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Uma nota de encomenda (PO) é um documento juridicamente vinculativo emitido por um comprador a um fornecedor, que autoriza uma transação de compra. Especifica os tipos, as quantidades e os preços acordados dos produtos ou serviços. Depois de aceite pelo fornecedor, passa a ser um contrato entre as duas partes.
Cria um acordo vinculativo que protege comprador e fornecedor com condições claras.
Permite autorizar e acompanhar a despesa antes de assumir compromissos de compra.
Mantém um registo completo de todas as transações de compra para efeitos de conformidade e auditoria.
Facilita a correspondência a três vias entre a nota de encomenda, a receção de mercadoria e a fatura do fornecedor.
Autorizado por: Sarah Johnson, Procurement Manager
Principais vantagens de implementar um sistema de notas de encomenda na sua empresa
Autorize despesas previamente e evite compras não autorizadas
Contrato vinculativo que protege ambas as partes em caso de litígio
Acompanhe os níveis de stock e gira as reposições com eficiência
Documentação completa para auditorias e conformidade
Construa melhores relações com uma comunicação clara
Simplifique as aquisições e reduza o tempo de processamento
Tudo o que precisa para uma gestão de aquisições eficiente
Números de nota de encomenda sequenciais com prefixos personalizados para organização e acompanhamento.
Gira os dados, contactos e condições de pagamento dos fornecedores num único local.
Processo de autorização em vários níveis, com limites de despesa e notificações.
Base de dados de produtos com descrições, SKU e preços padrão.
Monitorize a despesa face aos orçamentos com relatórios em tempo real.
Faça corresponder a nota de encomenda, a receção de mercadoria e a fatura para autorizar o pagamento.
Notas de encomenda profissionais em PDF, com marca e logótipo personalizados.
Envie as notas de encomenda diretamente aos fornecedores por email, com confirmação de entrega.
Acompanhe o estado da nota de encomenda desde a criação até à entrega e à faturação.
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Sim, uma nota de encomenda torna-se um contrato juridicamente vinculativo quando o fornecedor a aceita. Especifica as condições exatas da transação, incluindo produtos, quantidades, preços, datas de entrega e condições de pagamento, protegendo ambas as partes em caso de litígio.
A nota de encomenda é criada pelo comprador para encomendar bens/serviços a um fornecedor. A fatura é criada pelo fornecedor para pedir o pagamento dos bens/serviços entregues. A nota de encomenda dá início à transação, enquanto a fatura a encerra, pedindo o pagamento.
A nota de encomenda é criada pelo comprador (a empresa que compra). Normalmente, é um departamento de aquisições, um responsável de compras ou um colaborador autorizado que a gera depois de obter as aprovações necessárias. Depois, é enviada ao fornecedor para cumprir a encomenda.
As informações essenciais incluem: número único de nota de encomenda, dados do comprador e do fornecedor, data da encomenda, data de entrega pretendida, descrição detalhada dos artigos com quantidades e preços unitários, subtotal e total, morada de entrega, condições de pagamento e assinatura autorizada. Podem ser incluídos termos e condições adicionais.
A correspondência a três vias consiste em verificar se a nota de encomenda, a receção de mercadoria e a fatura do fornecedor coincidem antes de autorizar o pagamento. Este controlo garante que só paga o que foi realmente encomendado e recebido ao preço acordado, evitando fraudes e erros.
Sim, mas só com o acordo do fornecedor. Antes da aceitação, pode cancelar ou modificar livremente. Depois da aceitação, precisa do consentimento do fornecedor, por se tratar de um contrato vinculativo. Emita uma alteração à nota de encomenda que documente as modificações acordadas. Guarde todas as versões para efeitos de auditoria.
Embora não sejam obrigatórias por lei, as notas de encomenda são muito recomendadas, mesmo para pequenas empresas. Dão controlo financeiro, evitam despesas não autorizadas, criam um registo de auditoria, clarificam as condições com os fornecedores e protegem-no juridicamente. São especialmente importantes à medida que o negócio cresce.
Guarde as notas de encomenda durante, pelo menos, 6 a 7 anos, para efeitos fiscais e de auditoria. No Reino Unido, a HMRC (a autoridade fiscal britânica) exige a conservação dos registos da empresa durante 6 anos. Alguns setores têm requisitos de conservação mais longos. Guarde-as em formato digital para facilitar o acesso e poupar espaço. Consulte a regulamentação local para saber os requisitos específicos.
