido que ser quien pide dos veces.
Octubre, 22:00, la galería se publica
Seiscientas fotos editadas, el álbum encargado y un último toque: Crear a partir de esto, Recibo, para la carpeta de la boda de la pareja. Luego abre Mis documentos y recorre el año. Veintiocho bodas, cada una con un presupuesto, una proforma y una factura, casi todas en verde. Dos restos para la próxima primavera siguen Pendientes, como debe ser. Uno de un reportaje corporativo está Vencido y en rojo, y envía el recordatorio más firme sin pensarlo.
"Pagos FINAL v3" no se ha abierto desde marzo.
El presupuesto del paquete convirtiéndose en factura, grabado en la app real (sin sonido):
Qué obtienes
- Presupuestos que se convierten en anticipos y restos. Un presupuesto del paquete, una proforma para el anticipo, una factura para el resto, cada una creada a partir de la anterior y vinculada.
- Pago con tarjeta desde el correo. Botón de Pagar con tecnología de Stripe en cada correo y PDF; el documento pasa solo a Pagado.
- Marcar como pagada a mano. Para transferencias bancarias y el efectivo de los padres de la pareja.
- Recordatorios progresivos. Primero amables, luego más firmes, con tu marca, para que nunca tengas que ser quien pide dos veces.
- Recibos con un toque. Un recibo a partir de la factura pagada para la carpeta de la boda.
- Pagadas, Pendientes, Vencidas, Pago parcial. Toda la temporada de un vistazo en Mis documentos, con filtros por periodo y estado.
- Artículos guardados. "Cobertura de día completo", "Segundo fotógrafo", "Álbum de arte" guardados una vez y añadidos con un toque.
- Tu estilo. Más de 100 plantillas, tu logotipo, una firma dibujada o subida; parece tu marca, no un departamento de administración.
- Mis clientes. Cada pareja y cada lugar, sugeridos mientras escribes.
- Notas de crédito. ¿Se ha cancelado la mejora del álbum? Una nota de crédito a partir de la factura en lugar de un PDF editado.
Cuánto cuesta
La vista previa gratis cuesta 0 £ y no pide tarjeta. Puedes crear, personalizar, descargar e imprimir presupuestos, proformas y facturas con una marca de agua de vista previa. Es una buena forma de ver tu marca en un documento antes de comprometerte con nada.
El envío por correo, el botón de Pagar, los recordatorios, el seguimiento de Pagadas y Pendientes, Mis documentos y Mis clientes, los artículos guardados y las plantillas premium están en el plan Professional, a 5 £ al mes, cancelable cuando quieras. Los pagos con tarjeta tienen una comisión de plataforma del 0,2 % en los pagos online realizados con éxito, además de la comisión propia de Stripe: 4,56 £ sobre un resto de 2280 £. Las transferencias bancarias no tienen coste adicional.
Las facturas de boda son grandes y pocas, justo donde gana una tarifa fija. En el momento de escribir esto, los servicios que cobran del 2,5 % al 2,9 % por pago con tarjeta costarían 57 £ o más sobre ese mismo resto. Lo que SendInvoice no hace es contratos, galerías, agenda ni contabilidad. Se ocupa del papeleo del dinero y deja el resto a las herramientas que ya tienes.
Hazlo en SendInvoice
Presupuesta el paquete, conviértelo en la proforma del anticipo cuando digan que sí y factura el resto desde el móvil tres semanas antes. Deja que los recordatorios se encarguen de reclamar.
Crear una factura gratis Ver el plan de 5 £/mesPreguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor forma de cobrar el anticipo de una reserva?
Envía una factura proforma por el anticipo, creada a partir del presupuesto para que los datos del paquete pasen. Incluye un botón de Pagar para que la pareja pueda pagar con tarjeta. Cuando lo hacen, la proforma pasa a Pagada y la fecha es tuya.
¿Puedo facturar el resto antes de entregar la galería?
Sí. Crea la factura del resto a partir del presupuesto o la proforma originales; el documento nuevo tiene su propio número y queda vinculado. Muchos fotógrafos la envían la semana después de la boda con una nota de que la galería se publica al pagar.
¿Pueden las parejas pagar con tarjeta?
Sí. Tocan Pagar en el correo o en el PDF y pagan a través de Stripe. También puedes cobrar por transferencia bancaria y marcar la factura como pagada a mano.
No estoy registrado a efectos de IVA. ¿Muestro IVA?
No. Si no estás registrado a efectos de IVA, no debes cobrar ni mostrar IVA. Deja vacíos los campos de impuestos. Si te registras más adelante, añade tu número de IVA y los tipos en Configuración. Consulta con tu contable o con HMRC (la agencia tributaria británica) si no tienes claro tu caso.
¿Puedo enviar un recibo cuando se pague el resto?
Sí. Desde la factura pagada, toca Crear a partir de esto y elige Recibo. Los datos pasan y sale con tu marca. A las parejas les gusta tener uno para la carpeta de la boda.
¿Incluye contratos o galerías?
No. SendInvoice es para presupuestos, facturas, recibos y los demás documentos relacionados con el cobro. Tus herramientas de contratos y galerías siguen como están; SendInvoice se ocupa del papeleo del dinero a su lado.
