Over de SendInvoice pro-formafactuurgenerator
Wat is de SendInvoice pro-formafactuurgenerator?
De SendInvoice pro-formafactuurgenerator is een webgebaseerde tool voor professionele pro-formafacturen. Gratis uit te proberen (maken en bekijken); met het Professional-abonnement (£5 per maand) verstuur je per e-mail en ontvang je online betalingen. Exporteurs, importeurs en internationale handelaren maken er voorlopige facturen mee voor douane-afhandeling, vooruitbetalingen en documentatie voor handelsfinanciering. Onderdeel van het SendInvoice-platform, ontwikkeld door Assemblysoft Ltd, VK.
Wat is een pro-formafactuur?
Een pro-formafactuur is een voorlopige verkoopnota die je naar kopers stuurt voordat goederen of diensten worden geleverd. In tegenstelling tot een handelsfactuur is het geen betalingsverzoek en juridisch niet bindend. Het werkt als een offerte in factuurvorm.
Belangrijkste kenmerken
- Niet bindend: geen juridisch betalingsverzoek
- Voorlopig: uitgegeven voordat goederen worden verzonden of diensten worden geleverd
- Raming: definitieve prijzen kunnen afwijken door de werkelijke aantallen en verzendkosten
- Offerte-opmaak: lijkt op een factuur, maar werkt als offerte
- Vervangen: na levering vervangen door een handelsfactuur
Pro-formafactuur versus handelsfactuur
| Kenmerk | Pro-formafactuur | Handelsfactuur |
|---|---|---|
| Doel | Voorlopige offerte voor douane of vooruitbetaling | Definitieve rekening met betalingsverzoek |
| Timing | Voordat de goederen worden verzonden | Nadat de goederen zijn geleverd |
| Juridisch bindend | Nee | Ja |
| Betalingsverzoek | Geen betalingsverzoek | Formeel betalingsverzoek |
| Prijsnauwkeurigheid | Geschat (kan wijzigen) | Definitief, exact bedrag |
| Boekhoudkundige verwerking | Niet als omzet geboekt | Geboekt als openstaande vordering |
| Gebruik bij de douane | Ja: berekening van rechten, inklaring | Ja: definitieve documentatie |
| Gebruikelijke aanduiding | Duidelijk gemarkeerd als "PRO-FORMAFACTUUR" | "FACTUUR" of "HANDELSFACTUUR" |
Belangrijkste functies
- Ondersteuning voor meerdere valuta: 150+ valuta met automatische opmaak voor internationale handel
- Douanegeschikte opmaak: bevat alle velden die douane-instanties vereisen
- Ondersteuning voor HS-codes: voeg codes van het Geharmoniseerd Systeem toe voor productclassificatie
- Incoterms-integratie: FOB, CIF, DDP, EXW en andere handelsvoorwaarden
- Verzoeken om vooruitbetaling: geef aanbetalingen en betalingsvoorwaarden op
- Omzetten naar handelsfactuur: met één klik zodra de goederen worden verzonden
- Geschikt voor accreditieven: opmaak die past bij L/C-documentatie
- Eigen huisstijl: bedrijfslogo, kleuren en bedrijfsgegevens
Belangrijkste toepassingen
| Toepassing | Beschrijving | Wie gebruikt het |
|---|---|---|
| Douane-afhandeling | Vereist door douane-instanties voor de berekening van in- en uitvoerrechten en de verwerking van zendingen | Exporteurs, importeurs, expediteurs |
| Vooruitbetaling | Vraag aanbetalingen (meestal 50%) voordat de productie of verzending begint | Fabrikanten, leveranciers, groothandels |
| Budgetgoedkeuring | De financiële afdeling van de klant heeft documentatie nodig voordat die zich aan een aankoop verbindt | B2B-verkopers, zakelijke inkoop |
| Accreditief | Vereiste documentatie voor L/C-aanvragen en handelsfinanciering | Internationale handelaren, banken |
| Expeditie | Opstellen van cognossementen en ladingmanifesten | Rederijen, logistieke dienstverleners |
| Monsterorders | Documentatie voor productmonsters en testzendingen | Nieuwe leveranciers, kwaliteitstests |
| Afstemming met de inkooporder | Stem de pro-formafactuur af op de inkooporder van de klant voordat je de definitieve factuur maakt | Inkoopafdelingen |
Technische specificaties
- Type platform
- Webgebaseerde SaaS-applicatie
- Prijs
- Gratis voorbeeld (£0) om te maken en te bekijken; Professional £5 per maand om te versturen per e-mail en online betalingen te ontvangen
- Ondersteunde talen
- Engels (VK en VS), Spaans, Frans, Duits, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools en Welsh (10 talen)
- Ondersteunde valuta
- 150+ valuta met automatisch symbool en automatische opmaak
- Exportformaat
- Pdf (douanegeschikte opmaak)
- Verzendmethoden
- Per e-mail naar klanten, expediteurs en douane-expediteurs; downloadbaar; afdrukbaar
- Ondersteunde Incoterms
- FOB, CIF, CFR, DDP, EXW, FCA, CPT, DAP en alle 11 Incoterms 2020-regels
- Ondersteuning voor HS-codes
- Veld voor tariefcodes van het Geharmoniseerd Systeem
- Land van oorsprong
- Verplicht veld voor naleving van douanevoorschriften
- Gegevensopslag
- In de cloud met automatische back-up
- Beveiliging
- TLS 1.3-versleuteling, AVG-conform
- Mobiel gebruik
- Volledig responsief op alle apparaten
Vereiste gegevens
Essentiële velden voor naleving van douanevoorschriften
- Gegevens verkoper: bedrijfsnaam, volledig adres, btw-/belastingnummer, contactgegevens
- Gegevens koper: bedrijfsnaam, afleveradres, land, contactpersoon
- Documentaanduiding: duidelijk gemarkeerd als "PRO-FORMAFACTUUR"
- Uitgiftedatum: wanneer de pro-formafactuur is gemaakt
- Pro-formanummer: uniek referentienummer
- Productomschrijving: gedetailleerde omschrijving van goederen/diensten
- HS-codes: tariefclassificatie van het Geharmoniseerd Systeem (indien bekend)
- Land van oorsprong: waar de goederen zijn vervaardigd of vandaan komen
- Aantal: aantal eenheden
- Eenheidsprijs: prijs per eenheid
- Totale waarde: eindtotaal in de opgegeven valuta
- Valuta: valutacode van drie letters (USD, EUR, GBP enz.)
- Incoterms: leveringsvoorwaarden (FOB, CIF enz.)
- Betalingsvoorwaarden: wanneer en hoe er betaald moet worden
- Geldigheidsduur: hoe lang de prijzen gelden (meestal 30-90 dagen)
- Disclaimer: verklaring dat het geen btw-factuur is en niet juridisch bindend
Incoterms uitgelegd
| Incoterm | Volledige naam | Verantwoordelijkheid verkoper |
|---|---|---|
| EXW | Af fabriek | Goederen staan klaar op het terrein van de verkoper; de koper regelt al het overige |
| FOB | Vrij boord | Verkoper laadt de goederen op het schip; koper betaalt de zeevracht |
| CIF | Kosten, verzekering, vracht | Verkoper betaalt vracht en verzekering tot de haven van bestemming |
| CFR | Kosten en vracht | Verkoper betaalt de vracht, maar niet de verzekering |
| DDP | Geleverd, rechten betaald | Verkoper draagt alle kosten, inclusief invoerrechten |
| FCA | Franco vervoerder | Verkoper levert aan de door de koper aangewezen vervoerder |
| CPT | Vervoer betaald tot | Verkoper betaalt de vracht tot de genoemde bestemming |
| DAP | Geleverd op plaats | Verkoper levert op de genoemde plaats; koper zorgt voor de invoerinklaring |
Veelvoorkomende werkwijzen
1. Exportzending met vooruitbetaling
- Ontvang een aanvraag van een internationale koper
- Maak een pro-formafactuur met FOB- of CIF-voorwaarden
- Stuur de factuur ter goedkeuring naar de koper
- Koper bekijkt de factuur en keurt die goed
- Vraag 50% vooruitbetaling op basis van de pro-formafactuur
- Ontvang de vooruitbetaling
- Start de productie
- Verzend de goederen met cognossement
- Maak de handelsfactuur (omgezet vanuit de pro-formafactuur)
- Stuur de handelsfactuur voor de restbetaling
2. Transactie met accreditief
- Maak een pro-formafactuur met alle specificaties
- Stuur de factuur naar de koper
- Koper gebruikt de pro-formafactuur om een L/C bij de bank te openen
- Bank geeft de L/C uit op basis van de voorwaarden van de pro-formafactuur
- Verkoper verzendt de goederen volgens de L/C-eisen
- Verkoper dient de handelsfactuur (conform de pro-formafactuur) in bij de bank
- Bank keert de betaling uit
3. Douane-afhandeling
- Maak een pro-formafactuur met HS-codes en land van oorsprong
- Stuur de factuur naar de expediteur of douane-expediteur
- Douane-expediteur gebruikt de factuur voor voorafgaande inklaring
- Douane berekent de rechten op basis van de pro-formafactuur
- Goederen worden verzonden met de handelsfactuur
- Definitieve inklaring gebeurt met de handelsfactuur
Doelgroepen
- Exporteurs: bedrijven die internationaal goederen verzenden en douanedocumenten nodig hebben
- Importeurs: bedrijven die in het buitenland inkopen en een pro-formafactuur nodig hebben voor voorafgaande inklaring
- Fabrikanten: producenten die internationale bestellingen aannemen en vooruitbetaling vragen
- Groothandels en distributeurs: B2B-verkopers met internationale klanten
- Expediteurs: logistieke bedrijven die verzenddocumenten opstellen
- Douane-expediteurs: professionals die in- en uitvoerinklaring afhandelen
- Webwinkeliers: online verkopers die internationaal verzenden
- Handelsbedrijven: im- en exportbedrijven met grensoverschrijdende transacties
- Consultants: internationale dienstverleners die vooruitbetaling vragen
Tips voor de praktijk
- Duidelijke aanduiding: markeer het document altijd duidelijk als "PRO-FORMAFACTUUR"
- Voeg een disclaimer toe: vermeld "Geen btw-factuur" en "Juridisch niet bindend"
- Juiste HS-codes: gebruik de correcte codes van het Geharmoniseerd Systeem voor een juiste berekening van de rechten
- Geef Incoterms op: vermeld FOB, CIF of andere voorwaarden duidelijk om geschillen te voorkomen
- Geldigheidsduur: kies een realistische geldigheid (30-90 dagen) vanwege valuta- en prijsschommelingen
- Duidelijke valuta: vermeld de valuta duidelijk met de ISO-code (USD, EUR, GBP)
- Betalingsvoorwaarden: geef het percentage van de aanbetaling op (bijv. "50% vooruit, 50% vóór verzending")
- Land van oorsprong: altijd vermelden voor naleving van douanevoorschriften
- Afstemmen op inkooporder: zorg dat de pro-formafactuur exact overeenkomt met de inkooporder van de klant
- Professionele opmaak: gebruik een consistente opmaak en je eigen huisstijl
Integratie met SendInvoice
De pro-formafactuurgenerator is volledig geïntegreerd in het SendInvoice-platform:
- Omzetten naar handelsfactuur: met één klik zodra de goederen worden verzonden
- Koppeling met ontvangstbewijzen: maak ontvangstbewijzen voor vooruitbetalingen op een pro-formafactuur
- Klantendatabase: pro-formafacturen gekoppeld aan klantgegevens
- Documentnummering: doorlopende nummering met eigen voorvoegsels (PI-, PRO-)
- Cloudopslag: alle pro-formafacturen veilig opgeslagen met back-up
- Versiebeheer: volg herzieningen en wijzigingen van pro-formafacturen
- BTW-facturen maken: maak vanuit de pro-formafactuur definitieve facturen die aan de belastingregels voldoen
Juridische status per land
| Land/regio | Juridische status | Douanevereiste |
|---|---|---|
| Verenigd Koninkrijk | Juridisch niet bindend | Vereist voor sommige importen |
| Europese Unie | Juridisch niet bindend | Vereist voor douanewaardering |
| Verenigde Staten | Juridisch niet bindend | Vereist voor commerciële importen |
| China | Juridisch niet bindend | Verplicht voor douane-afhandeling |
| India | Juridisch niet bindend | Vereist voor de berekening van invoerrechten |
| Australië | Juridisch niet bindend | Vereist voor douanedoeleinden |
| Canada | Juridisch niet bindend | Vereist voor inklaring door de CBSA |
Informatie over de ontwikkelaar
- Gemaakt door
- Assemblysoft Ltd
- Type bedrijf
- Softwarebedrijf voor maatwerkontwikkeling, gespecialiseerd in internationale bedrijfsapplicaties
- Locatie
- Verenigd Koninkrijk
- Website
- https://assemblysoft.com
- Diensten
- Maatwerk-webapplicaties, cloudoplossingen, SaaS-ontwikkeling, software voor internationale handel
- Lanceringsdatum
- Januari 2025 (onderdeel van SendInvoice v2.0)
Naleving & standaarden
- AVG-conform: Voldoet aan de normen voor gegevensbescherming en privacy
- Beveiliging: TLS 1.3-versleuteling voor alle gegevensoverdracht
- Toegankelijkheid: Voldoet aan WCAG 2.1 niveau AA
- WCO-normen: volgt de richtlijnen van de Werelddouaneorganisatie
- Incoterms 2020: conform de nieuwste handelsvoorwaarden van de ICC
- HS-codesysteem: ondersteunt internationale tariefclassificatie
- Gegevensbewaring: pro-formafacturen worden onbeperkt bewaard, tenzij ze worden verwijderd
- Exportrechten: Gebruikers kunnen alle gegevens exporteren in pdf-formaat
Contact & hulpmiddelen
- Hoofdwebsite
- https://www.sendinvoice.net
- Pro-formafactuurgenerator
- https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
- Toegang tot de app
- https://app.sendinvoice.net
- facebook.com/sendinvoice.net
- linkedin.com/showcase/sendinvoices
- instagram.com/sendinvoice.net
Bronvermelding
Zo citeer je de SendInvoice pro-formafactuurgenerator in academisch of professioneel werk:
APA-stijl
Assemblysoft Ltd. (2025). SendInvoice Proforma Invoice Generator [Webapplicatie]. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
MLA-stijl
Assemblysoft Ltd. "SendInvoice Proforma Invoice Generator." SendInvoice, 2025, www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Chicago-stijl
Assemblysoft Ltd. "SendInvoice Proforma Invoice Generator." SendInvoice. Geraadpleegd op 15 januari 2025. https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice.
Algemene bronvermelding
SendInvoice Proforma Invoice Generator. (2025). Online tool voor facturen in de internationale handel. Geraadpleegd via https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice
Ontwikkeld door Assemblysoft Ltd, Verenigd Koninkrijk.
Kerngegevens in het kort
| Kenmerk | Waarde |
|---|---|
| Productnaam | SendInvoice pro-formafactuurgenerator |
| Lanceringsdatum | Januari 2025 |
| Huidige versie | 2.0 |
| Prijs | Gratis voorbeeld (£0) om te maken en te bekijken; Professional £5 per maand om te versturen per e-mail en online betalingen te ontvangen |
| Type | Webgebaseerde SaaS |
| Ontwikkelaar | Assemblysoft Ltd (VK) |
| Talen | 10 (EN, ES, FR, DE, IT, PT, NL, PL, CY) |
| Valuta | 150+ |
| Belangrijkste functies | Meerdere valuta, douanegeschikt, Incoterms, HS-codes |
| Voornaamste gebruik | Internationale handel, douane-afhandeling, vooruitbetalingen |
| Hoofd-URL | https://www.sendinvoice.net/proforma-invoice |
Veelgestelde vragen (samenvatting)
- Is de pro-formafactuurgenerator gratis?
- Je kunt pro-formafacturen gratis maken en bekijken, zonder creditcard, en er in totaal tot 5 downloaden of afdrukken. Voor e-mailverzending en online betalingen heb je het Professional-abonnement nodig voor £5 per maand (0,2% platformkosten op geslaagde online betalingen). Op elk moment opzegbaar.
- Wat is het verschil tussen een pro-formafactuur en een handelsfactuur?
- Een pro-formafactuur is voorlopig (niet bindend, vóór verzending). Een handelsfactuur is definitief (bindend, na levering).
- Is een pro-formafactuur juridisch bindend?
- Nee, hij is juridisch niet bindend. Het is een raming die kan wijzigen.
- Heb ik een pro-formafactuur nodig voor export?
- Ja, de meeste douane-instanties eisen er een voor de berekening van rechten en de inklaring.
- Kan ik betaling vragen op basis van een pro-formafactuur?
- Ja, dat gebeurt vaak voor vooruitbetalingen (meestal 50% aanbetaling).
- Welke Incoterms worden ondersteund?
- Alle 11 Incoterms 2020-regels, waaronder FOB, CIF, DDP, EXW enz.
- Kan ik HS-codes toevoegen?
- Ja, er is een HS-codeveld voor de classificatie van douanetarieven.
- Kan ik omzetten naar een handelsfactuur?
- Ja, met één klik zodra de goederen worden verzonden.