À propos du générateur de factures pro forma SendInvoice
Qu'est-ce que le générateur de factures pro forma SendInvoice ?
Le générateur de factures pro forma SendInvoice est un outil en ligne pour créer des factures pro forma professionnelles — gratuit pour essayer (création et aperçu) ; l'offre Professional (5 £/mois) est nécessaire pour envoyer par e-mail et encaisser des paiements en ligne. Il permet aux exportateurs, importateurs et négociants internationaux d'établir des factures préliminaires pour le dédouanement, les paiements d'avance et les documents de financement du commerce. Il fait partie de la plateforme SendInvoice développée par Assemblysoft Ltd, Royaume-Uni.
Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?
Une facture pro forma est un document de vente préliminaire envoyé à l'acheteur avant la livraison des biens ou services. Contrairement à une facture commerciale, elle n'est pas une demande de paiement et n'a aucune valeur juridiquement contraignante. Elle joue le rôle d'un devis présenté sous forme de facture.
Caractéristiques principales
- Non contraignante : ce n'est pas une demande de paiement légale
- Préliminaire : émise avant l'expédition des marchandises ou la prestation des services
- Estimation : les prix définitifs peuvent varier selon les quantités réelles et les frais d'expédition
- Format de devis : elle ressemble à une facture mais fait office de devis
- Remplacée : la facture commerciale la remplace après la livraison
Facture pro forma ou facture commerciale
| Critère | Facture pro forma | Facture commerciale |
|---|---|---|
| Objet | Devis préliminaire pour la douane ou un paiement d'avance | Facture définitive demandant le paiement |
| Moment | Avant l'expédition des marchandises | Après la livraison des marchandises |
| Valeur juridique contraignante | Non | Oui |
| Demande de paiement | Ce n'est pas une demande de paiement | Demande de paiement formelle |
| Exactitude des prix | Estimés (peuvent changer) | Montant définitif exact |
| Écriture comptable | Non comptabilisée en chiffre d'affaires | Comptabilisée en créances clients |
| Usage douanier | Oui : calcul des droits, dédouanement | Oui : documentation finale |
| Mention habituelle | Mention « FACTURE PRO FORMA » bien visible | « FACTURE » ou « FACTURE COMMERCIALE » |
Fonctionnalités principales
- Multidevise : plus de 150 devises avec mise en forme automatique pour le commerce international
- Format conforme aux exigences douanières : tous les champs requis par les autorités douanières
- Codes SH : ajoutez les codes du Système harmonisé pour classer vos produits
- Incoterms intégrés : FOB, CIF, DDP, EXW et autres conditions de vente internationales
- Demandes d'acompte : indiquez les montants d'acompte et les conditions de paiement
- Conversion en facture commerciale : transformation en un clic à l'expédition des marchandises
- Prêt pour le crédit documentaire : format adapté aux dossiers de crédit documentaire (L/C)
- Image de marque personnalisée : logo, couleurs et coordonnées de votre entreprise
Principaux cas d'usage
| Cas d'usage | Description | Qui l'utilise |
|---|---|---|
| Dédouanement | Exigée par les autorités douanières pour calculer les droits d'import/export et traiter les expéditions | Exportateurs, importateurs, transitaires |
| Paiement d'avance | Demandez un acompte (généralement 50 %) avant le début de la production ou de l'expédition | Fabricants, fournisseurs, grossistes |
| Validation budgétaire | Le service financier du client a besoin d'un justificatif avant de s'engager sur l'achat | Vendeurs B2B, achats d'entreprise |
| Crédit documentaire | Document requis pour les demandes de crédit documentaire et le financement du commerce | Négociants internationaux, banques |
| Transit et fret | Préparation des connaissements et des manifestes de cargaison | Compagnies maritimes, prestataires logistiques |
| Commandes d'échantillons | Justificatifs pour les échantillons de produits et les envois d'essai | Nouveaux fournisseurs, tests qualité |
| Rapprochement avec le bon de commande | Faites correspondre la pro forma au bon de commande du client avant la facture définitive | Services achats |
Caractéristiques techniques
- Type de plateforme
- Application SaaS en ligne
- Tarifs
- Aperçu gratuit (0 £) pour créer et prévisualiser ; offre Professional à 5 £/mois pour envoyer par e-mail et encaisser des paiements en ligne
- Langues disponibles
- Anglais (Royaume-Uni et États-Unis), espagnol, français, allemand, italien, portugais, néerlandais, polonais et gallois (10 langues)
- Devises prises en charge
- Plus de 150 devises avec symbole et mise en forme automatiques
- Format d'export
- PDF (mise en page conforme aux exigences douanières)
- Modes d'envoi
- Envoi par e-mail aux clients, transitaires et commissionnaires en douane ; téléchargeable ; imprimable
- Incoterms pris en charge
- FOB, CIF, CFR, DDP, EXW, FCA, CPT, DAP et les 11 règles Incoterms 2020
- Prise en charge des codes SH
- Champ pour les codes tarifaires du Système harmonisé
- Pays d'origine
- Champ obligatoire pour la conformité douanière
- Stockage des données
- Dans le cloud, avec sauvegarde automatique
- Sécurité
- Chiffrement TLS 1.3, conforme au RGPD
- Compatibilité mobile
- Entièrement adapté à tous les appareils
Informations obligatoires
Champs essentiels pour la conformité douanière
- Informations sur le vendeur : raison sociale, adresse complète, numéro de TVA/identifiant fiscal, coordonnées
- Informations sur l'acheteur : raison sociale, adresse de livraison, pays, personne à contacter
- Intitulé du document : mention bien visible « FACTURE PRO FORMA »
- Date d'émission : date de création de la pro forma
- Numéro de pro forma : référence unique
- Description des produits : description détaillée des biens ou services
- Codes SH : classification tarifaire du Système harmonisé (si connue)
- Pays d'origine : lieu de fabrication ou d'approvisionnement des marchandises
- Quantité : nombre d'unités
- Prix unitaire : prix par unité
- Valeur totale : total général dans la devise indiquée
- Devise : code de devise à trois lettres (USD, EUR, GBP, etc.)
- Incoterms : conditions de livraison (FOB, CIF, etc.)
- Conditions de paiement : quand et comment le paiement est attendu
- Durée de validité : durée de validité des prix (généralement 30 à 90 jours)
- Mention d'exclusion : précisez qu'il ne s'agit ni d'une facture fiscale ni d'un document juridiquement contraignant
Les Incoterms expliqués
| Incoterm | Nom complet | Responsabilité du vendeur |
|---|---|---|
| EXW | Ex Works (départ usine) | Marchandises mises à disposition dans les locaux du vendeur ; l'acheteur organise tout le reste |
| FOB | Free On Board (franco à bord) | Le vendeur charge les marchandises sur le navire ; l'acheteur paie le fret maritime |
| CIF | Cost, Insurance, Freight (coût, assurance, fret) | Le vendeur paie le fret et l'assurance jusqu'au port de destination |
| CFR | Cost and Freight (coût et fret) | Le vendeur paie le fret mais pas l'assurance |
| DDP | Delivered Duty Paid (rendu droits acquittés) | Le vendeur supporte tous les coûts, y compris les droits d'importation |
| FCA | Free Carrier (franco transporteur) | Le vendeur livre les marchandises au transporteur désigné par l'acheteur |
| CPT | Carriage Paid To (port payé jusqu'à) | Le vendeur paie le transport jusqu'à la destination convenue |
| DAP | Delivered at Place (rendu au lieu de destination) | Le vendeur livre au lieu convenu ; l'acheteur s'occupe du dédouanement à l'importation |
Processus courants
1. Expédition à l'export avec paiement d'avance
- Vous recevez une demande d'un acheteur étranger
- Créez une facture pro forma avec les conditions FOB ou CIF
- Envoyez-la à l'acheteur pour approbation
- L'acheteur l'examine et l'approuve
- Demandez 50 % d'acompte sur la base de la pro forma
- Vous recevez l'acompte
- Lancez la production
- Expédiez les marchandises avec le connaissement
- Créez la facture commerciale (convertie depuis la pro forma)
- Envoyez la facture commerciale pour le règlement du solde
2. Opération en crédit documentaire
- Créez une facture pro forma avec toutes les spécifications
- Envoyez-la à l'acheteur
- L'acheteur s'appuie sur la pro forma pour ouvrir un crédit documentaire auprès de sa banque
- La banque émet le crédit documentaire selon les conditions de la pro forma
- Le vendeur expédie les marchandises conformément aux exigences du crédit documentaire
- Le vendeur présente à la banque la facture commerciale (conforme à la pro forma)
- La banque débloque le paiement
3. Dédouanement
- Créez une pro forma avec les codes SH et le pays d'origine
- Envoyez-la au transitaire ou au commissionnaire en douane
- Le commissionnaire en douane l'utilise pour le pré-dédouanement
- L'administration douanière calcule les droits à partir de la pro forma
- Les marchandises voyagent avec la facture commerciale
- Le dédouanement final s'appuie sur la facture commerciale
Utilisateurs concernés
- Exportateurs : entreprises qui expédient à l'international et ont besoin de documents douaniers
- Importateurs : entreprises qui achètent à l'étranger et ont besoin d'une pro forma pour le pré-dédouanement
- Fabricants : producteurs qui acceptent des commandes internationales avec paiement d'avance
- Grossistes et distributeurs : vendeurs B2B avec des clients à l'international
- Transitaires : entreprises de logistique qui préparent les documents d'expédition
- Commissionnaires en douane : professionnels qui gèrent le dédouanement à l'import et à l'export
- Vendeurs e-commerce : boutiques en ligne qui expédient à l'international
- Sociétés de négoce : entreprises d'import-export qui gèrent des transactions transfrontalières
- Consultants : prestataires de services internationaux qui demandent des paiements d'avance
Bonnes pratiques
- Intitulé clair : indiquez toujours « FACTURE PRO FORMA » de façon bien visible sur le document
- Mention d'exclusion : précisez « Ne constitue pas une facture fiscale » et « Non contraignante juridiquement »
- Codes SH exacts : utilisez les bons codes du Système harmonisé pour un calcul exact des droits
- Incoterms précisés : indiquez clairement FOB, CIF ou les autres conditions pour éviter les litiges
- Durée de validité : fixez une validité réaliste (30 à 90 jours) en raison des fluctuations des devises et des prix
- Devise sans ambiguïté : indiquez clairement la devise avec son code ISO (USD, EUR, GBP)
- Conditions de paiement : précisez le pourcentage d'acompte (par ex. « 50 % d'avance, 50 % avant expédition »)
- Pays d'origine : à indiquer systématiquement pour la conformité douanière
- Cohérence avec le bon de commande : vérifiez que la pro forma correspond exactement au bon de commande du client
- Présentation professionnelle : mise en forme homogène et image de marque de votre entreprise
Intégration à SendInvoice
Le générateur de factures pro forma est entièrement intégré à la plateforme SendInvoice :
- Conversion en facture commerciale : transformation en un clic à l'expédition des marchandises
- Liens avec les reçus : créez des reçus pour les paiements d'avance liés à la pro forma
- Base clients : pro forma rattachées aux fiches clients
- Numérotation des documents : numérotation séquentielle avec préfixes personnalisés (PI-, PRO-)
- Stockage dans le cloud : toutes vos pro forma conservées en sécurité avec sauvegarde
- Gestion des versions : suivez les révisions et modifications des pro forma
- Création de factures fiscales : établissez des factures définitives conformes sur le plan fiscal à partir de la pro forma
Statut juridique par pays
| Pays / région | Valeur juridique | Exigence douanière |
|---|---|---|
| Royaume-Uni | Sans valeur contractuelle | Requise pour certaines importations |
| Union européenne | Sans valeur contractuelle | Requise pour la détermination de la valeur en douane |
| États-Unis | Sans valeur contractuelle | Requise pour les importations commerciales |
| Chine | Sans valeur contractuelle | Obligatoire pour le dédouanement |
| Inde | Sans valeur contractuelle | Requise pour le calcul des droits d'importation |
| Australie | Sans valeur contractuelle | Requise à des fins douanières |
| Canada | Sans valeur contractuelle | Requise pour le dédouanement par l'ASFC (CBSA) |
Informations sur l'éditeur
- Créé par
- Assemblysoft Ltd
- Type d'entreprise
- Société de développement logiciel sur mesure, spécialisée dans les applications métier internationales
- Localisation
- Royaume-Uni
- Site web
- https://assemblysoft.com
- Services
- Applications web sur mesure, solutions cloud, développement SaaS, logiciels pour le commerce international
- Date de lancement
- Janvier 2025 (dans le cadre de SendInvoice v2.0)
Conformité et normes
- Conforme au RGPD : normes de protection des données et de confidentialité respectées
- Sécurité : chiffrement TLS 1.3 pour toutes les transmissions de données
- Accessibilité : conforme WCAG 2.1 niveau AA
- Normes de l'OMD : respecte les lignes directrices de l'Organisation mondiale des douanes
- Incoterms 2020 : conforme aux dernières règles de la CCI
- Système harmonisé : prend en charge la classification tarifaire internationale
- Conservation des données : pro forma conservées indéfiniment, sauf suppression de votre part
- Droit d'export : les utilisateurs peuvent exporter toutes leurs données au format PDF
Contact et ressources
- Site principal
- https://www.sendinvoice.net
- Générateur de factures pro forma
- https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
- Accès à l'application
- https://app.sendinvoice.net
- facebook.com/sendinvoice.net
- linkedin.com/showcase/sendinvoices
- instagram.com/sendinvoice.net
Comment citer
Pour citer le générateur de factures pro forma SendInvoice dans un travail universitaire ou professionnel :
Style APA
Assemblysoft Ltd. (2025). SendInvoice Proforma Invoice Generator [Application web]. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
Style MLA
Assemblysoft Ltd. « SendInvoice Proforma Invoice Generator. » SendInvoice, 2025, www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Style Chicago
Assemblysoft Ltd. « SendInvoice Proforma Invoice Generator. » SendInvoice. Consulté le 15 janvier 2025. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Citation générale
SendInvoice Proforma Invoice Generator. (2025). Outil en ligne de facturation pour le commerce international. Consulté sur https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
Développé par Assemblysoft Ltd, Royaume-Uni.
Résumé des points clés
| Critère | Valeur |
|---|---|
| Nom du produit | Générateur de factures pro forma SendInvoice |
| Date de lancement | Janvier 2025 |
| Version actuelle | 2.0 |
| Prix | Aperçu gratuit (0 £) pour créer et prévisualiser ; offre Professional à 5 £/mois pour envoyer par e-mail et encaisser des paiements en ligne |
| Type | SaaS en ligne |
| Éditeur | Assemblysoft Ltd (Royaume-Uni) |
| Langues | 10 (EN, ES, FR, DE, IT, PT, NL, PL, CY) |
| Devises | 150+ |
| Fonctionnalités clés | Multidevise, conforme aux exigences douanières, Incoterms, codes SH |
| Usage principal | Commerce international, dédouanement, paiements d'avance |
| URL principale | https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice |
Questions fréquentes (résumé)
- Le générateur de factures pro forma est-il gratuit ?
- Vous pouvez créer et prévisualiser des factures pro forma gratuitement, sans carte bancaire, et en télécharger ou en imprimer jusqu'à 5 au total. L'envoi par e-mail et l'encaissement de paiements en ligne nécessitent l'offre Professional à 5 £/mois (0,2 % de frais de plateforme sur les paiements en ligne réussis). Résiliable à tout moment.
- Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture commerciale ?
- La pro forma est préliminaire (non contraignante, avant l'expédition). La facture commerciale est définitive (contraignante, après la livraison).
- Une facture pro forma a-t-elle une valeur juridiquement contraignante ?
- Non. C'est une estimation qui peut changer.
- Ai-je besoin d'une pro forma pour exporter ?
- Oui, la plupart des autorités douanières l'exigent pour calculer les droits et dédouaner.
- Puis-je demander un paiement à partir d'une pro forma ?
- Oui, c'est courant pour les paiements d'avance (généralement un acompte de 50 %).
- Quels Incoterms sont pris en charge ?
- Les 11 règles Incoterms 2020, dont FOB, CIF, DDP, EXW, etc.
- Puis-je ajouter des codes SH ?
- Oui, un champ code SH est prévu pour la classification tarifaire douanière.
- Puis-je la convertir en facture commerciale ?
- Oui, en un clic à l'expédition des marchandises.