O generatorze faktur pro forma SendInvoice
Czym jest generator faktur pro forma SendInvoice?
Generator faktur pro forma SendInvoice to internetowe narzędzie do tworzenia profesjonalnych faktur pro forma – bezpłatnie możesz tworzyć i podglądać dokumenty, a do wysyłki e-mailem i płatności online potrzebny jest plan Professional (5 £/miesiąc). Pozwala eksporterom, importerom i międzynarodowym handlowcom przygotowywać wstępne faktury do odprawy celnej, przedpłat i dokumentacji finansowania handlu. Część platformy SendInvoice, którą rozwija Assemblysoft Ltd z Wielkiej Brytanii.
Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to wstępny dokument sprzedaży wysyłany nabywcy, zanim towary lub usługi zostaną dostarczone. W odróżnieniu od faktury handlowej nie jest wezwaniem do zapłaty i nie jest prawnie wiążąca. Pełni funkcję oferty w formie faktury.
Najważniejsze cechy
- Niewiążąca: nie jest prawnym wezwaniem do zapłaty
- Wstępna: wystawiana przed wysyłką towarów lub wykonaniem usług
- Szacunkowa: ostateczne ceny mogą się zmienić w zależności od rzeczywistych ilości i kosztów wysyłki
- Forma oferty: wygląda jak faktura, ale pełni rolę oferty
- Zastępowana: po dostawie zastępuje ją faktura handlowa
Faktura pro forma a faktura handlowa
| Cecha | Faktura pro forma | Faktura handlowa |
|---|---|---|
| Cel | Wstępna oferta na potrzeby odprawy celnej lub przedpłaty | Ostateczny rachunek z wezwaniem do zapłaty |
| Termin | Przed wysyłką towarów | Po dostarczeniu towarów |
| Wiążąca prawnie | Nie | Tak |
| Wezwanie do zapłaty | Nie jest wezwaniem do zapłaty | Formalne wezwanie do zapłaty |
| Dokładność cen | Szacunkowe (mogą się zmienić) | Ostateczna, dokładna kwota |
| Ujęcie księgowe | Nie jest ujmowana jako przychód | Ujmowana jako należność |
| Użycie w procedurach celnych | Tak – naliczanie cła, odprawa | Tak – dokumentacja końcowa |
| Typowy tytuł dokumentu | Wyraźnie oznaczona jako „FAKTURA PRO FORMA” | „FAKTURA” lub „FAKTURA HANDLOWA” |
Główne funkcje
- Obsługa wielu walut: ponad 150 walut z automatycznym formatowaniem dla handlu międzynarodowego
- Format zgodny z wymogami celnymi: zawiera wszystkie pola wymagane przez organy celne
- Obsługa kodów HS: dodawaj kody Systemu Zharmonizowanego do klasyfikacji produktów
- Integracja z Incoterms: FOB, CIF, DDP, EXW i inne warunki dostawy
- Prośby o przedpłatę: określ kwoty zaliczek i warunki płatności
- Zamiana na fakturę handlową: jedno kliknięcie w chwili wysyłki towarów
- Gotowa na akredytywę: format odpowiedni do dokumentacji akredytywy (L/C)
- Własna identyfikacja wizualna: logo firmy, kolory i dane firmowe
Główne zastosowania
| Zastosowanie | Opis | Kto z tego korzysta |
|---|---|---|
| Odprawa celna | Wymagana przez organy celne do naliczenia cła przywozowego i wywozowego oraz obsługi przesyłki | Eksporterzy, importerzy, spedytorzy |
| Przedpłata | Poproś o zaliczkę (zwykle 50%) przed rozpoczęciem produkcji lub wysyłki | Producenci, dostawcy, hurtownicy |
| Zatwierdzenie budżetu | Dział finansowy klienta potrzebuje dokumentu, zanim zdecyduje się na zakup | Sprzedawcy B2B, działy zakupów firm |
| Akredytywa | Dokumentacja wymagana przy wnioskach o akredytywę i finansowaniu handlu | Handlowcy międzynarodowi, banki |
| Spedycja | Przygotowanie konosamentów i manifestów ładunkowych | Firmy przewozowe, operatorzy logistyczni |
| Zamówienia próbek | Dokumentacja próbek produktów i przesyłek testowych | Nowi dostawcy, testy jakości |
| Dopasowanie do zamówienia zakupu | Dopasuj fakturę pro forma do zamówienia klienta przed wystawieniem faktury końcowej | Działy zakupów |
Specyfikacja techniczna
- Typ platformy
- Aplikacja internetowa SaaS
- Cennik
- Bezpłatny podgląd (£0) do tworzenia i podglądu; Professional £5/miesiąc, aby wysyłać e-mailem i przyjmować płatności online
- Obsługiwane języki
- angielski (brytyjski i amerykański), hiszpański, francuski, niemiecki, włoski, portugalski, holenderski, polski i walijski (10 języków)
- Obsługiwane waluty
- Ponad 150 walut z automatycznym symbolem i formatowaniem
- Format eksportu
- PDF (układ zgodny z wymogami celnymi)
- Sposoby dostarczenia
- Wysyłka e-mailem do klientów, spedytorów i agentów celnych; do pobrania i wydruku
- Obsługiwane Incoterms
- FOB, CIF, CFR, DDP, EXW, FCA, CPT, DAP oraz wszystkie 11 reguł Incoterms 2020
- Obsługa kodów HS
- Pole na kody taryfowe Systemu Zharmonizowanego
- Kraj pochodzenia
- Pole obowiązkowe ze względu na wymogi celne
- Przechowywanie danych
- W chmurze, z automatyczną kopią zapasową
- Bezpieczeństwo
- Szyfrowanie TLS 1.3, zgodność z RODO
- Obsługa urządzeń mobilnych
- W pełni responsywny na wszystkich urządzeniach
Wymagane informacje
Niezbędne pola dla zgodności z przepisami celnymi
- Dane sprzedawcy: nazwa firmy, pełny adres, numer VAT/NIP, dane kontaktowe
- Dane nabywcy: nazwa firmy, adres dostawy, kraj, osoba kontaktowa
- Tytuł dokumentu: wyraźne oznaczenie „FAKTURA PRO FORMA”
- Data wystawienia: kiedy utworzono fakturę pro forma
- Numer faktury pro forma: unikalny numer referencyjny
- Opis produktu: szczegółowy opis towarów lub usług
- Kody HS: klasyfikacja taryfowa według Systemu Zharmonizowanego (jeśli znana)
- Kraj pochodzenia: gdzie towary zostały wyprodukowane lub pozyskane
- Ilość: liczba sztuk
- Cena jednostkowa: cena za sztukę
- Wartość całkowita: suma końcowa w podanej walucie
- Waluta: trzyliterowy kod waluty (USD, EUR, GBP itp.)
- Incoterms: warunki dostawy (FOB, CIF itp.)
- Warunki płatności: kiedy i w jaki sposób oczekiwana jest płatność
- Okres ważności: jak długo ceny obowiązują (zwykle 30–90 dni)
- Zastrzeżenie: informacja, że dokument nie jest fakturą VAT ani dokumentem prawnie wiążącym
Incoterms w pigułce
| Incoterm | Pełna nazwa | Obowiązki sprzedawcy |
|---|---|---|
| EXW | Ex Works (z zakładu) | Towary czekają w siedzibie sprzedawcy; nabywca organizuje wszystko inne |
| FOB | Free On Board (wolny na statku) | Sprzedawca załadowuje towary na statek; nabywca płaci za fracht morski |
| CIF | Cost, Insurance, Freight (koszt, ubezpieczenie, fracht) | Sprzedawca płaci fracht i ubezpieczenie do portu docelowego |
| CFR | Cost and Freight (koszt i fracht) | Sprzedawca płaci fracht, ale nie ubezpieczenie |
| DDP | Delivered Duty Paid (dostarczone, cło opłacone) | Sprzedawca ponosi wszystkie koszty, w tym cło przywozowe |
| FCA | Free Carrier (franco przewoźnik) | Sprzedawca dostarcza towar przewoźnikowi wskazanemu przez nabywcę |
| CPT | Carriage Paid To (przewóz opłacony do) | Sprzedawca płaci fracht do wskazanego miejsca przeznaczenia |
| DAP | Delivered at Place (dostarczone do miejsca) | Sprzedawca dostarcza towar do wskazanego miejsca, a nabywca odpowiada za odprawę importową |
Typowe przepływy pracy
1. Wysyłka eksportowa z przedpłatą
- Otrzymujesz zapytanie od zagranicznego nabywcy
- Tworzysz fakturę pro forma z warunkami FOB/CIF
- Wysyłasz ją nabywcy do zatwierdzenia
- Nabywca sprawdza i zatwierdza
- Prosisz o 50% przedpłaty na podstawie faktury pro forma
- Otrzymujesz przedpłatę
- Rozpoczynasz produkcję
- Wysyłasz towary z konosamentem
- Tworzysz fakturę handlową (zamiana z faktury pro forma)
- Wysyłasz fakturę handlową na pozostałą kwotę
2. Transakcja z akredytywą
- Tworzysz fakturę pro forma ze wszystkimi specyfikacjami
- Wysyłasz ją nabywcy
- Nabywca na podstawie faktury pro forma otwiera akredytywę w banku
- Bank wystawia akredytywę zgodnie z warunkami z faktury pro forma
- Sprzedawca wysyła towary zgodnie z wymogami akredytywy
- Sprzedawca przedstawia bankowi fakturę handlową (zgodną z fakturą pro forma)
- Bank uruchamia płatność
3. Odprawa celna
- Tworzysz fakturę pro forma z kodami HS i krajem pochodzenia
- Wysyłasz ją spedytorowi lub agentowi celnemu
- Agent celny wykorzystuje ją do wstępnej odprawy
- Organ celny wylicza cło na podstawie faktury pro forma
- Towary wyjeżdżają z fakturą handlową
- Odprawa końcowa opiera się na fakturze handlowej
Dla kogo
- Eksporterzy: firmy wysyłające towary za granicę, które potrzebują dokumentacji celnej
- Importerzy: firmy kupujące za granicą, które potrzebują faktury pro forma do wstępnej odprawy celnej
- Producenci: wytwórcy przyjmujący zamówienia z zagranicy, które wymagają przedpłat
- Hurtownie i dystrybutorzy: sprzedawcy B2B z klientami za granicą
- Spedytorzy: firmy logistyczne przygotowujące dokumentację wysyłkową
- Agenci celni: specjaliści zajmujący się odprawą importową i eksportową
- Sprzedawcy e-commerce: sklepy internetowe wysyłające towary za granicę
- Firmy handlowe: firmy importowo-eksportowe obsługujące transakcje transgraniczne
- Konsultanci: dostawcy usług dla zagranicznych klientów, którzy proszą o przedpłaty
Dobre praktyki
- Wyraźne oznaczenie: zawsze zaznaczaj wyraźnie, że dokument to „FAKTURA PRO FORMA”
- Dodaj zastrzeżenie: wpisz „To nie jest faktura VAT” i „Dokument nie jest prawnie wiążący”
- Poprawne kody HS: używaj prawidłowych kodów Systemu Zharmonizowanego, by cło zostało naliczone dokładnie
- Podaj Incoterms: jasno wskaż FOB, CIF lub inne warunki, aby uniknąć sporów
- Okres ważności: ustaw realistyczny termin (30–90 dni) ze względu na wahania kursów i cen
- Jasna waluta: wskaż walutę wyraźnie, kodem ISO (USD, EUR, GBP)
- Warunki płatności: określ wysokość zaliczki (np. „50% z góry, 50% przed wysyłką”)
- Kraj pochodzenia: zawsze go podawaj ze względu na wymogi celne
- Zgodność z zamówieniem: upewnij się, że faktura pro forma dokładnie odpowiada zamówieniu klienta
- Profesjonalny wygląd: stosuj spójne formatowanie i identyfikację wizualną firmy
Integracja z SendInvoice
Generator faktur pro forma jest w pełni zintegrowany z platformą SendInvoice:
- Zamiana na fakturę handlową: jedno kliknięcie, gdy towary są wysyłane
- Powiązane paragony: wystawiaj potwierdzenia przedpłat do faktury pro forma
- Baza klientów: faktury pro forma powiązane z kartami klientów
- Numeracja dokumentów: kolejne numery z własnymi prefiksami (PI-, PRO-)
- Przechowywanie w chmurze: wszystkie faktury pro forma bezpiecznie zapisane wraz z kopią zapasową
- Kontrola wersji: śledź poprawki i zmiany faktur pro forma
- Wystawianie faktur VAT: z faktury pro forma możesz utworzyć zgodną z przepisami fakturę końcową
Status prawny w poszczególnych krajach
| Kraj/region | Status prawny | Wymóg celny |
|---|---|---|
| Wielka Brytania | Nie jest prawnie wiążący | Wymagana przy niektórych importach |
| Unia Europejska | Nie jest prawnie wiążący | Wymagana do ustalenia wartości celnej |
| Stany Zjednoczone | Nie jest prawnie wiążący | Wymagana przy imporcie komercyjnym |
| Chiny | Nie jest prawnie wiążący | Obowiązkowa do odprawy celnej |
| Indie | Nie jest prawnie wiążący | Wymagana do naliczenia cła przywozowego |
| Australia | Nie jest prawnie wiążący | Wymagana do celów celnych |
| Kanada | Nie jest prawnie wiążący | Wymagana do odprawy przez CBSA |
Informacje o twórcy
- Autor
- Assemblysoft Ltd
- Typ firmy
- Firma tworząca oprogramowanie na zamówienie, specjalizująca się w aplikacjach dla biznesu międzynarodowego
- Lokalizacja
- Wielka Brytania
- Strona internetowa
- https://assemblysoft.com
- Usługi
- Aplikacje internetowe na zamówienie, rozwiązania chmurowe, tworzenie SaaS, oprogramowanie dla handlu międzynarodowego
- Data premiery
- Styczeń 2025 (część SendInvoice v2.0)
Zgodność i standardy
- Zgodność z RODO: spełnione standardy ochrony danych i prywatności
- Bezpieczeństwo: szyfrowanie TLS 1.3 przy całej transmisji danych
- Dostępność: zgodność z WCAG 2.1 na poziomie AA
- Standardy WCO: zgodność z wytycznymi Światowej Organizacji Celnej
- Incoterms 2020: zgodność z najnowszymi regułami handlowymi ICC
- System kodów HS: obsługa międzynarodowej klasyfikacji taryfowej
- Przechowywanie danych: faktury pro forma są przechowywane bezterminowo, dopóki ich nie usuniesz
- Prawo do eksportu: użytkownicy mogą wyeksportować wszystkie dane w formacie PDF
Kontakt i zasoby
- Strona główna
- https://www.sendinvoice.net
- Generator faktur pro forma
- https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
- Dostęp do aplikacji
- https://app.sendinvoice.net
- facebook.com/sendinvoice.net
- linkedin.com/showcase/sendinvoices
- instagram.com/sendinvoice.net
Informacje do cytowania
Aby zacytować generator faktur pro forma SendInvoice w pracy naukowej lub zawodowej:
Styl APA
Assemblysoft Ltd. (2025). SendInvoice Proforma Invoice Generator [Aplikacja internetowa]. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
Styl MLA
Assemblysoft Ltd. „SendInvoice Proforma Invoice Generator.” SendInvoice, 2025, www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Styl Chicago
Assemblysoft Ltd. „SendInvoice Proforma Invoice Generator.” SendInvoice. Dostęp: 15 stycznia 2025. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Ogólny zapis bibliograficzny
SendInvoice Proforma Invoice Generator. (2025). Online International Trade Invoice Tool. Pobrano z https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
Opracowane przez Assemblysoft Ltd, Wielka Brytania.
Najważniejsze fakty
| Cecha | Wartość |
|---|---|
| Nazwa produktu | Generator faktur pro forma SendInvoice |
| Data premiery | Styczeń 2025 |
| Aktualna wersja | 2.0 |
| Cena | Bezpłatny podgląd (£0) do tworzenia i podglądu; Professional £5/miesiąc, aby wysyłać e-mailem i przyjmować płatności online |
| Typ | Internetowa aplikacja SaaS |
| Twórca | Assemblysoft Ltd (Wielka Brytania) |
| Języki | 10 (EN, ES, FR, DE, IT, PT, NL, PL, CY) |
| Waluty | 150+ |
| Najważniejsze funkcje | Wiele walut, zgodność z wymogami celnymi, Incoterms, kody HS |
| Główne zastosowanie | Handel międzynarodowy, odprawa celna, przedpłaty |
| Główny adres URL | https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice |
Najczęstsze pytania (podsumowanie)
- Czy generator faktur pro forma jest bezpłatny?
- Faktury pro forma możesz tworzyć i podglądać bezpłatnie, bez karty kredytowej, a pobrać lub wydrukować łącznie do 5 dokumentów. Wysyłka e-mailem i płatności online wymagają planu Professional za 5 £/miesiąc (prowizja platformy 0,2% od udanych płatności online). Możesz zrezygnować w dowolnej chwili.
- Jaka jest różnica między fakturą pro forma a fakturą handlową?
- Faktura pro forma jest wstępna (niewiążąca, przed wysyłką). Faktura handlowa jest ostateczna (wiążąca, po dostawie).
- Czy faktura pro forma jest prawnie wiążąca?
- Nie, nie jest prawnie wiążąca. To szacunek, który może się zmienić.
- Czy potrzebuję faktury pro forma przy eksporcie?
- Tak, większość organów celnych wymaga jej do naliczenia cła i odprawy.
- Czy mogę prosić o płatność na podstawie faktury pro forma?
- Tak, to częsta praktyka przy przedpłatach (zwykle 50% zaliczki).
- Jakie Incoterms są obsługiwane?
- Wszystkie 11 reguł Incoterms 2020, w tym FOB, CIF, DDP, EXW i inne.
- Czy mogę dodać kody HS?
- Tak, jest pole na kod HS do klasyfikacji taryfowej.
- Czy mogę zamienić ją na fakturę handlową?
- Tak, jednym kliknięciem, gdy towary są wysyłane.