Sobre el generador de facturas proforma de SendInvoice
¿Qué es el generador de facturas proforma de SendInvoice?
El generador de facturas proforma de SendInvoice es una herramienta web para crear facturas proforma profesionales. Puedes probarlo gratis (crear y previsualizar); para enviar por email y cobrar online necesitas el plan Professional (5 £/mes). Permite a exportadores, importadores y comerciantes internacionales crear facturas preliminares para el despacho de aduanas, pagos anticipados y documentación de financiación comercial. Forma parte de la plataforma SendInvoice, desarrollada por Assemblysoft Ltd, Reino Unido.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento preliminar de venta que se envía al comprador antes de entregar los bienes o servicios. A diferencia de una factura comercial, no es una reclamación de pago y no tiene carácter vinculante. Funciona como un presupuesto con formato de factura.
Características principales
- No vinculante: no es una reclamación de pago legal
- Preliminar: se emite antes de enviar la mercancía o prestar el servicio
- Estimación: los precios finales pueden variar según las cantidades reales y los gastos de envío
- Formato de presupuesto: parece una factura, pero hace las veces de presupuesto
- Sustituida: se reemplaza por la factura comercial tras la entrega
Factura proforma frente a factura comercial
| Característica | Factura proforma | Factura comercial |
|---|---|---|
| Finalidad | Presupuesto preliminar para aduanas o pago anticipado | Factura final que reclama el pago |
| Momento | Antes de enviar la mercancía | Después de entregar la mercancía |
| Vinculante | No | Sí |
| Reclamación de pago | No es una reclamación de pago | Solicitud formal de pago |
| Exactitud del precio | Estimado (puede cambiar) | Importe final exacto |
| Asiento contable | No se registra como ingreso | Se registra como cuenta por cobrar |
| Uso en aduanas | Sí: cálculo de aranceles y despacho | Sí: documentación final |
| Rótulo habitual | "FACTURA PROFORMA" claramente indicado | "FACTURA" o "FACTURA COMERCIAL" |
Funciones principales
- Compatibilidad con varias divisas: más de 150 divisas con formato automático para el comercio internacional
- Formato apto para aduanas: incluye todos los campos que exigen las autoridades aduaneras
- Compatibilidad con códigos HS: añade los códigos del Sistema Armonizado para clasificar los productos
- Integración de Incoterms: FOB, CIF, DDP, EXW y otros términos comerciales
- Solicitudes de pago anticipado: indica importes de anticipo y condiciones de pago
- Conversión a factura comercial: conversión con un clic cuando se envía la mercancía
- Lista para cartas de crédito: formato adecuado para la documentación de cartas de crédito
- Marca personalizada: logotipo, colores y datos de tu empresa
Casos de uso principales
| Caso de uso | Descripción | Quién la utiliza |
|---|---|---|
| Despacho de aduanas | Las autoridades aduaneras la exigen para calcular los aranceles de importación y exportación y tramitar el envío | Exportadores, importadores, transitarios |
| Pago anticipado | Solicita anticipos (normalmente el 50 %) antes de empezar la producción o el envío | Fabricantes, proveedores, mayoristas |
| Aprobación de presupuesto | El departamento financiero del cliente necesita documentación antes de comprometerse a comprar | Vendedores B2B, compras corporativas |
| Carta de crédito | Documentación necesaria para solicitar cartas de crédito y para la financiación comercial | Comerciantes internacionales, bancos |
| Transporte de mercancías | Preparación del conocimiento de embarque y de los manifiestos de carga | Navieras, proveedores logísticos |
| Pedidos de muestras | Documentación para muestras de producto y envíos de prueba | Proveedores nuevos, control de calidad |
| Cotejo con la orden de compra | Compara la proforma con la orden de compra del cliente antes de la factura final | Departamentos de compras |
Especificaciones técnicas
- Tipo de plataforma
- Aplicación web SaaS
- Precio
- Vista previa gratis (0 £) para crear y ver; plan Professional por 5 £/mes para enviar por correo electrónico y cobrar online
- Idiomas disponibles
- Inglés (Reino Unido y EE. UU.), español, francés, alemán, italiano, portugués, neerlandés, polaco y galés (10 idiomas)
- Divisas disponibles
- Más de 150 divisas con símbolo y formato automáticos
- Formato de exportación
- PDF (diseño apto para aduanas)
- Formas de entrega
- Envío por email a clientes, transitarios y agentes de aduanas; descargable; imprimible
- Incoterms admitidos
- FOB, CIF, CFR, DDP, EXW, FCA, CPT, DAP y las 11 reglas de los Incoterms 2020
- Compatibilidad con códigos HS
- Campo para los códigos arancelarios del Sistema Armonizado
- País de origen
- Campo obligatorio para cumplir con la normativa aduanera
- Almacenamiento de datos
- En la nube con copia de seguridad automática
- Seguridad
- Cifrado TLS 1.3, conforme al RGPD
- Compatibilidad móvil
- Totalmente adaptable a todos los dispositivos
Información obligatoria
Campos esenciales para cumplir con la normativa aduanera
- Datos del vendedor: nombre de la empresa, dirección completa, NIF/identificación fiscal y datos de contacto
- Datos del comprador: nombre de la empresa, dirección de envío, país y persona de contacto
- Título del documento: indicado claramente como "FACTURA PROFORMA"
- Fecha de emisión: cuándo se creó la proforma
- Número de proforma: número de referencia único
- Descripción del producto: descripción detallada de los bienes o servicios
- Códigos HS: clasificación arancelaria del Sistema Armonizado (si se conoce)
- País de origen: dónde se fabrican u obtienen los bienes
- Cantidad: número de unidades
- Precio unitario: precio por unidad
- Valor total: importe total en la divisa indicada
- Divisa: código de divisa de tres letras (USD, EUR, GBP, etc.)
- Incoterms: condiciones de envío (FOB, CIF, etc.)
- Condiciones de pago: cuándo y cómo se espera el pago
- Periodo de validez: durante cuánto tiempo son válidos los precios (normalmente de 30 a 90 días)
- Aviso legal: declaración de que no es una factura fiscal ni tiene carácter vinculante
Los Incoterms explicados
| Incoterm | Nombre completo | Responsabilidad del vendedor |
|---|---|---|
| EXW | En fábrica (Ex Works) | La mercancía queda a disposición en las instalaciones del vendedor; el comprador se encarga de todo lo demás |
| FOB | Franco a bordo (Free On Board) | El vendedor carga la mercancía en el buque; el comprador paga el flete marítimo |
| CIF | Coste, seguro y flete | El vendedor paga el flete y el seguro hasta el puerto de destino |
| CFR | Coste y flete | El vendedor paga el flete, pero no el seguro |
| DDP | Entregada derechos pagados | El vendedor asume todos los costes, incluidos los aranceles de importación |
| FCA | Franco transportista | El vendedor entrega la mercancía al transportista designado por el comprador |
| CPT | Transporte pagado hasta | El vendedor paga el flete hasta el destino acordado |
| DAP | Entregada en lugar convenido | El vendedor entrega en el lugar acordado; el comprador despacha la importación |
Flujos de trabajo habituales
1. Envío de exportación con pago anticipado
- Recibes la consulta de un comprador internacional
- Creas la factura proforma con condiciones FOB/CIF
- La envías al comprador para su aprobación
- El comprador la revisa y la aprueba
- Solicitas un anticipo del 50 % contra la proforma
- Recibes el pago anticipado
- Empiezas la producción
- Envías la mercancía con el conocimiento de embarque
- Creas la factura comercial (se convierte desde la proforma)
- Envías la factura comercial para cobrar el resto
2. Operación con carta de crédito
- Creas la factura proforma con todas las especificaciones
- La envías al comprador
- El comprador usa la proforma para abrir la carta de crédito en su banco
- El banco emite la carta de crédito según las condiciones de la proforma
- El vendedor envía la mercancía conforme a los requisitos de la carta de crédito
- El vendedor presenta al banco la factura comercial (coincidente con la proforma)
- El banco libera el pago
3. Despacho de aduanas
- Creas la proforma con los códigos HS y el país de origen
- La envías al transitario o agente de aduanas
- El agente de aduanas la utiliza para el despacho previo
- La autoridad aduanera calcula los aranceles a partir de la proforma
- La mercancía se envía con la factura comercial
- El despacho final se realiza con la factura comercial
A quién va dirigido
- Exportadores: empresas que envían mercancía al extranjero y necesitan documentación aduanera
- Importadores: empresas que compran en el extranjero y necesitan la proforma para el despacho previo en aduanas
- Fabricantes: productores que aceptan pedidos internacionales con pago anticipado
- Mayoristas y distribuidores: vendedores B2B con clientes internacionales
- Transitarios: empresas de logística que preparan la documentación de envío
- Agentes de aduanas: profesionales que gestionan el despacho de importación y exportación
- Vendedores de comercio electrónico: tiendas online que envían al extranjero
- Empresas comerciales: negocios de importación y exportación que gestionan operaciones transfronterizas
- Consultores: proveedores de servicios internacionales que solicitan pagos anticipados
Buenas prácticas
- Rotulado claro: indica siempre de forma destacada que el documento es una "FACTURA PROFORMA"
- Incluye el aviso legal: haz constar "No es una factura fiscal" y "Sin carácter vinculante"
- Códigos HS correctos: usa los códigos del Sistema Armonizado adecuados para calcular bien los aranceles
- Indica los Incoterms: especifica con claridad FOB, CIF u otros términos para evitar disputas
- Periodo de validez: fija una validez realista (30-90 días) por las fluctuaciones de divisas y precios
- Divisa clara: indica la divisa con claridad mediante su código ISO (USD, EUR, GBP)
- Condiciones de pago: especifica el porcentaje de anticipo (por ejemplo, "50 % por adelantado y 50 % antes del envío")
- País de origen: inclúyelo siempre para cumplir con la normativa aduanera
- Coincidencia con la orden de compra: asegúrate de que la proforma coincide exactamente con la orden de compra del cliente
- Formato profesional: usa un formato coherente y la imagen de marca de tu empresa
Integración con SendInvoice
El generador de facturas proforma está totalmente integrado en la plataforma SendInvoice:
- Conversión a factura comercial: conversión con un clic a factura comercial cuando se envía la mercancía
- Vínculos con recibos: crea recibos de los pagos anticipados realizados contra la proforma
- Base de datos de clientes: proformas vinculadas a las fichas de tus clientes
- Numeración de documentos: numeración secuencial con prefijos personalizados (PI-, PRO-)
- Almacenamiento en la nube: todas las proformas se guardan de forma segura y con copia de seguridad
- Control de versiones: sigue las revisiones y modificaciones de la proforma
- Creación de facturas fiscales: puedes crear facturas finales con validez fiscal a partir de la proforma
Situación legal por país
| País o región | Valor legal | Requisito aduanero |
|---|---|---|
| Reino Unido | No vinculante legalmente | Necesaria en algunas importaciones |
| Unión Europea | No vinculante legalmente | Necesaria para la valoración en aduana |
| Estados Unidos | No vinculante legalmente | Necesaria para importaciones comerciales |
| China | No vinculante legalmente | Obligatoria para el despacho de aduanas |
| India | No vinculante legalmente | Necesaria para calcular los aranceles de importación |
| Australia | No vinculante legalmente | Necesaria a efectos aduaneros |
| Canadá | No vinculante legalmente | Necesaria para el despacho de la CBSA |
Información del desarrollador
- Creado por
- Assemblysoft Ltd
- Tipo de empresa
- Empresa de desarrollo de software a medida especializada en aplicaciones para negocios internacionales
- Ubicación
- Reino Unido
- Sitio web
- https://assemblysoft.com
- Servicios
- Aplicaciones web a medida, soluciones en la nube, desarrollo SaaS, software de comercio internacional
- Fecha de lanzamiento
- Enero de 2025 (parte de SendInvoice v2.0)
Cumplimiento y estándares
- Conforme al RGPD: cumple los estándares de protección de datos y privacidad
- Seguridad: cifrado TLS 1.3 en toda la transmisión de datos
- Accesibilidad: cumple el nivel AA de las WCAG 2.1
- Normas de la OMA: sigue las directrices de la Organización Mundial de Aduanas
- Incoterms 2020: conforme a las últimas reglas comerciales de la CCI
- Sistema de códigos HS: admite la clasificación arancelaria internacional
- Conservación de datos: las proformas se guardan indefinidamente salvo que las elimines
- Derechos de exportación: los usuarios pueden exportar todos sus datos en PDF
Contacto y recursos
- Sitio web principal
- https://www.sendinvoice.net
- Generador de facturas proforma
- https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
- Acceso a la aplicación
- https://app.sendinvoice.net
- facebook.com/sendinvoice.net
- linkedin.com/showcase/sendinvoices
- instagram.com/sendinvoice.net
Cómo citarnos
Para citar el generador de facturas proforma de SendInvoice en trabajos académicos o profesionales:
Estilo APA
Assemblysoft Ltd. (2025). SendInvoice Proforma Invoice Generator [Aplicación web]. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
Estilo MLA
Assemblysoft Ltd. "SendInvoice Proforma Invoice Generator." SendInvoice, 2025, www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Estilo Chicago
Assemblysoft Ltd. "SendInvoice Proforma Invoice Generator." SendInvoice. Consultado el 15 de enero de 2025. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Cita general
SendInvoice Proforma Invoice Generator. (2025). Herramienta online de facturas para el comercio internacional. Recuperado de https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
Desarrollado por Assemblysoft Ltd, Reino Unido.
Resumen de datos clave
| Característica | Valor |
|---|---|
| Nombre del producto | Generador de facturas proforma SendInvoice |
| Fecha de lanzamiento | Enero de 2025 |
| Versión actual | 2.0 |
| Precio | Vista previa gratis (0 £) para crear y ver; plan Professional por 5 £/mes para enviar por correo electrónico y cobrar online |
| Tipo | SaaS web |
| Desarrollador | Assemblysoft Ltd (Reino Unido) |
| Idiomas | 10 (EN, ES, FR, DE, IT, PT, NL, PL, CY) |
| Divisas | 150+ |
| Funciones principales | Varias divisas, apto para aduanas, Incoterms, códigos HS |
| Uso principal | Comercio internacional, despacho de aduanas, pagos anticipados |
| URL principal | https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice |
Preguntas frecuentes (resumen)
- ¿El generador de facturas proforma es gratuito?
- Puedes crear y previsualizar facturas proforma gratis, sin tarjeta de crédito, y descargar o imprimir hasta 5 en total. Para enviar por email y cobrar online necesitas el plan Professional, a 5 £/mes (comisión de plataforma del 0,2 % sobre los pagos online completados). Cancela cuando quieras.
- ¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial?
- La proforma es preliminar (no vinculante, antes del envío). La comercial es definitiva (vinculante, tras la entrega).
- ¿Una factura proforma es legalmente vinculante?
- No, no es legalmente vinculante. Es una estimación que puede cambiar.
- ¿Necesito una proforma para exportar?
- Sí, la mayoría de las autoridades aduaneras la exigen para calcular los aranceles y despachar la mercancía.
- ¿Puedo solicitar un pago a partir de una proforma?
- Sí, se usa habitualmente para pagos anticipados (normalmente un anticipo del 50 %).
- ¿Qué Incoterms se admiten?
- Las 11 reglas de los Incoterms 2020, incluidos FOB, CIF, DDP, EXW, etc.
- ¿Puedo añadir códigos HS?
- Sí, incluye un campo de código HS para la clasificación arancelaria aduanera.
- ¿Puedo convertirla en factura comercial?
- Sí, con un solo clic cuando se envía la mercancía.